物業檔案管理規定

物業檔案管理規定一、總則1.目的為加強本物業公司檔案管理，有效地保護和利用檔案資源，提高物業管理服務水平，確保公司各項工作的順利開展，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于本物業公司全體員工及與公司檔案管理相關的所有活動。包括公司總部、各小區物業管理處、各職能部門在物業管理活動中形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用等環節。3.管理原則檔案管理遵循集中統一管理、真實完整、分類科學、便于利用的原則。確保檔案資料能準確反映公司物業管理活動的全貌，為公司決策、日常管理及客戶服務提供有力支持。二、檔案管理職責分工1.檔案管理部門-設立專門的檔案管理部門，負責制定和完善公司檔案管理制度，并監督執行。-統籌公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案管理的規范化和標準化。-負責檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護工作，保證檔案的安全保管。-負責檔案的借閱、歸還、銷毀等手續的辦理，并做好相關記錄。-定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、質量完好，對破損、褪色等檔案及時進行修復或數字化處理。-組織開展檔案信息化建設，推進檔案的數字化管理，提高檔案利用效率。2.各部門及管理處職責-各部門及各小區物業管理處應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。-按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續。-在日常工作中，積極配合檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供相關信息。-對涉及本部門業務的檔案提出合理的管理和利用建議，參與檔案管理工作的評估和改進。三、檔案分類與編號1.檔案分類-行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、人事檔案、規章制度、資質證書等。-客戶服務類：業主檔案（業主基本信息、入住資料、產權資料等）、客戶投訴與處理記錄、客戶滿意度調查資料、社區文化活動資料等。-工程管理類：小區規劃圖紙、建筑工程圖紙、設備設施檔案（設備清單、安裝調試記錄、維修保養記錄、運行記錄等）、工程改造與維修資料等。-財務管理類：財務報表、會計憑證、預算決算資料、收費記錄（物業費、水電費等）、稅務資料等。-安全管理類：安全管理制度、人員出入登記記錄、巡邏記錄、消防設施檢查記錄、突發事件處理記錄等。-其他類：與公司業務相關的其他各類檔案，如合同協議、供應商檔案、培訓資料等。2.編號規則檔案編號采用“分類代碼+年份+順序號”的形式。分類代碼根據上述檔案分類設置，如行政管理類代碼為“XG”，客戶服務類代碼為“KF”等。年份采用公元紀年的后兩位數字，順序號為檔案在該類中的流水編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號可能為“XG23001”。四、檔案收集1.收集范圍-凡是公司在各項管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料均應納入收集范圍。包括但不限于上級部門的來文、公司內部形成的文件、對外簽訂的合同協議、業務往來信函、各類會議記錄、統計報表、工作匯報等。-各部門及管理處在工作過程中產生的臨時性、過程性資料，如項目策劃書、工作底稿、審批單等，只要對公司業務有參考價值，也應進行收集。2.收集時間-各部門及管理處應在檔案材料形成后的一周內完成初步收集工作，并進行整理和初步審核。-每月末，各部門及管理處的檔案管理人員將本月收集整理好的檔案移交至檔案管理部門，辦理交接手續。對于一些時效性較強的檔案，如緊急合同、重大事件處理記錄等，應及時移交。3.收集要求-檔案收集應確保資料的完整性，每份檔案應包含文件的正文、附件、批示等所有相關內容。對于電子檔案，應保證其存儲格式的兼容性和可讀性，同時收集相關的元數據信息。-檔案內容應真實準確，不得隨意篡改或偽造。對于涉及多個部門的檔案，相關部門應做好溝通協調，確保檔案信息的一致性。-收集的檔案應保持整潔、清晰，對于字跡模糊、破損的文件，應及時進行修復或復制。五、檔案整理1.整理原則檔案整理應遵循檔案形成的規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.整理步驟-初步分類：檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照檔案分類標準進行初步分類，將不同類型的檔案分別存放。-裝訂與編目：對于紙質檔案，按照一定的規格和要求進行裝訂，確保文件整齊、牢固。同時，編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等基本信息。對于電子檔案，應在相應的存儲系統中建立電子目錄，并進行元數據標注。-數字化處理：對于重要的、易損的或利用頻率較高的檔案，應進行數字化掃描處理。掃描后的圖像應清晰、完整，采用常見的圖像格式存儲，并與檔案目錄建立關聯。-上架存儲：將整理好的檔案按照分類和編號順序上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和管理。同時，在庫房內設置明顯的標識，標明檔案的類別和存放位置。六、檔案保管1.保管條件-設立專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。配備溫濕度監測設備，定期記錄溫濕度數據，如發現異常應及時采取調節措施。-檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等安全防護設施。安裝火災自動報警系統和滅火設備，設置防潮劑、防蟲藥投放點，安裝防盜門窗和監控設備，采用遮光窗簾或燈具，避免檔案直接暴露在強光下。-檔案架應堅固耐用，按照檔案分類和編號順序排列，便于檔案的存放和查找。同時，定期對檔案架進行檢查和維護，確保其安全性。2.保管期限-根據檔案的性質、重要程度和利用價值，確定不同的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）和永久保存。