1、 跟單員崗位職責，操作流程指南 2011.09VERSION 12014.08version 2 revised 第一部分跟單員操作流程指南跟單員要求有責任心，有緊迫感，有大局觀；工作準確、徹底；吃苦耐勞，有奉獻精神。狀態要穩定。跟單工作大致可分為三大塊。內容平行交錯，時間齊頭并進，關系銜接緊密。任何一項延誤都會拖累交期。 一面、輔料籌備: 報價-打樣-確認-訂購-分發二樣衣籌備: 打樣-確認-意見跟進-封樣-傳達三客戶服務、文件資料籌備和大貨生產管理：訂單跟進服務-生產通知單(面,輔料卡)籌備-大貨生產安排,跟進,驗貨,出貨(含船務,文件)一. 面、輔料籌備1. 建立文件分類夾得到訂單后，首

2、先每單建立獨立文件分類夾，標明款號或訂單號，方便查找。原則上每單一個文件分類夾。2. 繕制售貨確認書和訂單數量統計表,并生產主管并存入相應訂單文件夾。F:K diskorder management經典表格訂單數量統計表2014-02-22.xlsF:K diskorder management經典表格售貨確認書.xlsx3. 讀資料提問并建表仔細閱讀資料并結合樣衣理解客戶訂單要求，并提問。所有問題必須一次性提出。盡量分單提問，即一個訂單一封郵件。因為客戶大多分單管理郵件。兩天內做出面料計劃表和輔料計劃表，物料明細單。并將物料明細單與工廠共享，并在此表持續更新物料進度。一定要結合樣衣多看資料。

3、記住做的衣服，不是文件。反復檢查計劃表，謹防遺漏物料。各種表格必須交叉檢查，以減少失誤。F:K diskorder management經典表格輔料計劃表法國單.xlsF:K diskorder management經典表格面料計劃表.xls4. 安排物料詢價、打樣-接到訂單兩天內安排面、輔料，繡、印花詢價并打樣；使用面料打樣單和輔料打樣單、面料報價表、輔料報價表，并做登記。至少找兩家供應商詢價，打樣。比較面、輔料價格、質量，交期后，擇優選用供應商。F:K diskorder management經典表格面料打樣單.docxF:K diskorder management經典表格輔料打樣單.d

4、ocxF:K diskorder management經典表格面料標準報價表.xlsxF:K diskorder management經典表格輔料標準報價表.xls-物料價格核對得到報價后將實際物料價格與接單時成本表比對，及時向主管或經理反饋信息、意見和建議。將物料價格控制在成本核算范圍內。-打樣確認的時間表接到訂單15天內完成面料確認（包括色樣，品質布等）。接到訂單15天內完成輔料確認。通常訂單，接到訂單35天內所有物料到齊工廠，產前樣確認，生產資料備齊。達到開工狀態。5.面料一般要做色小樣（LAB-DIPS）,品質布樣（QUALITY SWATCH）. 滿印布料和色織布一般做手刮樣（HAN

5、DLOOM）. 為方便管理，假毛，羅紋，棉花等物料亦劃歸面料部份控制。 -色小樣用于客戶確認顏色，耗時約3天。超時必須催促。色小樣可根據PANTONE色號來打樣，也有客戶提供布塊作標準色。要求顏色正確。供應商提供一式3份-品質布用于客戶確認品質，耗時約1-3天，超時必須催促。要求品質正確。供應商提供一式3份。-手刮樣用于確認花型，顏色和品質。耗時約7天。超時必須催促要求供應商做一式3份。要求品質，顏色均正確。6. 輔料通常要提供：拉鏈，扣子，織帶，繩子，嘜頭（主嘜，洗水成份嘜，裝飾嘜等），掛牌等樣品給客戶確認。根據客戶的要求，可能會有不同，要靈活處理。-輔料打樣所需時間不等。織嘜約3天，印嘜約

