小規模發貨管理制度一、總則（一）目的為規范公司小規模發貨流程，提高發貨效率，確保貨物準確、及時、安全送達客戶手中，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及小規模發貨的業務活動，包括但不限于樣品發貨、補貨發貨、售后退換貨發貨等。（三）基本原則1.準確性原則：發貨信息必須準確無誤，包括貨物名稱、規格、數量、收件人信息等，確?？蛻羰盏降呢浳锱c訂單一致。2.及時性原則：按照客戶要求的時間節點安排發貨，避免延誤，提高客戶滿意度。3.安全性原則：在發貨過程中，要采取必要的防護措施，確保貨物安全運輸，防止貨物損壞、丟失。4.成本效益原則：在保證發貨質量和服務水平的前提下，合理控制發貨成本，提高公司經濟效益。二、發貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門負責接收客戶訂單，并及時將訂單信息傳遞給發貨部門。訂單信息應包括客戶名稱、聯系方式、收貨地址、貨物明細、交貨時間等。2.發貨部門收到訂單后，對訂單進行審核。審核內容包括訂單的完整性、準確性、客戶信用狀況等。如發現訂單存在問題，應及時與銷售部門溝通協調，解決問題后再進行發貨處理。（二）貨物準備1.根據審核后的訂單，倉庫管理人員進行貨物的揀選、包裝。揀選貨物時要仔細核對貨物的名稱、規格、數量等，確保貨物準確無誤。2.包裝貨物時要選擇合適的包裝材料，確保貨物在運輸過程中不受損壞。對于易碎、易損貨物，要采取特殊的防護措施，如添加緩沖材料、加固包裝等。3.在貨物包裝上粘貼或懸掛發貨標簽，發貨標簽應注明訂單號、貨物名稱、規格、數量、收件人信息等。（三）發貨通知1.發貨人員在貨物準備好后，填寫發貨通知單。發貨通知單應包括訂單號、貨物明細、發貨時間、預計到貨時間、運輸方式等信息。2.將發貨通知單發送給銷售部門、客戶及相關部門，告知貨物已準備好發貨。同時，將發貨通知單副本存檔，以備查詢。（四）運輸安排1.根據貨物的性質、數量、客戶要求等因素，選擇合適的運輸方式。常見的運輸方式包括快遞、物流專線、郵政等。2.與選定的運輸公司簽訂運輸合同或協議，明確雙方的權利和義務。運輸合同應包括運輸價格、運輸時間、貨物保險、貨物損壞賠償等條款。3.將貨物交付給運輸公司，并辦理交接手續。交接手續應包括貨物清單、發貨通知單、運輸合同等文件的簽字確認。（五）貨物跟蹤與反饋1.發貨人員負責跟蹤貨物的運輸狀態，及時掌握貨物的位置和預計到貨時間?？梢酝ㄟ^運輸公司提供的物流查詢系統或其他渠道進行貨物跟蹤。2.如發現貨物運輸過程中出現異常情況，如延誤、損壞、丟失等，應及時與運輸公司溝通協調，了解原因，并采取相應的措施解決問題。同時，將貨物運輸異常情況及時反饋給銷售部門和客戶。3.在貨物到達目的地后，發貨人員應及時通知客戶，并確認客戶是否已收到貨物。如客戶反饋未收到貨物或貨物存在問題，應及時與運輸公司聯系，協助客戶解決問題。（六）發貨記錄與存檔1.發貨部門應建立完善的發貨記錄，記錄每一筆發貨業務的詳細信息，包括訂單號、發貨時間、運輸方式、貨物明細、收件人信息、運輸單號、貨物跟蹤情況等。2.發貨記錄應定期進行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執行。發貨記錄是公司發貨業務的重要憑證，對于查詢、統計、分析發貨情況具有重要意義。三、發貨人員職責（一）發貨專員1.負責接收銷售部門傳遞的訂單信息，并進行審核。2.根據訂單要求，組織倉庫管理人員進行貨物的揀選、包裝。3.填寫發貨通知單，通知銷售部門、客戶及相關部門貨物已準備好發貨。4.選擇合適的運輸方式，與運輸公司簽訂運輸合同或協議，并將貨物交付給運輸公司。5.跟蹤貨物的運輸狀態，及時反饋貨物運輸異常情況。6.負責發貨記錄的整理和歸檔工作。（二）倉庫管理人員1.根據發貨專員的要求，進行貨物的揀選、包裝。2.確保揀選貨物的準確性，對包裝好的貨物進行質量檢查。3.在貨物包裝上粘貼或懸掛發貨標簽，注明訂單號、貨物名稱、規格、數量、收件人信息等。4.協助發貨專員辦理貨物與運輸公司的交接手續。四、運輸管理（一）運輸公司選擇1.建立運輸公司評估機制，定期對運輸公司的服務質量、運輸價格、信譽等方面進行評估。評估指標包括貨物準時送達率、貨物損壞率、客戶投訴率、運輸成本等。