1、第六章第六章 書面商務文件書面商務文件 內部溝通文件內部溝通文件學習內容學習內容備忘錄備忘錄會議議程會議議程會議記錄會議記錄123報告報告通告通告企業內部刊物企業內部刊物456學習目標學習目標( (一一) )掌握內部溝通文件的定義掌握內部溝通文件的定義( (二二) )理解內部溝通文件的主要形式理解內部溝通文件的主要形式( (三三) )能夠作為讀者或者作者使用這些溝通形式能夠作為讀者或者作者使用這些溝通形式商務溝通商務溝通實例一實例一u某日，總經理給新來的總經理助理曹小姐布置了一個任務，要求她向各個部門下發崗位職責空白表格，并要求各個部門在當天下午兩點之前上交總經辦。總經理問曹小姐是否明白意思？

2、她說完全明白，于是就去執行。 u結果到了下午，事情出來了：到了規定的時間，技術部沒有按時上交。總經理問曹小姐：你向技術部怎么傳達的？曹小姐說，完全按正確的意思傳達的。總經理又問為什么技術部沒上交？曹小姐說技術部就是沒上交，不知道為什么。 商務溝通實例一商務溝通實例一u總經理把曹小姐和技術部都召集到總經總經理把曹小姐和技術部都召集到總經辦會議室，問這個事情。技術部負責人辦會議室，問這個事情。技術部負責人回答說，當時他沒有聽到曹小姐傳達關回答說，當時他沒有聽到曹小姐傳達關于上交時間的要求。而曹小姐說，自己于上交時間的要求。而曹小姐說，自己確實傳達了，為什么公司十二個部門就確實傳達了，為什么公司十二

3、個部門就技術部沒聽清楚？技術部負責人說，確技術部沒聽清楚？技術部負責人說，確實沒有聽到。實沒有聽到。 u到底是曹小姐沒傳達，還是技術部沒聽到底是曹小姐沒傳達，還是技術部沒聽到？沒有書面的東西，說不清楚。到？沒有書面的東西，說不清楚。啟示：啟示：u辦公人員在傳達文件的時候，一定辦公人員在傳達文件的時候，一定要嚴格按照要嚴格按照ISO9001:2000的文件管的文件管理標準的要求，一定要有傳達的書理標準的要求，一定要有傳達的書面函件，該簽字的要求簽字，該署面函件，該簽字的要求簽字，該署名的要求署名。否則，出現上述情名的要求署名。否則，出現上述情況，既耽誤了工作，又難以說清責況，既耽誤了工作，又難以

4、說清責任，同時還反映了管理水平的落后任，同時還反映了管理水平的落后和管理方式的不足。和管理方式的不足。商務溝通實例商務溝通實例二二u某日，某日，某某公司外派維修的售后服務工程公司外派維修的售后服務工程師陳某電話要求工廠售后服務部門為其師陳某電話要求工廠售后服務部門為其在安徽蕪湖的維修現場發送配件一個，在安徽蕪湖的維修現場發送配件一個，按規定要求，陳某應當書面傳真具體的按規定要求，陳某應當書面傳真具體的規格型號然后發貨，以保證準確性。規格型號然后發貨，以保證準確性。u結果陳某講自己干了三年多，都很結果陳某講自己干了三年多，都很熟，聲稱要節省傳真費用，且客戶熟，聲稱要節省傳真費用，且客戶很急，要求

5、電話口頭報告型號，售很急，要求電話口頭報告型號，售后服務部擔當人員鑒于這種情況，后服務部擔當人員鑒于這種情況，就相信了陳某，按陳某說的型號發就相信了陳某，按陳某說的型號發去了配件，結果發到現場后，型號去了配件，結果發到現場后，型號錯誤，又要重發，造成出差費用、錯誤，又要重發，造成出差費用、運輸費用等的增加，更重要的是影運輸費用等的增加，更重要的是影響客戶生產。響客戶生產。u事后處理此事，陳某一口咬定自己事后處理此事，陳某一口咬定自己當初報告的就是第二次發的正確型當初報告的就是第二次發的正確型號；而售后服務擔當人員則堅持陳號；而售后服務擔當人員則堅持陳某當初報告的就是第一次錯誤的型某當初報告的就

