京東電器采購管理制度總則1.目的本采購管理制度旨在規范京東電器采購流程，確保采購活動的合法性、合規性、高效性和經濟性，保障公司業務的順利開展，滿足公司對物資和服務的需求，同時維護公司利益，提升公司整體運營效益。2.適用范圍本制度適用于京東電器各部門及下屬分支機構的所有采購活動，包括但不限于商品采購、設備采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求，確保采購行為合法合規。公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，遵循公正的評審標準和程序，確保采購結果的公正性。效益優先原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，追求性價比最優，實現公司利益最大化。誠信合作原則：與供應商建立誠信合作關系，加強溝通與協作，共同推動公司業務發展。采購組織與職責1.采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責統一管理公司的采購工作。采購部門根據業務需求，可下設不同的采購小組，分別負責不同品類或區域的采購任務。2.采購部門職責制定采購計劃：根據公司業務發展需求和預算安排，制定年度、季度和月度采購計劃，明確采購目標、采購品類、采購數量、采購時間等。供應商管理：建立和維護供應商數據庫，對供應商進行評估、選擇、考核和管理，確保供應商的資質、信譽和供應能力符合公司要求。采購執行：按照采購計劃和采購流程，組織實施采購活動，包括發布采購需求、邀請供應商報價、進行商務談判、簽訂采購合同等。采購成本控制：通過市場調研、供應商談判、采購策略優化等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購風險管理：識別和評估采購過程中的風險，制定相應的風險應對措施，確保采購活動的順利進行。采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和變更等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。采購數據分析：定期對采購數據進行統計、分析和報告，為公司決策提供數據支持。3.其他部門職責需求部門：負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求、交貨時間等，并對采購需求的合理性和準確性負責。財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的支付，確保采購資金的安全和合理使用。質量部門：參與采購物品或服務的驗收工作，對采購物品或服務的質量進行檢驗和評估，確保符合公司質量要求。采購流程1.采購需求提出需求部門根據業務發展需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并提交給采購部門。采購部門對采購需求進行初步審核，審核內容包括需求的合理性、必要性、合規性等。如發現需求不合理或存在問題，及時與需求部門溝通并提出修改建議。2.采購計劃制定采購部門根據審核通過的采購需求，結合公司庫存情況、采購預算、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品或服務的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式等。采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購執行的依據。3.供應商選擇與評估采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如供應商數據庫、行業網站、供應商推薦、招標公告等。對潛在供應商進行資格審查，收集供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績證明等相關資料，確保供應商具備合法經營資質和供應能力。采購部門組織相關人員對供應商進行實地考察或評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量管理水平、技術研發能力、售后服務能力、價格水平、信譽等方面。根據供應商評估結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。對于合格供應商，納入公司供應商數據庫；對于不合格供應商，不予考慮合作。4.采購報價與談判采購部門向選定的供應商發出《采購詢價單》，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息，邀請供應商報價。供應商在規定時間內提交報價單，采購部門對供應商的報價進行審核和比較，分析報價的合理性和競爭力。對于重要或金額較大的采購項目，采購部門組織與供應商進行商務談判。談判前，采購部門應制定談判策略和目標，明確談判要點和底線。談判過程中，要充分了解供應商的報價構成、成本情況、價格調整機制等，爭取有利的采購條件。5.采購合同簽訂采購部門根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，提交公司法務部門進行法律審核。法務部門對合同條款的合法性、合規性進行審查，提出修改意見。根據法務部門的審核意見，采購部門對采購合同進行修改和完善。修改后的采購合同經采購部門負責人、公司分管領導審批后，由雙方授權代表簽字蓋章生效。6.采購訂單下達采購部門根據簽訂的采購合同，下達《采購訂單》給供應商。采購訂單應明確采購物品或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等，確保供應商準確理解采購要求。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持溝通，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。7.采購驗收采購物品或服務到貨前，采購部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。供應商交貨時，需求部門和質量部門按照采購合同和相關標準對采購物品或服務進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門和質量部門在《采購驗收單》上簽字確認。如發現采購物品或服務存在質量問題或其他不符合合同要求的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施。8.采購付款采購部門根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并提交給財務部門。財務部門對《付款申請單》進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收情況、發票開具情況等。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續。采購部門應及時跟蹤采購付款情況，確保供應商按時收到貨款，維護公司與供應商的良好合作關系。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，加強市場調研和分析，及時掌握市場價格波動、供應短缺等信息，制定相應的采購策略，如提前采購、套期保值、尋找替代供應商等，降低市場風險對采購活動的影響。供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和審核，確保供應商的資質、信譽和供應能力符合公司要求。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任，降低供應商違約風險。質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強采購物品或服務的驗收工作，嚴格按照質量標準進行檢驗和評估。對于重要采購項目，可要求供應商提供質量保證文件或進行質量抽檢。如發現質量問題，及時與供應商溝通協商解決，要求供應商采取相應的整改措施。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同起草、審核、簽訂、執行和變更等工作。合同簽訂前，要對合同條款進行仔細審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。在合同執行過程中，要及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時與對方溝通協商解決，避免合同糾紛的發生。付款風險應對：建立健全采購付款審批制度，嚴格按照采購合同和財務管理制度辦理付款手續。在付款前，要對采購合同的執行情況、驗收情況、發票開具情況等進行審核，確保付款依據充分、合規。加強與供應商的溝通協調，及時了解供應商的付款需求，避免因付款不及時影響公司與供應商的合作關系。采購績效評估1.評估指標設定采購成本：考核采購價格的合理性和采購成本的降低情況，通過與預算或歷史采購數據對比，計算采購成本節約率。采購質量：評估采購物品或服務的質量符合要求的程度，通過驗收合格率、退貨率等指標進行衡量。采購交付：考核采購訂單的按時交付率、交付準確率等指標，確保供應商按時、按質、按量交付采購物品或服務。供應商管理：評價供應商的選擇、評估、考核和管理工作的有效性，包括供應商滿意度、供應商投訴率等指標。采購流程合規性：檢查采購活動是否符合公司采購管理制度和相關法律法規的要求，通過內部審計、合規檢查等方式進行評估。2.評估方法定期評估：采購部門定期（季度或年度）對采購績效進行評估，收集相關數據和信息，按照設定的評估指標進行計算和分析。對比評估：將采購績效與同行業標桿企業或公司歷史數據進行對比，找出差距和不足，明確改進方向。綜合評估：結合采購部門自評、需求部門評價、供應商反饋等多方面意見，對采購績效進行全面、客觀的評估。3.評估結果應用績效獎勵：對采購績效優秀的部門或個人給予獎勵，包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，激勵采購人員積極工作，提高采購績效?？冃Ц倪M：針對采購績效評估中發現的問題和不足，采購部門制