2.根據評估結果，選擇優質的運輸公司作為合作伙伴，并與運輸公司簽訂合作協議。合作協議應明確雙方的權利和義務，以及服務標準和違約責任等條款。3.對于新合作的運輸公司，要進行實地考察，了解其運營情況和服務能力，確保其能夠滿足公司發貨業務的需求。（二）運輸價格管理1.定期收集運輸市場價格信息，了解不同運輸公司的價格動態。2.根據運輸市場價格情況，與運輸公司協商制定合理的運輸價格。運輸價格應綜合考慮貨物的性質、數量、運輸距離、運輸方式等因素。3.對于長期合作的運輸公司，可以根據發貨量、合作期限等因素給予一定的價格優惠，降低公司的運輸成本。（三）貨物保險1.根據貨物的價值、風險程度等因素，決定是否為貨物購買運輸保險。對于價值較高、易損易壞的貨物，應購買足額的運輸保險，以降低貨物運輸過程中的風險。2.與保險公司簽訂貨物運輸保險合同，明確保險責任、保險金額、保險費率、理賠程序等條款。3.在貨物交付運輸公司時，告知運輸公司貨物已購買保險，并要求運輸公司在運輸過程中妥善保管貨物，如因運輸公司原因導致貨物損失，應按照保險合同的約定進行理賠。（四）運輸異常處理1.建立運輸異常情況報告制度，發貨人員在發現貨物運輸異常情況后，應及時填寫運輸異常情況報告表，詳細說明異常情況的發生時間、地點、原因、影響等。2.將運輸異常情況報告表發送給銷售部門、客戶及相關部門，并與運輸公司溝通協調，了解異常情況的處理進度。3.根據運輸異常情況的性質和影響程度，采取相應的措施解決問題。如貨物延誤，應與運輸公司協商加快運輸速度；如貨物損壞或丟失，應按照保險合同的約定進行理賠，并及時補發貨物或給予客戶相應的賠償。五、包裝管理（一）包裝材料選擇1.根據貨物的性質、特點、運輸距離等因素，選擇合適的包裝材料。包裝材料應具備保護貨物、便于運輸、易于識別等功能。2.常見的包裝材料包括紙箱、木箱、塑料薄膜、泡沫板、緩沖材料等。對于易碎、易損貨物，應優先選擇具有良好緩沖性能的包裝材料，如泡沫板、氣墊膜等。3.在選擇包裝材料時，要考慮包裝材料的環保性和成本效益。盡量選擇可回收、可降解的包裝材料，減少對環境的污染。同時，要在保證包裝質量的前提下，合理控制包裝材料的成本。（二）包裝規范1.制定包裝作業指導書，明確各類貨物的包裝要求和操作流程。包裝作業指導書應包括包裝材料的選擇、包裝尺寸的確定、包裝方式的說明、標簽粘貼的位置和要求等內容。2.倉庫管理人員在包裝貨物時，要嚴格按照包裝作業指導書的要求進行操作。確保包裝牢固、密封良好，標簽粘貼清晰、準確。3.對于特殊貨物，如液體、氣體、易燃易爆物品等，要按照國家相關法律法規和標準的要求進行特殊包裝，并在包裝上標明警示標識。（三）包裝質量檢驗1.設立包裝質量檢驗崗位，對包裝好的貨物進行質量檢驗。檢驗內容包括包裝材料的使用是否符合要求、包裝是否牢固、標簽是否粘貼正確等。2.采用抽檢和全檢相結合的方式進行包裝質量檢驗。對于重要客戶的訂單或價值較高的貨物，應進行全檢；對于一般訂單，可以按照一定的比例進行抽檢。3.如發現包裝質量不符合要求，應及時通知倉庫管理人員進行整改，直至包裝質量符合要求為止。六、庫存管理（一）庫存盤點1.定期對倉庫庫存進行盤點，確保庫存數量的準確性。盤點周期可以根據公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點前，制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等。盤點計劃應提前通知倉庫管理人員和相關部門，以便做好準備工作。3.盤點過程中，要認真核對貨物的名稱、規格、數量、批次等信息，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。4.盤點結束后，編制盤點報告，總結盤點情況，分析賬實不符的原因，并提出改進措施和建議。盤點報告應提交給公司管理層和相關部門，作為決策依據。（二）庫存補貨1.根據銷售訂單和庫存情況，及時進行庫存補貨。倉庫管理人員應定期查看庫存報表，掌握庫存動態，當庫存數量低于安全庫存時，及時提出補貨申請。2.補貨申請應包括貨物名稱、規格、數量、預計到貨時間等信息。補貨申請經相關部門審核批準后，采購部門負責采購貨物，并確保貨物按時到貨。3.