6、2天，開模金屬件（四合扣，工字扣，拉頭，金屬章等）約7天，染色織帶約5天，化纖織帶約3天。要求品質，顏色正確。-開模件，通常要先發開模電子稿給客戶確認，再開模。數量大的開模件，不應支付開模費。數量較小，也要與供應商交涉，爭取省掉開模費。-拉鏈是系輔料中價值高，要求嚴格，至關重要的物料。必須按拉鏈操作規程訂購。通常提供品質樣拉鏈，和色樣碼帶給客戶確認。-印、繡每次打樣數量6個。嘜頭、掛牌最少15個。拉鏈3條。扣子、汽眼、撞釘50套。7.寄樣：-收到物料樣品，先判斷能否寄出。合格品當日寄出；不合格品不能寄出，當日安排重做。-判斷標準：色小樣：顏色90%以下接近為合格（或4級以上色差，使用燈箱和灰度

7、卡判定）品質布（手括樣）：參數正確（包括紗支密度，克重，后整處理，涂層類別等），外觀良好，手感正確，視為合格。工具可使用照布鏡，刻盤，電子稱。 -色小樣和品質布通常一式3份，其中兩份寄客戶，一份留底。如客衣有特殊樣卡格式，則粘貼于其樣卡。否則，粘貼于本公司樣卡上。樣卡分為色小樣確認卡，品質布確認卡，輔料確認卡。如何填寫確認卡色小樣確認卡：尺寸：每塊色小樣不小于3X3CM. 必須填寫項目：客戶及聯系名稱（有時會填寫國外最終客戶的名稱和聯系人），日期，訂單號（或款號），英文顏色名，PANTONE色號，布料的成份，名稱，參數規格，寄樣的次數，色小樣上要編號以防寄樣途中從卡上滑落混淆。品質布確認卡：尺

8、寸：最小要達到刻盤刻圓之需要。必須填寫項目：客戶及聯系名稱（有時會填寫國外最終客戶的名稱和聯系人），日期，訂單號（或款號），客戶對此布料的特有編號，布料的成份，名稱，參數規格（包括紗支密度，克重，后整處理，涂層類別等），寄樣的次數，如有多種品質供選擇，則要編號以防寄樣途中滑落混淆。輔料確認卡：數量：每種物料最少1個。必須填寫項目：客戶及聯系名稱（有時會填寫國外最終客戶的名稱和聯系人），日期，訂單號（或款號），客戶對此輔料的特有編號，寫明請客戶確認的項目（如請只確認品質，或者請確認品質和顏色及尺寸大小），輔料名稱，寄樣的次數，如有多種品質供選擇，則要編號以防寄樣途中滑落混淆。留底的卡上要標上物料

9、的供應商名稱，以防混淆。附樣卡填寫模版供參考。 -每個客戶開立一個物料夾，并將留底存入其中。存檔期為三年，以便翻單使用。所有寄出的物料均需留底，以備訂購大貨時使用。留底的物料至少有兩個（訂購大貨時返給供應商一個，自己留存一個用于核對大貨品質）。繡花，印花至少留存三個（返給繡、印花廠一個做大貨生產參照，給辦公廠一個用于核對大貨，給QC一個用于檢查大貨準確性，自己留存一個核對品質，顏色）。切記不可偷懶疏忽，否則后期訂購大貨物料及大貨生產風險巨大。8. 確認-意見催促。通常寄樣后7天即可催促意見。-客戶回復意見后，必須將意見批注在留存的面、輔樣品卡上，以方便查詢。批注格式為；“意見內容”-“日期”-