6、是第一次錯誤的型號。但是沒有書面函件，該相信誰號。但是沒有書面函件，該相信誰？最后因為雙方都在明知公司規定？最后因為雙方都在明知公司規定的情況下，違反了書面溝通程序規的情況下，違反了書面溝通程序規定，造成了損失，都有責任，分別定，造成了損失，都有責任，分別進行了處理。進行了處理。 啟示：啟示：u處理不是目的，目的保證正常的執處理不是目的，目的保證正常的執行到位。光有相關書面溝通函件的行到位。光有相關書面溝通函件的要求還不行，關鍵是執行中要嚴格要求還不行，關鍵是執行中要嚴格要求，如果不執行，結果還是會造要求，如果不執行，結果還是會造成損失，耽誤事情。不是雙贏，而成損失，耽誤事情。不是雙贏，而是雙

7、損。是雙損。 u從以上實例和分析可以看出：在從以上實例和分析可以看出：在商商務溝通務溝通實踐中，書面溝通實踐中，書面溝通文文件不但件不但重要，而且必要，對企業來說，應重要，而且必要，對企業來說，應當采納執行并監督執行到位。當采納執行并監督執行到位。 6.1.1 內部溝通文件的含義內部溝通文件的含義u內部溝通文件是指在組織內部人們互相內部溝通文件是指在組織內部人們互相溝通的書面方面溝通的書面方面6.1.2 內部溝通文件的要求內部溝通文件的要求u全面而準確全面而準確在充分的信息交流的基礎上做出決策向全體員工發布指令必須告知員工該做什么，以使企業順利運作組織內部同一層級員工之間的互相溝通同部門與不同

8、部門向員工提供相關信息向員工提供對他們至關重要的信息 6.2.1 備忘錄的含義和類型備忘錄的含義和類型u備忘錄是記錄有關活動或事務，起備忘錄是記錄有關活動或事務，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。記事性文書。u備忘錄的類型主要有個人備忘錄、備忘錄的類型主要有個人備忘錄、交往式備忘錄、計劃式備忘錄。交往式備忘錄、計劃式備忘錄。6.2.2 備忘錄的特點備忘錄的特點u事務性事務性記錄的事項兩類：一類是記錄發生過的事實真相。如談判中雙方表達的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是提前記下的計劃辦理的事項。如上級發給下級的工作要點備忘條；u提醒性提醒性提示當事人避免

9、忘卻的特性。 6.2.2 備忘錄的特點備忘錄的特點u可以寫在白紙上，而不一定是印有組可以寫在白紙上，而不一定是印有組織抬頭的信箋。織抬頭的信箋。u要求簡明扼要，較長信息采用附件。要求簡明扼要，較長信息采用附件。u四個基本要素：日期、主題、送交、四個基本要素：日期、主題、送交、發送發送u有時可包括附件和復印件有時可包括附件和復印件u不需附加的問候、地址或簽名不需附加的問候、地址或簽名6.2.3 備忘錄的結構和寫法備忘錄的結構和寫法u標題標題u兩種寫法：兩種寫法：直接寫文種名稱，即備忘錄。由單位、事由和文種組成。如：公司與集團公司合作開發機電產品會談備忘錄u正文正文商務談判備忘錄正文。個人備忘錄和

