公司電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的電子檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：電子檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：涵蓋公司運營各個方面形成的電子文件，保證檔案內(nèi)容的全面性。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、丟失和損壞。5.便于利用原則：優(yōu)化電子檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司各部門及員工對檔案信息的需求。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司電子檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管和利用等工作。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的電子檔案管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳。6.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，確保相關(guān)電子檔案的及時收集和規(guī)范整理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和初步整理工作，并按照公司檔案管理要求及時移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門電子檔案管理工作，確保電子文件的真實、完整和及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的整理、審核和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司電子檔案管理制度，在工作中妥善保管個人形成的電子文件，確保文件的安全和完整。2.按照規(guī)定的流程和要求，及時將工作中產(chǎn)生的電子文件提交給本部門檔案管理人員進(jìn)行整理和歸檔。3.在需要查閱和使用電子檔案時，按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自復(fù)制、傳播和泄露檔案信息。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)活動中形成的電子數(shù)據(jù)，如銷售數(shù)據(jù)、財務(wù)報表、項目文檔、客戶信息等。3.公司內(nèi)部刊物、宣傳資料、大事記等資料。4.員工個人的重要工作成果，如工作總結(jié)、調(diào)研報告、技術(shù)方案等。5.其他具有保存價值的電子文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確電子文件的收集責(zé)任人，確保文件形成后及時收集，避免遺漏。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保長期可讀性和可用性。對于特殊格式的文件，應(yīng)同時保存相關(guān)的軟件或轉(zhuǎn)換工具。3.收集的電子文件應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、來源、密級等信息。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對電子文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，目錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與電子文件一一對應(yīng)。（四）整理方法1.分類：根據(jù)公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將電子文件分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、項目管理類等類別，再進(jìn)一步細(xì)分二級、三級類目。2.編號：按照分類順序為每份電子文件編制唯一的編號，編號可采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“XZGL20230101001”，其中“XZGL”表示行政管理類，“20230101”表示文件形成日期，“001”表示該類文件的順序號。3.著錄：對電子文件的題名、日期、作者、來源、密級、保管期限等信息進(jìn)行詳細(xì)著錄，錄入電子檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂：對于需要打印歸檔的電子文件，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的電子檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的電子文件，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員按照檔案管理部門的要求，填寫電子檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號、日期等信息。2.將電子檔案存儲介質(zhì)（如光盤、移動硬盤等）和電子檔案移交清單一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門接收人員對移交的電子檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。核對無誤后，在電子檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將電子檔案存儲到指定的存儲設(shè)備和位置。（三）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，如有差異應(yīng)進(jìn)行說明。2.電子檔案的存儲格式應(yīng)符合長期保存的要求，存儲介質(zhì)應(yīng)質(zhì)量可靠，無損壞、無病毒。3.歸檔的電子檔案應(yīng)具備完整的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一一對應(yīng)，便于檢索和利用。五、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備與環(huán)境1.采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。3.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，避免存儲設(shè)備受到物理損壞和環(huán)境因素的影響。4.建立存儲設(shè)備的使用記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)情況、故障處理等信息。（二）備份策略1.定期對電子檔案進(jìn)行全量備份，備份周期根據(jù)檔案的重要程度和變化頻率確定，一般為[X]天或[X]周。2.在全量備份的基礎(chǔ)上，采用增量備份方式，只備份自上次備份以來發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，提高備份效率。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲或云存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定電子檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的電子檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財務(wù)報表、重大項目文檔等。3.長期保管的電子檔案保管期限一般為[X]年，包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)合同等。4.短期保管的電子檔案保管期限一般為[X]年，如臨時性通知、一般性報表等。5.定期對超過保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全性和有效性。（四）安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)和教育。2.采取技術(shù)手段保障電子檔案的安全，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲、防火墻等，防止電子檔案被非法訪問、篡改和泄露。3.對電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案信息。根據(jù)工作需要，設(shè)定不同的訪問級別，如只讀、可編輯等。4.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。5.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生安全事故時能夠迅速采取措施，減少損失，并及時向上級報告。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保電子檔案信息不被泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。2.按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行檔案利用，保證利用行為的合法性和合規(guī)性。3.以服務(wù)公司工作為宗旨，提高檔案利用效率，滿足公司各部門及員工對檔案信息的需求。（二）利用流程1.申請人填寫電子檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.將申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見，對符合利用條件的電子檔案進(jìn)行提供，并做好利用記錄。4.申請人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所借電子檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。（三）利用方式1.查閱：申請人可在檔案管理部門指定的場所查閱電子檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)。2.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)審批同意后，申請人可對電子檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)采用規(guī)范的方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.借閱：對于重要或涉密的電子檔案，可采用借閱方式。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案利用記錄臺賬，詳細(xì)記錄利用申請人姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、編號、利用方式、歸還時間等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與電子檔案保管期限一致，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對電子檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保管期限、價值等進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管現(xiàn)狀等因素，綜合判斷檔案的價值和保管期限是否合理。3.對于經(jīng)過鑒定確無保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案鑒定銷毀審批表，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、形成時間、鑒定理由等信息。（二）銷毀審批1.電子檔案鑒定銷毀審批表經(jīng)鑒定小組組長簽字后，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，簽署意見。3.對于重要或涉及敏感信息的電子檔案銷毀，需報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀實施1.經(jīng)審批同意銷毀的電子檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。2.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲介質(zhì)等，確保檔案信息無