10、“給意見的方式”，舉例：“確認紅色A-2014-08-06 EMAIL”“四合扣顏色應為古銀色，其余OK”2014-05-06 FAX”-如物料被拒絕，當日內安排重打樣品。9. 物料訂購-布料顏色、品質等確認后即可根據版房提供的耗料訂購大貨。-輔料品質、顏色確認后即可根據版房提供的耗料訂購大貨。（部份輔料需要計算耗料）-訂購時機：通常為減少資金占壓和防范風險，可在訂購面料大貨時一并訂購輔料但如果輔料的生產周期較長則必須盡早訂購。-制作訂購合同或訂購單（布料一般用合同，輔料用訂購單）。訂購合同或訂購單中必須要求供應商在大貨外包裝上標明訂單號或款號。寫明發貨地址。要求供應商向辦公室提供大貨樣（產前

11、樣）。棉布合同中必須要求供應商提供“匹頭樣”。合同和訂購單統一存放于相應文件夾中。合同和訂購單必須交叉檢查。-物料生產周期有胚布的常規化纖染色布生產周期約為10天+運輸5天有胚布的常規棉染色布生產周期約為10天+運輸5天有胚布的常規交織染色布生產周期約為10天+運輸5天需要訂織胚布的化纖、棉、交織布生產周期約為織布30天+染色10天左右色織布的生產周期約為25-30天，請提前預留足夠時間。普通化纖棉生產周期為2-3天羅紋生產周期5-7天常規拉鏈交期為7天+運輸5天左右，四合扣、工字扣7天+運輸5天，棉染色織帶10天+5天，化纖織帶7天+運輸5天左右。織嘜3天，印嘜、貼紙2天，掛牌7-10天.開

12、模件交期為開模7天+生產3天+運輸5天客戶指定的輔料供應商交期較長，特別是香港的輔料商約15至20天，請提前預留足夠時間。指定的拉鏈商（例如CMZ拉鏈），約20-30天。請提前預留足夠時間。附合同和訂購單樣本10. 物料催促、分發-催促所有的物料無論是打樣，還是做大貨，訂立合同和訂購單后，都必須要追蹤，催促，切忌放任自流，不聞不問訂立合同和訂購單后兩到三天，即可催促，以防止供應商漏安排。其后可視具體情況靈活追蹤，確保物料準時回廠。-發貨收到大貨樣（產前樣），與確認樣品核對無誤后，安排發貨。如發貨地址有變，應及時通知供應商。所有大貨發貨前必須先確認大貨樣，以確保質量。必要時還要從到廠大貨中抽樣檢

13、驗。每個供應商每季度至少隨機抽查一次。要求供應商必須在物料外包裝上印、貼、寫上標準嘜頭，見附件。如漏標嘜頭，必須與其溝通補上。底限要求為標明訂單號（款號）。至少提前一天將物料的貨運信息通知庫管，以便做好收貨準備。杜絕貨到后無訂單號，無人認領，無法入庫。-分發物料到加工廠發料前先前面、輔料卡交至庫房作參考。發料時必須填寫發料清單并讓加工廠收料清點后回傳。提前至少一天將發料清單通知庫管。三日內追加工廠簽回發料清單。如物料有多余，盡量留在庫房或多裁溢裝出貨，視情況而定。在預定的發料日之前追齊各種物料。盡量一次性發齊物料，減少加工廠往返取料的工作量，不可漏發，誤發，多發。-補料如工廠要求補料，不可不問

14、究竟，一味答應。而應查明原因，視情況靈活應對。11. 關于物料訂購的特別提示-梭織布料訂購時必須要敲定幅寬。-針織布料訂購時必須要敲定克重。-棉布訂購時要求寄“匹頭樣”。-如客戶要求測試，則在訂購時要書面說明測試項目及要求。-撞釘訂購時要附上布料，以避免腳長度不合適。-四合扣，工字扣，汽眼訂購時要書面要求膠墊圈。-紙箱，膠袋訂購前必須用實際衣服測試尺寸，盡量避免憑經驗訂購。-紙箱訂購時要寫書面要求上、下墊板-童裝拉鏈訂購時要考慮安全因素，不能有尖銳物件。-鮮艷織帶、繩,扣必須測試色牢度，謹防與衣服交叉染色。-印花必須測試牢度，用膠布粘，看會不會掉字。檢查字母是否正確，完整。-貼布繡花要查看布邊