10、計劃式備忘錄的正文寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。商務談判備忘錄正文的一般寫商務談判備忘錄正文的一般寫法法u1.導言。記錄談判的基本情況，包導言。記錄談判的基本情況，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談項目等、會談時間、地點、會談項目等。u2.主體。記錄雙方的談判情況，包主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項、一致或不一致的括：討論的事項、一致或不一致的意見、觀點和做出的有關承諾。主意見、觀點和做出的有關承諾。主體內容的記錄類似于意向書的寫法體內容的記錄類似于意向書的寫法，通常采用分條列項式記錄。，通常采用分條列項式記錄。商務談判備忘錄

11、正文的一般寫商務談判備忘錄正文的一般寫法法u結尾。多數不另寫結尾。結尾。多數不另寫結尾。u商務談判備忘錄落款。各方談判商務談判備忘錄落款。各方談判的代表簽字、標明時間。的代表簽字、標明時間。u注意事項：內容詳實、具體、完備注意事項：內容詳實、具體、完備。語言要樸實、準確。語言要樸實、準確 備忘錄樣例備忘錄樣例1u 發給：發給：秘書秘書 發自：發自：行政部經理行政部經理 日期：日期：2003年年1月月6日日 u 內容：總經理來京行程安排內容：總經理來京行程安排 總經理將于總經理將于2003年年1月日月日8星期三到星期三到達北京，并將于達北京，并將于1月月10日下午離開返日下午離開返回香港。希望你

12、安排一下總經理在回香港。希望你安排一下總經理在北京期間的行程。并經我確認后發北京期間的行程。并經我確認后發到香港辦公室。到香港辦公室。點評點評u企業內部計劃式備忘錄，格式規范，包企業內部計劃式備忘錄，格式規范，包含的內容齊全含的內容齊全u正文首部寫收、發對象、時間和內容提正文首部寫收、發對象、時間和內容提要要u主體部分內容是上司對下級近期工作的主體部分內容是上司對下級近期工作的提示提示u這種企業自印的工作計劃備忘錄稿箋，這種企業自印的工作計劃備忘錄稿箋，使用時只要填上收、發人和正文內容即使用時只要填上收、發人和正文內容即可，很方便可，很方便u重點應放在明確正文的首部應撰寫什么重點應放在明確正文

13、的首部應撰寫什么內容內容 備忘錄樣例備忘錄樣例2u股份有限公司股份有限公司(以下簡稱甲方以下簡稱甲方)和和公司公司(以下簡稱乙方以下簡稱乙方)的代表的代表，于，于年年月在甲方公司本部就技術引進一事進行了初步協商，雙方交月在甲方公司本部就技術引進一事進行了初步協商，雙方交換了意見，達到了了解，形成了以下初步意向：換了意見，達到了了解，形成了以下初步意向：u一、一、產品技術轉讓問題產品技術轉讓問題u合資雙方共同努力會加快技術引進速度。先期可進行技術引進談判合資雙方共同努力會加快技術引進速度。先期可進行技術引進談判，若談判成功，雙方先簽定合同，編寫可行性研究報告。，若談判成功，雙方先簽定合同，編寫可

14、行性研究報告。u二、乙方的合作意向二、乙方的合作意向ul年年月，乙方組織了一批考察團對中國生產企業進行了考查之后月，乙方組織了一批考察團對中國生產企業進行了考查之后，經董事會決定，只選擇甲方談技術轉讓或合資。，經董事會決定，只選擇甲方談技術轉讓或合資。u2.公司董事會認為，主要以技術轉讓為主，基本上不與國內公司董事會認為，主要以技術轉讓為主，基本上不與國內客車廠談合資，即使合資，也只是象征性地投入非常少的資金。客車廠談合資，即使合資，也只是象征性地投入非常少的資金。u三、甲方公司技術引進的意向三、甲方公司技術引進的意向u1.甲方董事會已決定和外國公司進行技術合作。乙方是首先考慮的甲方董事會已決

