藥品購銷合同管理制度一、總則1.目的為加強公司藥品購銷合同管理，規范藥品采購與銷售行為，保障公司合法權益，確保藥品質量和供應的穩定性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與藥品供應商、客戶之間簽訂的藥品購銷合同的管理。3.基本原則依法合規原則：藥品購銷合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規和相關政策要求。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，履行各自的權利和義務，確保合同的順利執行。風險防范原則：加強合同風險評估與防范，避免因合同糾紛給公司帶來經濟損失和不良影響。統一管理原則：公司對藥品購銷合同實行統一管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規范化、標準化。二、合同簽訂管理1.合同簽訂流程業務部門發起：業務部門根據藥品采購或銷售需求，填寫《藥品購銷合同申請表》，詳細說明藥品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容，并提交部門負責人審核。審核環節：部門負責人對申請表進行審核，重點審查業務的必要性、價格的合理性、交貨時間的可行性等。審核通過后，將申請表提交至法務部門。法務審核：法務部門對合同條款進行法律審查，確保合同內容符合法律法規要求，避免法律風險。審核過程中，如發現問題，及時與業務部門溝通修改。分管領導審批：經法務審核后的合同申請表提交至分管領導進行審批。分管領導根據公司業務戰略和實際情況，對合同進行全面評估，做出審批決定。簽訂合同：審批通過后，業務部門與對方當事人簽訂正式的藥品購銷合同。合同文本應使用公司統一制定的格式，確保合同條款完整、準確、清晰。2.合同簽訂注意事項主體資格審查：在簽訂合同前，應對對方當事人的主體資格進行審查，確保其具有合法的經營資質和履約能力。要求對方提供營業執照、藥品經營許可證、法定代表人身份證明等相關證明文件，并進行核實。條款明確：合同條款應明確、具體，避免模糊不清或產生歧義。特別是藥品的質量標準、價格、交貨時間、付款方式、違約責任等關鍵條款，應詳細約定，確保雙方權利義務清晰。蓋章簽字要求：合同簽訂后，應加蓋雙方單位公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。簽字蓋章應清晰、完整，確保合同的真實性和有效性。三、合同履行管理1.采購合同履行供應商通知：采購部門應及時將合同簽訂情況通知供應商，要求供應商按照合同約定的時間、地點、數量、質量等要求組織發貨。到貨驗收：藥品到貨后，質量管理部門應按照相關標準和規定進行驗收。驗收內容包括藥品的外觀、包裝、數量、質量檢驗報告等。如發現藥品存在質量問題或與合同約定不符，應及時通知采購部門與供應商協商解決。付款管理：財務部門根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。付款前，應對合同執行情況進行審核，確保付款依據充分、手續齊全。2.銷售合同履行發貨安排：銷售部門根據合同約定的時間、數量等要求，組織藥品發貨。發貨前，應對藥品進行質量檢驗，確保藥品質量符合標準。發貨時，應按照規定填寫發貨單，注明藥品名稱、規格、數量、收貨單位等信息，并及時通知客戶。客戶收貨確認：客戶收到藥品后，應及時進行收貨確認。銷售部門應跟蹤客戶收貨情況，如發現客戶未按時收貨或對藥品質量有異議，應及時與客戶溝通解決。貨款回收：財務部門負責貨款回收工作。應按照合同約定的付款方式和時間，及時向客戶催收貨款。如客戶逾期未付款，應采取相應的催款措施，必要時通過法律途徑解決。四、合同變更與解除管理1.合同變更變更申請：在合同履行過程中，如因市場變化、業務調整等原因需要變更合同條款，業務部門應填寫《藥品購銷合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響，并提交部門負責人審核。審核與審批：部門負責人審核通過后，將申請表提交至法務部門進行法律審查。法務部門審核無異議后，提交分管領導審批。變更執行：經審批同意后，業務部門與對方當事人簽訂合同變更協議，并按照變更后的合同條款履行各自的義務。2.合同解除解除申請：在合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，業務部門應填寫《藥品購銷合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因，并提交部門負責人審核。審核與審批：部門負責人審核通過后，將申請表提交至法務部門進行法律審查。法務部門審核無異議后，提交分管領導審批。解除通知：經審批同意后，業務部門應及時向對方當事人發出合同解除通知，并辦理相關手續。合同解除后，雙方應按照約定進行結算和清理。五、合同檔案管理1.檔案收集業務部門負責收集本部門簽訂的藥品購銷合同及相關資料，包括合同申請表、審批文件、變更協議、解除通知等，并在合同簽訂或履行完畢后及時移交至公司檔案管理部門。2.檔案整理檔案管理部門對接收的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、編號等進行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和系統性。3.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并采取防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案資料的安全。檔案保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等，并提交部門負責人審核。經審核同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。六、合同風險管理1.風險識別建立合同風險識別機制，定期對藥品購銷合同進行風險評估。重點關注合同主體資格、合同條款、履行能力、市場變化等方面可能存在的風險。收集與合同相關的信息，包括市場動態、法律法規變化、對方當事人經營狀況等，及時發現潛在的風險因素。2.風險評估對識別出的合同風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。對于高風險合同，應重點關注，加強監控和管理，及時采取有效的風險應對措施。3.風險應對根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過加強市場調研、優化合同條款等方式進行應對；對于法律風險，應加強法務審核，確保合同合法合規；對于信用風險，可對對方當事人進行信用評估，采取相應的信用控制措施。定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略，確保風險得到有效控制。七、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門定期對藥品購銷合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監督檢查，重點檢查合同執行的合規性、合同條款的履行情況、風險防范措施的落實情況等。對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對各部門合同管理工作進行考核評價。考核內容包括合同簽訂的及時性、