新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生檔案管理工作的若干思考當(dāng)下，隨著我們國(guó)家事業(yè)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的大中專畢業(yè)生開始走向。面對(duì)高度發(fā)展的信息化以及就業(yè)方式的多元化沖擊，畢業(yè)生任務(wù)十分艱巨。大中專畢業(yè)生是大中專學(xué)生接受的原始記錄和憑證之一，是將來(lái)他們安排工作、計(jì)算工齡、職稱評(píng)審、社會(huì)以及職務(wù)晉升的重要參考依據(jù)之一。然而，當(dāng)下我們國(guó)家縣級(jí)人才服務(wù)和公共就業(yè)部門在大中專畢業(yè)生檔案上還存在??后性，不能快速適應(yīng)多元化就業(yè)以及人才信息化管理的新形勢(shì)。作為一個(gè)人才服務(wù)部門，縣級(jí)大中專畢業(yè)生檔案管理工作也必須緊跟時(shí)代發(fā)展，樹立現(xiàn)代化人才檔案管理觀，發(fā)揮檔案管理在人才服務(wù)方面的職能作用，利用先進(jìn)的管理技術(shù)和方式，來(lái)改變以往大中專畢業(yè)生檔案管理混亂的局面，避免出現(xiàn)檔案信息不全、流失、失真、查詢難等問(wèn)題，努力提升大中專畢業(yè)生檔案管理工作的效率和水平。一、新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)在狀況分析大中專畢業(yè)生檔案作為原始記錄資料，能夠反映學(xué)生的綜合素質(zhì)以及受教育情況，成為判別和評(píng)價(jià)人才的重要憑據(jù)之一，是畢業(yè)生走向社會(huì)的重要“名片〞，與此同時(shí)，大中專畢業(yè)生檔案管理也是國(guó)家了解畢業(yè)生的就業(yè)方向、工作經(jīng)歷的重要依據(jù)，對(duì)于國(guó)家以及地方部門制定人才戰(zhàn)略、就業(yè)計(jì)劃、公益性崗位設(shè)置等方面發(fā)揮著重要的參考效用。隨著以計(jì)劃分配為主的大中專畢業(yè)生單向型就業(yè)渠道向多元化就業(yè)渠道的轉(zhuǎn)變，縣級(jí)人才服務(wù)和公共就業(yè)中心在大中專畢業(yè)生檔案管理方面也及時(shí)調(diào)整了管理戰(zhàn)略。然而，基于傳統(tǒng)畢業(yè)生檔案管理機(jī)制不健全以及靈活多變的就業(yè)等因素，新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生檔案創(chuàng)新力度還是不足，為此國(guó)家也在寄希望于信息化管理改革，通過(guò)強(qiáng)化人才信息化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)大中專畢業(yè)生檔案現(xiàn)代化管理的過(guò)渡，逐步走上規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化的軌道。不可置否的是，當(dāng)下還處于大中專畢業(yè)生檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵期，舊的管理模式還沒(méi)有徹底轉(zhuǎn)變，人事檔案管理面臨的壓力卻越來(lái)越大，雖然取得了階段性進(jìn)步，但還沒(méi)有充分發(fā)揮出大中專畢業(yè)生檔案管理的價(jià)值，因此，大中專畢業(yè)生檔案管理能否跟上時(shí)代發(fā)展，發(fā)揮出新時(shí)期人才檔案管理的重要效用，需要我們不斷地反思和改進(jìn)。二、新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生檔案管理存在的一些主要問(wèn)題大中專畢業(yè)生檔案管理是畢業(yè)生檔案向人事檔案的過(guò)渡時(shí)期，會(huì)受到畢業(yè)生就業(yè)方式、時(shí)間以及用人單位保管檔案等多方面影響。作為人才服務(wù)與公共就業(yè)部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到大中專畢業(yè)生檔案管理的重要性和困難程度，并能夠創(chuàng)造性地開展畢業(yè)生檔案管理工作。基于縣級(jí)人才檔案管理改革的新形勢(shì)，筆者從以下幾方面來(lái)分析當(dāng)下大中專畢業(yè)生檔案管理工作存在的突出問(wèn)題。〔一〕從管理人員分析。大中專畢業(yè)生檔案管理是一個(gè)比較繁瑣的過(guò)程，對(duì)于管理人員的耐心和細(xì)心是一種考驗(yàn)。隨著大中專畢業(yè)生數(shù)量的增加以及國(guó)家對(duì)檔案管理工作重視程度的提高，需要相關(guān)的檔案管理人員擺正態(tài)度，提高認(rèn)識(shí)。許多檔案管理人員潛意識(shí)里會(huì)把檔案管理工作認(rèn)為是可多可少且枯燥乏味的工作，簡(jiǎn)單地認(rèn)為大中專畢業(yè)生檔案管理工作就是抄抄寫寫，做好保管性事物工作即可，只要守好攤子能夠應(yīng)對(duì)簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)遞、外調(diào)、查檔就行。