15、定和外國公司進行技術合作。乙方是首先考慮的合作對象。并且認為若雙方不盡快進行談判，則會失去許多國內外的市合作對象。并且認為若雙方不盡快進行談判，則會失去許多國內外的市場，因此甲方希望盡快在合作上有所進展。場，因此甲方希望盡快在合作上有所進展。u2.甲方談了和有關公司談判的進度情況。并承諾保留和乙方談判的甲方談了和有關公司談判的進度情況。并承諾保留和乙方談判的優先權。優先權。備忘錄樣例備忘錄樣例2（續）（續）u四、甲方與乙方公司合作方式：四、甲方與乙方公司合作方式：u1.雙方認為以引進技術的合作，則能生產國際性的最雙方認為以引進技術的合作，則能生產國際性的最有競爭力的產品。這種國際問資源組合是產

16、品成本降低的有競爭力的產品。這種國際問資源組合是產品成本降低的最有效途徑。最有效途徑。u2.雙方均不贊成雙方均不贊成50%+50%股份的合作方式。股份的合作方式。u3.認為開始合作時，最好以貿易方式進行。認為開始合作時，最好以貿易方式進行。u4.技術引進的主要產品為：技術引進的主要產品為：(略略)u五、這次洽談，雖未能解決主要的問題，但雙方都表達了五、這次洽談，雖未能解決主要的問題，但雙方都表達了合作的愿望。期望在爭后的兩個月內再進行接觸，以便進合作的愿望。期望在爭后的兩個月內再進行接觸，以便進一步商洽合作亭宜，具體時間待雙方磋商后再定。一步商洽合作亭宜，具體時間待雙方磋商后再定。u中國中國股

17、份有限公司股份有限公司 國際股份有限公司國際股份有限公司u代表代表(簽字簽字) 代表代表(簽字簽字)u年年月月日日點評點評u正文導言簡介了談判的基本情況和寫作本文的目的。正文導言簡介了談判的基本情況和寫作本文的目的。u主體部分分條列項記錄了會談中的一致或不一致的意見和主體部分分條列項記錄了會談中的一致或不一致的意見和愿望，內容實在、具體，可為下一次雙方繼續談判起提示愿望，內容實在、具體，可為下一次雙方繼續談判起提示作用，或者提供基礎平臺。作用，或者提供基礎平臺。u全文語言樸實，格式規范，頗能體現交往備忘錄的特點。全文語言樸實，格式規范，頗能體現交往備忘錄的特點。u注意商務談判紀要與商務談判備忘

18、錄的區別：注意商務談判紀要與商務談判備忘錄的區別：u效力不同。商務談判紀要有一定的約束力，商務談判備忘效力不同。商務談判紀要有一定的約束力，商務談判備忘錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。u內容不同。商務談判紀要中記的主要是雙方的一致性意見內容不同。商務談判紀要中記的主要是雙方的一致性意見，商務談判備忘錄記的不一定是談判達成的一致意見，是，商務談判備忘錄記的不一定是談判達成的一致意見，是為日后談判、洽談或磋商所提示的問題。為日后談判、洽談或磋商所提示的問題。 P87 P87 課堂練習課堂練習1 1 寫一份備忘錄寫一份備忘錄 6.3.1 會議議程的定義會議議程的定

19、義u會議議程是對會議所要通過的文件會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來，會冠以序號將其清晰地表達出來，會前發給與會者。前發給與會者。6.3.2 會議議程的內容會議議程的內容u列出將在會議上討論的重要事項以及討列出將在會議上討論的重要事項以及討論的次序。需指明公司名稱、與會人員論的次序。需指明公司名稱、與會人員、會議舉行的時間與地點。、會議舉行的時間與地點。u首先受到邀請而不能出席的表達缺席歉首先受到邀請而不能出席的表達缺席歉意意u每次會議都要做會議記錄每次會議都要做會議記錄u其他需要討論的議題也會被安排在會議其他需

