保養(yǎng)記錄管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司設(shè)備、資產(chǎn)等的保養(yǎng)管理，規(guī)范保養(yǎng)記錄工作，確保保養(yǎng)工作的有效執(zhí)行，提高設(shè)備資產(chǎn)的使用壽命和運(yùn)行效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施等需要進(jìn)行保養(yǎng)的資產(chǎn)的保養(yǎng)記錄管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：保養(yǎng)記錄應(yīng)如實(shí)反映設(shè)備資產(chǎn)的保養(yǎng)情況，確保記錄內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋設(shè)備資產(chǎn)保養(yǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括保養(yǎng)計(jì)劃、實(shí)施過程、結(jié)果等信息，保證記錄完整無缺。3.及時(shí)性原則：在保養(yǎng)工作完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延，以便準(zhǔn)確反映設(shè)備資產(chǎn)的狀態(tài)變化。4.規(guī)范性原則：記錄格式、內(nèi)容填寫等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。二、職責(zé)分工（一）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)制定設(shè)備的保養(yǎng)計(jì)劃，明確保養(yǎng)周期、內(nèi)容和要求。2.組織實(shí)施設(shè)備的保養(yǎng)工作，監(jiān)督保養(yǎng)人員按照計(jì)劃進(jìn)行操作。3.收集、整理和審核設(shè)備保養(yǎng)記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。4.根據(jù)保養(yǎng)記錄分析設(shè)備運(yùn)行狀況，提出改進(jìn)建議和措施。（二）保養(yǎng)人員1.按照設(shè)備管理部門制定的保養(yǎng)計(jì)劃，認(rèn)真執(zhí)行設(shè)備保養(yǎng)工作。2.詳細(xì)記錄每次保養(yǎng)的具體情況，包括保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。3.及時(shí)向設(shè)備管理部門反饋設(shè)備在保養(yǎng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題和異常情況。（三）使用部門1.配合設(shè)備管理部門和保養(yǎng)人員做好設(shè)備保養(yǎng)工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.監(jiān)督設(shè)備保養(yǎng)工作的執(zhí)行情況，確保設(shè)備保養(yǎng)后能夠正常運(yùn)行，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。3.對(duì)設(shè)備保養(yǎng)記錄進(jìn)行初步審核，確認(rèn)記錄與實(shí)際保養(yǎng)情況相符。（四）財(cái)務(wù)部門1.根據(jù)設(shè)備保養(yǎng)記錄，審核保養(yǎng)費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)保養(yǎng)費(fèi)用的核算和報(bào)銷工作，確保費(fèi)用支出準(zhǔn)確無誤。（五）質(zhì)量部門1.對(duì)設(shè)備保養(yǎng)后的性能和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估，確保設(shè)備符合生產(chǎn)工藝要求。2.根據(jù)設(shè)備保養(yǎng)記錄和質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果，分析設(shè)備保養(yǎng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的影響。三、保養(yǎng)記錄內(nèi)容（一）設(shè)備基本信息1.設(shè)備名稱、型號(hào)、編號(hào)。2.設(shè)備購(gòu)置日期、啟用日期。3.設(shè)備使用部門、放置地點(diǎn)。（二）保養(yǎng)計(jì)劃信息1.保養(yǎng)周期（如月度、季度、年度等）。2.每次保養(yǎng)的具體內(nèi)容和要求，包括檢查項(xiàng)目、清潔部位、潤(rùn)滑要求、緊固情況等。（三）保養(yǎng)實(shí)施記錄1.保養(yǎng)日期。2.實(shí)際執(zhí)行保養(yǎng)工作的人員簽名。3.詳細(xì)記錄保養(yǎng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，如零部件磨損、故障隱患等，以及采取的維修、更換等措施。4.更換零部件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及更換原因。5.保養(yǎng)過程中使用的工具、材料等信息。（四）保養(yǎng)結(jié)果評(píng)估1.由質(zhì)量部門或相關(guān)專業(yè)人員對(duì)設(shè)備保養(yǎng)后的性能、運(yùn)行狀況進(jìn)行評(píng)估，填寫評(píng)估意見。2.評(píng)估結(jié)果分為良好、合格、不合格三個(gè)等級(jí)。若評(píng)估為不合格，需注明原因及整改要求。（五）審核與批準(zhǔn)1.保養(yǎng)人員完成記錄后，由使用部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，確認(rèn)記錄內(nèi)容與實(shí)際保養(yǎng)情況一致，并簽字確認(rèn)。2.設(shè)備管理部門對(duì)保養(yǎng)記錄進(jìn)行進(jìn)一步審核，審核無誤后簽字批準(zhǔn)。四、保養(yǎng)記錄格式（一）紙質(zhì)記錄1.采用統(tǒng)一印制的保養(yǎng)記錄表格，表格應(yīng)包含上述保養(yǎng)記錄內(nèi)容的各項(xiàng)信息。2.表格應(yīng)預(yù)留足夠的空間填寫詳細(xì)的保養(yǎng)記錄，字跡應(yīng)清晰、工整，不得隨意涂改。如確需涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽名，并注明涂改日期。（二）電子記錄1.建立電子保養(yǎng)記錄檔案，采用電子表格（如Excel）或?qū)I(yè)的資產(chǎn)管理軟件進(jìn)行記錄。2.