15、是否爆口。檢查字母是否正確，完整。-印、繡花必須先做大貨樣片確認顏色和定位后方可開大貨。-洗水服裝上用的印嘜必須先測試牢度。-洗水服裝上的印、繡花要蒙透明塑料膜作保護。-要求備用扣（SPARE BUTTON)的訂單，不能漏訂。-尼龍拉鏈做互拼互換使用時風險很大，訂貨時要特別注明。最好建議客戶用樹脂拉鏈代替尼龍拉鏈。12.訂單進度核對每周五填好ORDER PROGRESS SHEET(OPS)發給主管和經理，每周六與經理或主管對單。F:K disk der management經典表格Order progress sheet.xls13. 如訂單面、輔半需做實驗室測試，則應提前安排。所有物料都必

16、須提前催促進度，確認后使用。二樣衣籌備1.樣衣安排收到訂單兩天內安排頭樣（COUNTER SAMPLE/PROTO-SAMPLE）打樣。做樣板制作通知單交版房主管。翻譯客戶技術資料含尺寸表交版師。備齊樣衣所需面、輔料交版房主管。要求資料清楚，指示明確，內容正確。（小提示：通常頭樣要求外觀漂亮，面料品質正確，輔料可以代用，做上繡、印花。當然不可一概而論，請以客戶實際要求為準。）如技術部門對資料有疑問，必須立即解答。如無法解答，則盡快聯系客戶求解。F:K diskorder management經典表格231057 樣板制作通知單.xls2. 資料交接登記做好資料交接登記，避免相互扯皮。使用資料交

17、接登記簿。F:K diskorder management經典表格資料交接登記表.xls3. 打樣用的面、輔料籌備。可在公司庫房中查找，亦可在供應商處征樣。物料3天內到位。盡量一次備齊裝入單獨塑料袋，每款一袋交樣版房主管。物料要備齊，避免出現停工待料，窩工現象。如需外發打樣，附上資料寄往外協廠。4.樣品時間表接到訂單7天內交出頭樣（COUNTER SAMPLE/PROTO-SAMPLE)。15天交出尺碼樣(SIZE SET SAMPLE)。25天交出產前樣(PPS)5. 意見講解。打樣開始前給樣工現場講解客戶前次意見。6.催樣資料和物料備齊后追版房主管要樣衣計劃，追版師要紙樣，追樣工裁布。不可

18、放任自流。7.繡、印花如樣衣有繡、印花要求，版師做好紙樣后，第一時間裁片去繡、印花。隨片附定位版，正確繡、印花樣片。并及時追回。8.寄樣樣衣制作好，檢查無誤后方可寄出。要求包裝平整，美觀大方。以期給客戶留下良好第一印象。-量尺寸，作記錄。如客戶有專用表格，則在表格中記錄。否則在尺寸表上作記錄。超出公差，必須修改后寄出。填寫方法如附件。-查意見。對照客戶前次意見，逐條核對。如樣衣漏改意見，必須修改后寄出。-做CHECKING LIST.將查樣意見在CHECK LIST 中寫明。填寫方法如附件。-填掛牌。如無客戶專用掛牌，則用公司標準掛牌。填寫方法如附件。9. 照相辦，廣告樣，測試樣同樣操作。測試

19、樣要寫明是否使用專用物料。10. 意見追蹤樣衣寄出5天后，即可追蹤客戶評語。11.意見反饋收到客戶意見1天內，翻譯交回版師，并講解。如技術部門對意見有疑問，必須立即解答。如無法解答，則盡快聯系客戶求解。12.大貨開工前將全套紙樣、嘜架圖與“產前樣衣”一同交付工廠。3 客戶服務、文件資料籌備和大貨生產管理跟單是一項服務工作，要求服務熱忱，全心全意，有理有節。嚴禁與客戶爭吵，正面沖突。1. 客戶服務-收到訂單后積極溝通，良好服務。做好訂單跟進，銜接和客戶服務工作。-當日郵件當日回復。如當日無法得到客戶想要的結果，則應回郵件說明原因。-服務不可敷衍，只要不涉及增加成本的要求，應盡量滿足客戶。-用不懈