然而，新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生檔案管理模式和方式在不斷改進(jìn)，尤其是先進(jìn)的電子信息檔案管理技術(shù)，都需要檔案管理人員具備一定的素質(zhì)能力，而檔案管理人員的新技術(shù)操作能力普遍較低，不能有效發(fā)揮人才信息管理系統(tǒng)的效用。除此之外，一些大中專畢業(yè)生檔案管理人員處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，工作的積極性不高。〔二〕從管理機(jī)制分析。在信息化水平不斷提高的今天，大中專畢業(yè)生檔案管理制度還比較落后，許多縣級(jí)人才服務(wù)部門還沒(méi)有徹底擺脫傳劃體制下那種陳舊不完善的檔案管理機(jī)制，面對(duì)新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生大面積的流動(dòng)和多元化的就業(yè)情況，舊的管理機(jī)制已經(jīng)很難適應(yīng)新。當(dāng)前，我們國(guó)家畢業(yè)生檔案管理主要由人才服務(wù)中心和公共就業(yè)部門負(fù)責(zé)，但是許多縣級(jí)人才服務(wù)中心對(duì)于大中專畢業(yè)生檔案管理制度建設(shè)還不夠明確，具體工作缺乏制度的指導(dǎo)和規(guī)范，嚴(yán)重制約著大中專畢業(yè)生檔案管理的效率。在歸檔、調(diào)檔、查檔等環(huán)節(jié)上都沒(méi)有及時(shí)更新制度，尤其是隨著和的廣泛使用，很容易出現(xiàn)丟檔、改檔、信息失真現(xiàn)象，這些都需要嚴(yán)格的制度進(jìn)行規(guī)定。再者，大中專畢業(yè)生檔案管理在不同地方存在千差萬(wàn)別的管理模式，對(duì)于未辦理檔案關(guān)系或高校代管期滿的畢業(yè)生檔案都會(huì)轉(zhuǎn)遞生源地人才交流中心托管，大中專畢業(yè)生就業(yè)、考試等信息都需要及時(shí)更新，同時(shí)許多大中專畢業(yè)生需要增添檔案資料或者查閱、復(fù)印檔案資料，這些都需要嚴(yán)密的制度作保障。〔三〕從管理方式分析。長(zhǎng)期以來(lái)，我們國(guó)家大中專畢業(yè)生檔案管理都是基于“重保存輕服務(wù)〞的思想，尤其是在縣級(jí)大中專畢業(yè)生檔案管理方面服務(wù)意識(shí)淡薄，缺乏對(duì)檔案的創(chuàng)新性管理和利用，對(duì)于大中專畢業(yè)生檔案在服務(wù)方面發(fā)揮的輔助功效有限，多數(shù)是以查閱基本信息、簡(jiǎn)歷、職稱的方式，抑或是信息需要者找上門才提供相應(yīng)的紙質(zhì)查詢服務(wù)。總體來(lái)看，大中專畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)滯后，工作處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。甚至在大力推進(jìn)人才信息化管理的同時(shí)，一些縣級(jí)大中專畢業(yè)生檔案管理還是采用“人工〞方式進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案目錄和個(gè)人信息登記，沒(méi)有充分采用、照相機(jī)、掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備手段來(lái)輔助開展大中專畢業(yè)生檔案管理工作，對(duì)于大中專畢業(yè)生的信息收錄不完整。檔案管理質(zhì)量的高低在很大程度上取決于檔案是否具備強(qiáng)大的記憶功能，如果沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)電子信息設(shè)備并且使用數(shù)據(jù)電子簽章、簽名以及識(shí)別碼等較為先進(jìn)的檔案管理形式，就無(wú)法持續(xù)性提升檔案管理的質(zhì)量和效率。除此之外，當(dāng)下許多大中專畢業(yè)生的檔案信息并不完整，不能全方位反映學(xué)生的教育經(jīng)歷和個(gè)人能力，檔案內(nèi)容也是千篇一律，過(guò)于單調(diào)，對(duì)于學(xué)生的興趣愛好、特長(zhǎng)、參與社會(huì)活動(dòng)、發(fā)明創(chuàng)造、社會(huì)經(jīng)歷、個(gè)人成果等極為缺乏，只是重點(diǎn)關(guān)注了畢業(yè)生“人事性〞的，對(duì)于畢業(yè)生“人性化〞“全面化〞的材料需要完善。三、新形勢(shì)下大中專畢業(yè)生檔案管理工作的改進(jìn)建議面對(duì)當(dāng)下大中專畢業(yè)生檔案管理的嚴(yán)峻形勢(shì)以及大中專畢業(yè)生檔案管理滯后的現(xiàn)在狀況，作為縣級(jí)人才服務(wù)和公共就業(yè)部門應(yīng)該重視大中專畢業(yè)生檔案管理工作，與時(shí)俱進(jìn)、敢于創(chuàng)新，從人才隊(duì)伍建設(shè)、管理機(jī)制、信息化建設(shè)等方面著手，有效地發(fā)揮出大中專畢業(yè)生檔案管理在縣管理中的作用。〔一〕創(chuàng)新檔案管理理念，提高管理人員素質(zhì)。