具體保管期限可參考以下標準：-行政管理類：公司重要文件、規章制度、資質證書等永久保存；一般性文件、會議紀要等保管3-5年。-客戶服務類：業主檔案永久保存；客戶投訴與處理記錄、客戶滿意度調查資料等保管3-5年。-工程管理類：小區規劃圖紙、建筑工程圖紙等永久保存；設備設施檔案根據設備使用年限確定保管期限，一般為5-10年；工程改造與維修資料保管3-5年。-財務管理類：財務報表、會計憑證等按照國家財務法規規定的期限保存，一般為10-30年；收費記錄等保管5-10年。-安全管理類：安全管理制度永久保存；人員出入登記記錄、巡邏記錄等保管1-3年；突發事件處理記錄保管3-5年。-其他類：合同協議按照合同有效期及相關法律法規確定保管期限，一般為5-10年；供應商檔案、培訓資料等保管3-5年。-檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應進行鑒定，對確無保存價值的檔案，按照規定的程序進行銷毀。3.定期清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，至少每半年進行一次全面清查。清查內容包括檔案的數量、存放位置、保管狀況等。在清查過程中，如發現檔案有丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。同時，填寫清查報告，上報公司管理層。七、檔案利用1.利用方式-查閱：公司內部員工因工作需要可申請查閱檔案。查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱人員應遵守檔案查閱規定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。-借閱：對于確因工作需要帶出檔案管理部門的情況，應辦理借閱手續。借閱期限一般不超過一周，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱人員應對借閱檔案的安全負責，不得轉借他人，歸還時應確保檔案的完整性和完好性。-復制：因工作需要可對檔案進行復制。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監督下進行。復制件應注明復制日期、出處等信息，與原件具有同等的利用效力。2.利用申請流程-填寫申請表：公司員工如需利用檔案，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號、利用方式等信息。-審批：申請表經所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門負責人審批。對于涉及重要或機密檔案的利用申請，還需經公司分管領導審批。-辦理手續：審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱、借閱或復制手續。檔案管理人員按照規定提供相應服務，并做好記錄，包括利用人姓名、部門、利用時間、檔案名稱、利用方式等信息。3.保密要求-檔案管理人員和利用人員應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密、業主隱私等敏感信息的檔案予以保密。不得在非工作場合談論檔案內容，不得將檔案信息泄露給無關人員。-對于涉及商業秘密、技術秘密等重要檔案的利用，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。違反保密規定的，將按照公司相關規定追究責任。八、檔案數字化管理1.數字化建設目標推進公司檔案的數字化進程，建立數字化檔案管理系統，實現檔案的高效存儲、快速檢索、遠程利用，提高檔案管理的信息化水平和服務效率。2.數字化流程-掃描與圖像處理：按照檔案數字化掃描的相關標準和規范，對紙質檔案進行掃描。掃描后的圖像進行糾偏、裁剪、去噪等處理，確保圖像的質量。-數據掛接：將數字化圖像與檔案目錄信息進行掛接，建立一一對應的關系，實現檔案的圖文關聯查詢。-存儲與備份：數字化檔案存儲在專門的服務器或存儲設備中，并進行定期備份。備份數據應存儲在異地，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。-系統管理：建立數字化檔案管理系統，對檔案的錄入、存儲、檢索、利用等進行全面管理。設置不同的用戶權限，確保系統的安全性和數據的保密性。3.數字化檔案利用公司員工可通過公司內部網絡登錄數字化檔案管理系統，根據權限進行檔案的查詢、瀏覽、下載等操作。同時，為滿足業主等外部人員的需求，可在確保信息安全的前提下，提供一定的在線服務功能，如業主可通過身份驗證后查詢部分與自身相關的檔案信息。九、檔案銷毀1.銷毀鑒定檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應組織相關人員對檔案進行銷毀鑒定。鑒定人員由檔案管理部門、相關業務部門等人員組成。鑒定過程中，應根據檔案的保存價值、是否仍有利用需求等因素進行綜合評估，確定是否需要銷毀。2.銷毀審批經鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、數量、形成時間等信息。《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。對于涉及重要信息或機密內容的檔案，銷毀審批應更加嚴格，必要時需經公司總經理審批。3.銷毀實施-經審批同意銷毀的檔案，應按照規定的方式進行銷毀。對于紙質檔案，可采用粉碎、焚燒等方式；對于電子檔案，應進行數據擦除或物理銷毀存儲介質等操作。-銷毀過程應進行全程監督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完成后，監督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。-《檔案銷毀清冊》應作為檔案資料進行保存，保存期限一般為5-10年，以備日后查閱。十、培訓與監督1.培訓-檔案管理部門應定期組織公司員工進行檔案管理知識培訓，提高員工對檔案管理工作的認識和重視程度，使其掌握檔案收集、整理、利用等基本技能。培訓內容包括檔案管理制度、操作規范、保密知識等。-針對新入職員工，應在入職培訓中安排檔案管理相關課程，使其了解公司檔案管理的要求和流程。同時，為檔案管理人員提供專業培訓機會，鼓勵其參加行業內的培訓和交流活動，不斷提升業務水平。2.監督-檔案管理部門應定期對各部門及管理處的檔案管理工作進行檢