貨物到貨后，倉庫管理人員要及時進行驗收，核對貨物的名稱、規格、數量、質量等是否與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并更新庫存記錄。（三）庫存安全管理1.加強倉庫安全管理，確保庫存貨物的安全。倉庫應配備必要的消防器材、防盜設備、防潮設施等，防止火災、盜竊、潮濕等事故的發生。2.制定倉庫安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責和操作規范。倉庫管理人員要嚴格遵守安全管理制度，定期對倉庫進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險貨物，要按照國家相關法律法規和標準的要求進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。同時，要建立危險貨物臺賬，記錄危險貨物的名稱、規格、數量、出入庫時間等信息。七、信息管理（一）發貨信息系統建設1.建立完善的發貨信息系統，實現訂單接收、審核、貨物準備、發貨通知、運輸安排、貨物跟蹤、發貨記錄等發貨業務流程的信息化管理。2.發貨信息系統應具備訂單管理、庫存管理、運輸管理、報表統計等功能模塊，能夠實時查詢和更新發貨業務相關信息，提高發貨工作效率和管理水平。3.定期對發貨信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。同時，要加強對系統操作人員的培訓，提高其操作技能和信息安全意識。（二）數據統計與分析1.利用發貨信息系統的數據，定期進行發貨數據的統計和分析。統計指標包括發貨量、發貨金額、客戶分布、運輸方式、運輸成本等。2.通過對發貨數據的分析，了解公司發貨業務的運行情況，發現存在的問題和潛在的風險。例如，分析不同客戶的發貨頻率和發貨量，為客戶分類管理提供依據；分析運輸成本的構成和變化趨勢，優化運輸方案，降低運輸成本。3.根據發貨數據統計和分析的結果，提出改進措施和建議，為公司決策提供支持。例如，根據客戶需求和發貨情況，調整庫存策略；根據運輸成本分析結果，與運輸公司協商調整運輸價格或優化運輸路線。（三）信息溝通與共享1.建立發貨部門與銷售部門、倉庫管理部門、采購部門、財務部門等相關部門之間的信息溝通機制，確保發貨業務信息的及時傳遞和共享。2.定期召開發貨業務協調會議，通報發貨業務進展情況，協調解決發貨過程中存在的問題。會議紀要應及時整理和存檔，作為工作記錄和決策依據。3.利用內部辦公平臺、電子郵件等工具，及時發布發貨業務相關信息，方便各部門之間的溝通和協作。同時，要確保信息的準確性和保密性，防止信息泄露。八、績效考核（一）考核指標設定1.發貨準確性：考核發貨信息與訂單信息的一致性，以發貨錯誤率為考核指標。發貨錯誤率=發貨錯誤訂單數/總發貨訂單數×100%。2.發貨及時性：考核貨物按時發貨的情況，以按時發貨率為考核指標。按時發貨率=按時發貨訂單數/總發貨訂單數×100%。3.貨物損壞率：考核貨物在運輸過程中的損壞情況，以貨物損壞率為考核指標。貨物損壞率=貨物損壞數量/總發貨數量×100%。4.客戶滿意度：通過客戶反饋調查，考核客戶對發貨服務的滿意度，以客戶滿意度得分作為考核指標。5.運輸成本控制：考核發貨業務的運輸成本支出情況，以運輸成本節約率為考核指標。運輸成本節約率=（預算運輸成本實際運輸成本）/預算運輸成本×100%。（二）考核周期發貨人員的績效考核周期為月度考核和年度考核相結合。月度考核于次月上旬進行，主要考核發貨人員當月的工作表現；年度考核于次年年初進行，綜合考核發貨人員全年的工作業績。（三）考核實施1.發貨部門負責人負責對發貨人員的工作表現進行日常監督和考核記錄?？己擞涗洃òl貨任務完成情況、工作質量、工作態度、團隊協作等方面的內容。2.每月末，發貨部門負責人根據考核記錄，對發貨人員進行月度考核評分，并填寫月度績效考核表。月度績效考核表應包括考核指標、考核標準、考核得分、考核評語等內容。3.年度考核時，發貨部門負責人根據發貨人員全年的月度考核得分和工作業績表現，進行綜合評價，確定年度考核等級。年度考核等級分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。（四）考核結果應用1.月度考核結果與發