要想轉(zhuǎn)變當(dāng)下大中專畢業(yè)生檔案管理的困境，就必須先改變思想，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新。現(xiàn)前階段，作為大中專畢業(yè)生檔案管理部門需要盡快適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源管理需要，及時(shí)引入先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，配齊專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，不能隨意安排或者抽調(diào)大中專畢業(yè)生檔案管理人員。作為縣級(jí)大中專畢業(yè)生檔案管理部門可以與其他區(qū)域展開合作，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的做法和經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和交流，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，及時(shí)掌握人才信息管理系統(tǒng)的使用方法，做好大中專畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)保障。從當(dāng)前縣級(jí)大中專畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍來(lái)看，缺少既懂檔案管理又懂電腦操作的復(fù)合型人才，為此，作為大中專畢業(yè)生檔案管理人員必須及時(shí)掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)與技術(shù)，提高檔案管理的主動(dòng)性，樹立檔案服務(wù)意識(shí)，積極應(yīng)對(duì)檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。〔二〕完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作。面對(duì)高速發(fā)展的信息化社會(huì)，在引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)、走信息化管理道路的同時(shí)，應(yīng)該制定更為嚴(yán)格的與時(shí)俱進(jìn)的大中專畢業(yè)生檔案管理制度，必須持之以恒地堅(jiān)持“嚴(yán)格審核、嚴(yán)格管理、嚴(yán)格認(rèn)定〞的要求，同時(shí)不斷修正制度中存在的漏洞和不足，確保大中專畢業(yè)生檔案管理機(jī)制的時(shí)效性。例如對(duì)于檔案管理中一些沒(méi)有價(jià)值的信息可以刪除，及時(shí)更新個(gè)人信息數(shù)據(jù)，這些都需要有嚴(yán)格的制度保障，否則很容易出現(xiàn)“造假〞或“丟檔〞問(wèn)題。檔案管理是一個(gè)繁瑣而漫長(zhǎng)的過(guò)程，從建立、收集、整理到歸檔過(guò)程中需要定期補(bǔ)充制度，還要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，確保檔案登記、轉(zhuǎn)遞、查詢、借閱、利用環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。〔三〕加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，拓寬檔案資源利用空間。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是克服大中專畢業(yè)生檔案管理工作滯后性的根本途徑。近年來(lái)，許多縣級(jí)人才服務(wù)中心都建立了人才信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。人才信息管理系統(tǒng)有助于提高畢業(yè)生檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)與國(guó)家學(xué)籍檔案、學(xué)歷證書信息管理的有效對(duì)接，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)批量管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，采用人才信息管理系統(tǒng)能夠建立統(tǒng)一的信息訪問(wèn)端口和權(quán)限管理機(jī)制，提高了大中專畢業(yè)生檔案管理的保密性和安全性，減輕了檔案管理人員的工作壓力，尤其是用戶的身份經(jīng)過(guò)嚴(yán)格識(shí)別，提高檔案查詢效率的同時(shí)保留了查詢記錄。人事部門也可以直接通過(guò)人才信息管理系統(tǒng)來(lái)了解當(dāng)?shù)卮笾袑．厴I(yè)生的人才流動(dòng)和就業(yè)情況，進(jìn)而為當(dāng)?shù)厝耸抡哒{(diào)整提供重要的參考依據(jù)。所以，作為縣級(jí)人才服務(wù)中心檔案管理部門，必