20、努力和周到的服務，在客戶心中，建立信任感，依賴感。-為客戶多想一點，多做一點，減少客戶的工作量。-為新員工提供力所能及之幫助（如有需要）。2.報價-具體的報價工作可以從四個方便入手，用量核算單價核算其他項 包含成衣加工費印繡花單價運輸成本及雜費損耗利潤率傭金-用量的核算需要根據客人要求的資料進行，可以分為面料部分及輔料部分面料部分請將尺寸表翻譯好交板房紙樣師傅核算單件用量，具體包括：面料 里料 填充物 襯布，同時業務人員需要告知紙樣師傅以下兩個重要的信息面料種類是否有彈性 面料幅寬 成衣是否需要洗水（如是特別的洗水方法要告知）輔料部分請根據客人資料或者客人原樣進行核算，車線由加工廠自行提供，報

21、價可以不用核算。-單價核算需要在當季節的最新價格上做一定的上調，請注意區分特殊面輔料及普通面輔料。-特殊的面輔料單價的來源可以通過詢問合作的供應商來獲取，請注意在詢價時務必詢問至少三家以上進行對比，如果客戶提供了品質樣的話，跟單人員需要將品質樣寄往供應商詢價，從而獲取更為精準的價格。普通常用的面輔料可以根據以往購買的價格來進行核算。-成衣加工費，根據款式的復雜程度及市場情況進行定價，在不清楚加工費的情況下可以向業務部經理或者生產經理進行詢問。印繡花費用，根據實際情況由相應的供應商提供價格運輸成本及雜費需要根據款式的復雜程度及實際的交貨地點進行核算-損耗是指每一種面輔料的損耗。如面料分為普通面料

22、及特殊面料（有彈力或者品種特殊），普通面料損耗按照3%核算，特殊面料按照5%核算輔料除了五金扣件（四合扣 氣眼等）、松緊帶（帶彈力的輔料）損耗按照10%核算以外，其余所有按照3%核算-利潤率及傭金需要根據不同客人及不同的款式來進行核算3.生產資料籌備-根據客戶訂單資料（TECH-PACK),樣衣，意見評語制作大貨生產通知單，面料卡、輔料卡。邊跟單邊制作資料，不能等到最后時刻臨時趕工。如新客戶的包裝說明表延誤，要盡快追回并發工廠。-大貨生產通知單包括以下內容：款式圖片面單文件清單及 FILL數量、顏色搭配表工藝單款式圖尺寸表測量圖示拉鏈及輔料長度對應表羽絨及手塞棉用量表客戶所有往來意見、評語（含

23、頭樣，尺碼樣，產前樣、照相樣等）物料明細表（含面、輔料卡）包裝說明表樣衣（產前樣或黃扣封樣，照相樣等）附樣本-做生產單的幾個小提示童裝拉繩一般要后中固定，外露外邊不超過14CM.四合扣，工字扣要加膠墊圈。汽眼要加膠墊圈和墊布。車針織布要用9號圓頭針。前中1號部位不能接線。標明針距洗水服裝做版前要先測試大貨布縮率。洗水服裝上的印嘜應先測試牢度，并裝袋車縫。洗水服裝洗水前要先用白布包拉頭。洗水時腰袋，帽子等獨立部件要裝網袋分尺碼洗，以防混碼。洗水服裝先小批量（20件左右）洗水測試好顏色，尺寸后方可大批洗水。印、繡花大貨生產時必須隨裁片提供：正確樣衣或樣片，定位版。印、繡花必須先做大貨樣片確認顏色和