電子記錄應(yīng)與紙質(zhì)記錄內(nèi)容一致，便于查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子記錄進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、保養(yǎng)記錄的填寫要求（一）準(zhǔn)確性1.記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映設(shè)備保養(yǎng)的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.對(duì)于保養(yǎng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況，應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄，不得模糊不清或遺漏重要信息。（二）完整性1.按照保養(yǎng)記錄格式要求，完整填寫各項(xiàng)內(nèi)容，不得有空缺。2.對(duì)于更換的零部件，應(yīng)詳細(xì)記錄其名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并附上更換零部件的清單或照片。（三）規(guī)范性1.填寫記錄時(shí)應(yīng)使用規(guī)范的漢字、數(shù)字和符號(hào)，不得使用錯(cuò)別字、簡(jiǎn)化字或自造字。2.日期填寫應(yīng)按照年、月、日的順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20XX年XX月XX日”。3.人員簽名應(yīng)使用本人真實(shí)姓名，不得代簽。六、保養(yǎng)記錄的收集與整理（一）定期收集1.保養(yǎng)人員應(yīng)在每次保養(yǎng)工作完成后，及時(shí)將保養(yǎng)記錄提交給設(shè)備管理部門。2.設(shè)備管理部門應(yīng)定期（如每周、每月）對(duì)保養(yǎng)記錄進(jìn)行收集，確保記錄的及時(shí)性和完整性。（二）分類整理1.設(shè)備管理部門收到保養(yǎng)記錄后，應(yīng)按照設(shè)備類別、型號(hào)、編號(hào)等進(jìn)行分類整理。2.將紙質(zhì)記錄和電子記錄分別存放，便于查閱和管理。對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)按照年份、月份順序裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)首頁(yè)編制目錄。（三）歸檔保存1.整理后的保養(yǎng)記錄應(yīng)及時(shí)歸檔保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.歸檔后的保養(yǎng)記錄應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。如有需要查閱或借閱，應(yīng)按照公司檔案借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。七、保養(yǎng)記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.設(shè)備管理部門人員、使用部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門人員、質(zhì)量部門人員等因工作需要可查閱保養(yǎng)記錄。2.其他人員如需查閱保養(yǎng)記錄，應(yīng)經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《保養(yǎng)記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，設(shè)備管理部門安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱保養(yǎng)記錄，不得擅自將記錄帶出或復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）使用用途1.設(shè)備管理部門可根據(jù)保養(yǎng)記錄分析設(shè)備運(yùn)行狀況，制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃和更新改造方案。2.財(cái)務(wù)部門可依據(jù)保養(yǎng)記錄審核保養(yǎng)費(fèi)用，進(jìn)行成本核算和預(yù)算控制。3.質(zhì)量部門可通過保養(yǎng)記錄評(píng)估設(shè)備對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的影響，采取相應(yīng)的質(zhì)量改進(jìn)措施。4.使用部門可根據(jù)保養(yǎng)記錄了解設(shè)備保養(yǎng)情況，合理安排生產(chǎn)任務(wù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。八、保養(yǎng)記錄的統(tǒng)計(jì)與分析（一）定期統(tǒng)計(jì)1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期（如每月、每季度）對(duì)保養(yǎng)記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括設(shè)備保養(yǎng)次數(shù)、保養(yǎng)費(fèi)用、更換零部件情況等。2.統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)填寫在《設(shè)備保養(yǎng)記錄統(tǒng)計(jì)表》中，并以圖表（如柱狀圖、折線圖等）形式進(jìn)行直觀展示。（二）數(shù)據(jù)分析1.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出設(shè)備保養(yǎng)工作中存在的問題和規(guī)律。2.分析設(shè)備故障發(fā)生的頻率、原因及與保養(yǎng)工作的關(guān)系，評(píng)估保養(yǎng)措施的有效性。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，如調(diào)整保養(yǎng)計(jì)劃、優(yōu)化保養(yǎng)流程、加強(qiáng)設(shè)備巡檢等，不斷提高設(shè)備保養(yǎng)管理水平。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)保養(yǎng)記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性、規(guī)范性等。2.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對(duì)保養(yǎng)記錄進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核措施1.將保養(yǎng)記錄管