20、要討論的議題也會被安排在會議議程中議程中u進度報告進度報告u其他事項其他事項u確定下一次會議的時間確定下一次會議的時間6.3.2 會議議程的內容會議議程的內容u缺席致歉缺席致歉u對上次會議記錄的確認對上次會議記錄的確認u由上次會議記錄提出的問題由上次會議記錄提出的問題u本次會議要討論的事項本次會議要討論的事項u其他事項其他事項u下次會議的日期及時間下次會議的日期及時間6.3.3 會議議程的設計會議議程的設計u編制會議議程表時，首先應注意編制會議議程表時，首先應注意議題所涉各種事物的習慣性順序和議題所涉各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。明

21、確規定。u議程表中，第一項是宣布議程，議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性再安排討論的問題，盡量將同類性質的問題集中排列在一起。質的問題集中排列在一起。u保密性較強的議題，一般放在后保密性較強的議題，一般放在后面面P88 P88 課堂練習課堂練習2 2 寫一份會議議程寫一份會議議程 6.4.1 會議記錄的含義會議記錄的含義u會議記錄是用來概括會議所討論的會議記錄是用來概括會議所討論的要點，并被存檔以供今后參考。要點，并被存檔以供今后參考。u一般會議記錄的格式包括兩部分：一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時

22、間、地點、出席人明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。這是會議記錄的核心部分。6.4.2 會議記錄的特點會議記錄的特點u會議記錄具有原始性和憑據性的特會議記錄具有原始性和憑據性的特點點。u原始性是指按會議發展順序，將發原始性是指按會議發展順序，將發言人的講話內容、研究認定的問題言人的講話內容、研究認定的問題，如實記錄下來，一般不許加工、，如實記錄下來，一般不許加工、整理。整理。u憑據性是指會議記錄是會

23、議原始情憑據性是指會議記錄是會議原始情況的真實記錄。因此，更為可靠，況的真實記錄。因此，更為可靠，是會議查對情況的真實憑據。會議是會議查對情況的真實憑據。會議記錄的寫法和寫作要求記錄的寫法和寫作要求會議記錄的寫作要求會議記錄的寫作要求u（1）做好準備。）做好準備。事先要了解會議的議程，以便事先要了解會議的議程，以便于在記錄過程中注意各有關方面的關系，將一于在記錄過程中注意各有關方面的關系，將一些事宜有機地聯系起來，加快記錄的速度；記些事宜有機地聯系起來，加快記錄的速度；記準、記全。會議記錄是原始憑證，所以貴在準準、記全。會議記錄是原始憑證，所以貴在準確、齊全。采用速記和錄音的辦法，也是保證確、

24、齊全。采用速記和錄音的辦法，也是保證“記錄記錄”準確、齊全的有效方法。準確、齊全的有效方法。u（2）記錄方法。）記錄方法。會議記錄既可采用符號速記，會議記錄既可采用符號速記，也可采用文字記錄。重要會議、重要領導人講也可采用文字記錄。重要會議、重要領導人講話可速記。一般會議，可使用文字摘要記錄的話可速記。一般會議，可使用文字摘要記錄的方法。方法。u（3）注意整理。）注意整理。通常情況下，現場記錄是原始通常情況下，現場記錄是原始記錄，一般需要整理。整理的要求是，在原始記錄，一般需要整理。整理的要求是，在原始記錄的基礎上增補遺漏、糾正錯誤、核實決議記錄的基礎上增補遺漏、糾正錯誤、核實決議，糾正語法錯

25、誤，合理劃定段落。，糾正語法錯誤，合理劃定段落。會議記錄的基本要求會議記錄的基本要求u準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質時間、地點，會議性質u詳細記下會議主持人、出席會議應到和詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數，性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自。如果某些重要的會議，出席對象

26、來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。署姓名、單位、職務等。會議記錄的基本要求會議記錄的基本要求u忠實記錄會議上的發言和有關動態忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。的會場情況等，也應予以記錄。u記錄會議的結果，如會議的決定、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。決議或表決等情況。會議記錄的重點會議記錄的重點u會議中心議題以及圍繞中心