24、定位后方可開大貨。車羽絨服必須用進口圓頭針，并經常更換，以防漏絨。羅紋上打四合扣時,沖孔不能太大.否則會破洞.4.大貨生產管理-提前與生產主管溝通，在物料回廠前，預排工廠。并發料給指定工廠。-前期打樣確認一定要抓緊時間，為工廠大貨生產留夠時間。至少45天生產時間。-準時備齊所有物料，配合服裝加工廠大貨生產工作，做好物料保障工作。-與服裝加工廠簽訂加工合同。在合同中加入物料損耗條款。與加工廠確定面、輔料耗料，不能超耗。附樣本-協調并催促外協繡、印花廠，洗水廠進度，確保服裝廠不窩工。必要時親自下工廠督促。-協助解決服裝廠生產過程中出現的各種問題。-如果服裝廠再次外發，還要負責確保外發廠資料和樣衣的

25、正確性。-訂單領料后即開始催促生產進度，并在生產進度表作記錄。如生產進度明顯異常，應及時向經理報告。附樣本-根據實際服裝訂購包裝物料：膠袋，紙箱，貼紙、等。常用包裝物料要提發回工廠，例如：掛牌，膠針，防潮珠，拷貝紙，封品膠布等-提前做好包裝說明表和預計裝箱單并發給工廠。附樣本-協助管控貨品質量。外協廠之貨品未通過驗貨，不能送回。-與客戶銜接好初期，中期和尾期驗貨工作。按客戶規定提前預訂驗貨，安排好驗貨員行程，銜接工廠備妥貨品，協助做好驗貨員的接待工作。QC陪同客戶驗貨。如有需要跟單員也應陪同客戶驗貨員前往工廠驗貨。-按要求提前備好船樣。除寄客戶外，辦公室要求每色一件，以備參展使用。-訂單生產完

26、成后，收回完工報料單，收回剩余面、輔料及未出貨之正、次品服裝和紙樣，鈕扣模具。收回參照之樣衣。QC負責在裁床處登記開裁數量，并據此核算加工廠應退之物料數量。退回之物料返回金笛廠。由金笛廠庫管員負責清點，布料要剪樣登記。物料未退回，不能支付加工費。附樣本5.運輸、船務、文件工作-FOB訂單，提前在客戶處索要指定貨代信息。-提前10天向指定貨代訂艙。分為在網上訂艙和郵件訂艙兩種。詳見各客戶MANUAL.提前取得進倉通知單。附樣本-出貨時提前安排內陸運輸，直至安全進倉。提供運輸公司如下文件，可隨貨交司機。進倉通知單隨車清單或貨物明細單驗貨報告-出貨的同時，向單證部提供以下資料，請其寄報關資料。如客戶

27、對單證格式有特殊要求，要提前告知。進倉通知單包含：毛重、凈重、體積、箱數、件數裝箱單訂單信息包括：中英文品名，單價，品牌，填料成份、成交條款，收匯條款等信息-空運貨物一般要提供隨機清關資料。包括：正本發票，裝箱單，原產地證（C/O）等。-如遇到有特殊要求客戶，單證部無法獨立操作時，應自行做好發票、裝箱單等文件并與貨代銜接。積極主動追回信用證中要求的特殊文件，如客檢證書（I/C)，公證行測試報告等，以便避免影響交單時間。-根據客戶的文件操作指南確認提單、空運單。-及時追回正本提單（B/L）及空運單（AIRWAY BILL)。空運單亦要追回正本SHIPPER 聯。-非信用證及D/P項下的訂單，需要自行寄單收匯。寄文件要求簽回單。附樣本-催促收匯。-做好訂單事后成本核算和記錄工作。采購合同統一存放。出貨后在出貨訂單登記簿中登記訂單詳情。附樣本第二部分跟單員崗位職責跟單主管崗位職責報價根據客戶資料要求報價，具體的報價工作可以從四個方便入手：用量核算單價核算其他項 包含成衣加工費印繡花單價運輸成本及雜費損耗利潤率傭金樣品開發樣品開發需要根據客