27、議題展開的有關活動；會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動； u會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；u權威人士或代表人物的言論；權威人士或代表人物的言論； u會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論； u會議已議決的或議而未決的事項；會議已議決的或議而未決的事項；u對會議產生較大影響的其他言論或活動。對會議產生較大影響的其他言論或活動。例文一：例文一：u 會議名稱會議時間會議名稱會議時間 u會議地點記錄人會議地點記錄人 u出席與列席會議人員出席與列席會議人員 u缺席人員缺席人員 u會議主持人審閱簽字會

28、議主持人審閱簽字 u主要議題主要議題 u發言記錄：發言記錄： 例文二：例文二： u 公司辦公會議記錄公司辦公會議記錄 u時間：一九時間：一九年年月月日日時時 u地點：公司辦公樓五樓大會議室地點：公司辦公樓五樓大會議室 u出席人：出席人： u缺席人：缺席人： u主持人：公司總經理主持人：公司總經理 u記錄人：辦公室主任劉記錄人：辦公室主任劉 u主持人發言：主持人發言：(略略) u與會者發言：與會者發言： u u散會散會 u主持人：主持人：(簽名簽名) u記錄人：記錄人：(簽名簽名) u(本會議記錄共本會議記錄共頁頁) P93 P93 課堂練習課堂練習3 3 寫一份會議議程記錄寫一份會議議程記錄

29、6.5.1 報告的含義報告的含義u報告是涵蓋一個特定的正式的書面交流形式，通常為內部使用。u報告是由某些人收集并研究材料，然后將它送達給那些為某特定目的而要求收集研究這些資料的他人或小組的一種書面交流形式。報告通常是形成決策的依據。6.5.2 報告的應用領域報告的應用領域u以標準格式記錄工作中的意外或因以標準格式記錄工作中的意外或因病缺勤等情況病缺勤等情況u提交某些調查研究的結果，并建議提交某些調查研究的結果，并建議后續行動后續行動u評估政策變更的可能性評估政策變更的可能性6.5.3 報告的特點同時必須具備以下特點內容完整內容完整邏輯清晰邏輯清晰簡潔直觀簡潔直觀主題明確主題明確優秀圖表優秀圖表

30、6.5.3 報告的特點主題明確并且符合TOPS標準章節名稱標題行小標題清晰描述整份報告的主要信息章節傳遞的主要信息一頁報告傳遞的主要信息符合TOPS標準某個欄目傳遞的主要信息 T - Targeted to our audience瞄 準 觀 眾 O - Over- arching周 延 完 整 P - Powerful擲 地 有 聲 S - Supportable言 之 有 據 報告概述報告概述6.5.3 報告的特點您能用一句話介紹您的這本大作嗎您能用一句話介紹您的這本大作嗎? ?主題簡潔, 力求一句話表達6.5.3 報告的特點內容完整: 以MECE原則為檢驗標準相互之間具有排他性整體而言毫

31、無遺漏(不重疊)(不遺漏)M E C EMutually Exclusive Collectively Exhaustive(No overlaps) (No gaps) 6.5.3 報告的特點1.修理車頂的破洞 2.買新的車內地毯 3.寫報紙廣告稿 4.買新的頂燈 5.修理車身凹陷處 6.噴漆遮蓋銹斑7.寫后窗售車廣告 8.寫公告板的售車海報 9.將車內吸塵 賣舊車前的準備練習一6.5.3 報告的特點車體修理車內部打理準備廣告修理車頂破洞修理車身凹陷處噴漆遮蓋銹斑買新的車內地毯買新的頂燈將車內洗塵寫報紙廣告稿寫后窗售車廣告寫公告板的售車海報準備出售舊車練習一答案邏輯清晰 運用金字塔原理和ME

32、CE原則 注意每頁之間的連續性與內在邏輯關系 關注圖表的邏輯性6.5.3 報告的特點將文字轉化為圖表更令人印象深刻圖表盡量簡潔明了改進6.5.3 報告的特點使用不使用 簡單圖表 平面圖形 演示報告可適當使用動畫 使用動畫時圖形按照順時針順序出現 復雜圖表 立體圖形 圖表的陰影 多于5種顏色的圖示 動畫過于頻繁6.5.3 報告的特點圖表與標題相輔相成少而精每張圖表傳達一個明確信息格式簡單明了并且前后連貫清晰易讀成功的圖表成功的圖表都具備以下五項關鍵要素6.5.4 報告的結構報告的結構u標題頁標題頁u目錄目錄u執行摘要執行摘要u授權范圍授權范圍u程序程序u研究結果研究結果u結論結論u建議建議u附錄

33、附錄6.5.5 如何寫報告寫報告的方法如何寫出一份一篇好報告？常煩惱自己寫不出好的報告或者企劃書？其實寫作能力也是專業度的表現，如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知道該如何回應你的信息。以下列出12項原則，可以有效幫助你改善寫作技巧。寫報告的方法 知道你的目標是什么？在你寫作之前，先想想你的目標是什么？你要寫的是篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達5頁的報告？試著先回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情、或者要他們做什么？1寫報告的方法 列清單寫下所有你想要涵蓋的想法，可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法，反復推敲腦中的想法，可以幫

34、助你理清目標。2寫報告的方法 整理你的想法我們都有過在雜亂的抽屜里找東西的經驗，你很難在這種情況下找到你要的東西。同樣的，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。 你可以用一些方法來組織你的想法： 依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然后再寫 次重要的資訊； 依先后順序排列：描述一開始發生了什么，接著又發生 了什么 解決問題的模式：先解釋問題所在，再提出解決方法； 問答方式：先提出問題，再提出你的答案。3寫報告的方法4寫報告的方法 區隔重要論點每個段落開頭必須要有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。5寫報告的方法 善用標識記號或數字6如果你要列出或者討論一串事項，請用數

35、字或其他標識記號來排列。寫報告的方法 盡量使用簡短的語句一個句子涵蓋的字數最多不要超過12-15個字。根據美國新聞協會統計，讀者看懂15個字以內的句子的概率是90%，但是看懂8個字以內的句子，概率是100%。7寫報告的方法 用字精確一個句子涵蓋的字數最多不要超過12-15個字。像是“大的”、“小的”、“盡快”等這些詞都是語意模糊、不精確的，讀者對這些詞的解讀和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，請也對某些詞匯下明確的定義。8寫報告的方法 適當使用逗號、頓號將三個以上的事項用逗（頓）號隔開來。9寫報告的方法 避免贅字、贅詞沒必要用許多意思相同的詞來形容同一件事。1

36、0寫報告的方法11 要有結論你真的喜歡看沒有結局的電影或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會，讀者會想知道“最后的比數”是什么。文章最后的結論可以連接你所有的重點，加深讀者的印象。寫報告的方法12 進行最后的編輯將寫好的內容反復念幾次，甚至大聲地念給你朋友聽，看看他們是否能充分了解你想表達的意思，或者有哪些地方需要改進。好的報告需要反復的修改、潤色。多一份細心，就可以減少錯誤的發生，別讓小小的錯誤搞砸了一切。做完以上這些，再讓我們來打造你的版面結構吧！漂亮的版面、合理的結構會讓讀者更輕松地看完報告。報告的審核 查驗表 6.6.1 通告的含義通告的含義u制作并張貼通告，是用以告知員工制作并張貼通告

37、，是用以告知員工有關他們可能感興趣的某些事宜。有關他們可能感興趣的某些事宜。通過可用來支持或批注已發送給員通過可用來支持或批注已發送給員工的其他信息。工的其他信息。6.6.2 通告的特點通告的特點u通告不應該被用于批評或評論員工通告不應該被用于批評或評論員工個體，而應用來提供那些可能影響個體，而應用來提供那些可能影響到每個人的信息到每個人的信息u必須是與當前問題相關的，而且沒必須是與當前問題相關的，而且沒有失去失效，所以必須有人負責清有失去失效，所以必須有人負責清除那些不再適用的通告除那些不再適用的通告u通告不會觸犯任何人，而是試圖向通告不會觸犯任何人，而是試圖向大多數員工進行呼吁大多數員工進

38、行呼吁P97 P97 課堂練習課堂練習4 4 寫一份通告寫一份通告 6.7.1 企業內部刊物的含義企業內部刊物的含義u企業內部刊物是傳播企業信息的一企業內部刊物是傳播企業信息的一種方式。種方式。u它們由公司出版并分發給員工，通它們由公司出版并分發給員工，通常常1周或周或1月出版月出版1期，內容可能十分期，內容可能十分詳盡。詳盡。6.7.2 有效的企業內部刊物的特點有效的企業內部刊物的特點u有一個老齡員工專欄有一個老齡員工專欄u設置專注于員工事宜的版塊設置專注于員工事宜的版塊u關注運動及社交活動關注運動及社交活動u開辟杰出員工專欄開辟杰出員工專欄u設置討論專區設置討論專區u關注公司未來可能發生的

39、變化關注公司未來可能發生的變化u由組織支持的任何慈善事業的詳情由組織支持的任何慈善事業的詳情u關注一兩場比賽關注一兩場比賽課堂練習課堂練習美樂冷凍食品公司有則最新新聞：美樂冷凍食品公司有則最新新聞：Gary是配送部的一名叉車司機，他是配送部的一名叉車司機，他已婚并酷愛足球，周末的一場足球已婚并酷愛足球，周末的一場足球比賽上，他打入制勝一球，以比賽上，他打入制勝一球，以1:0擊擊敗了勁敵新銳食品公司的足球隊。敗了勁敵新銳食品公司的足球隊。并且，他把這個進球送給剛剛出生并且，他把這個進球送給剛剛出生的兒子的兒子Zen。他的兒子在周五降生。他的兒子在周五降生的，出生時的，出生時3.5公斤，非常健康。

40、對公斤，非常健康。對Gary來說，可謂雙喜臨門。來說，可謂雙喜臨門。請依次為企業內刊寫一篇時事通訊請依次為企業內刊寫一篇時事通訊參考答案：參考答案：美樂冷凍食品公司時事通訊美樂冷凍食品公司時事通訊月刊，月刊，2013年年3月，第三期月，第三期妻子順利產子，他攻入制勝一球妻子順利產子，他攻入制勝一球工作周里，工作周里，GaryGary是配送部的一名叉車是配送部的一名叉車司機，他已婚并酷愛足球。他的兒子司機，他已婚并酷愛足球。他的兒子周五在醫院順利降生，取名周五在醫院順利降生，取名ZenZen，體，體重重3.53.5公斤，非常健康。他們全家人公斤，非常健康。他們全家人都沉醉在第一個孩子到來的喜悅中。都沉醉在第一個孩子到來的喜悅中。 Gary Gary是公司足球隊的一員，恰好周是公司足球隊的一員，恰好周末有比賽。為了末有比賽。為了給出生不久的兒子給出生不久的兒子送上一份禮物，他在比賽中特別努送上一份禮物，他在比賽中特別努力，并在比賽中打入制勝一球，以力，并在比賽中打入制勝一球，以1:01:0擊敗了勁敵新銳食品公司的足球擊敗了勁敵新銳食品公司的足球隊。隊。 對于對于GaryGary來說，這真是一個難忘的來說，這真是一個難忘的周末！周末！P103 P103 課堂練習課堂練習5 5 寫一份你自己寫一份你自己的時事通訊的時事通訊考綱要求考綱要求u內部溝通文件內部溝通文