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文檔簡介
企業it采購管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司IT采購管理流程,確保采購活動的合法性、規范性、合理性和效益性,保障公司信息技術系統的穩定運行和有效應用,滿足公司業務發展對IT資源的需求。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及IT設備、軟件、服務等采購相關的活動,包括但不限于電腦、服務器、網絡設備、辦公軟件、信息安全系統及相關外包服務等。3.基本原則合法性原則:嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求進行采購活動。規范性原則:建立標準化、規范化的采購流程,確保采購過程透明、嚴謹。效益性原則:在滿足公司業務需求的前提下,合理控制采購成本,追求采購效益最大化。公平公正原則:對待所有供應商一視同仁,通過公平競爭選擇優質供應商,保證采購結果的公正性。采購需求規劃與審批1.需求發起各部門根據業務發展需要,填寫《IT采購需求申請表》,詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、預算、技術要求、預期使用時間等信息,并經部門負責人簽字確認。對于涉及跨部門合作的IT采購需求,由牽頭部門負責協調各方需求,匯總后填寫申請表。2.需求評估IT部門收到采購需求申請表后,對需求的合理性、必要性以及與公司整體IT戰略的契合度進行評估。評估內容包括但不限于現有IT資源狀況、技術可行性、業務影響、成本效益等方面。對于復雜或重大的采購需求,可組織相關技術專家、業務骨干進行聯合評審。3.預算審核財務部門對采購需求的預算進行審核,確保預算的合理性和資金安排的可行性。根據公司年度預算計劃和資金狀況,對超預算或預算不合理的采購需求提出調整建議或不予批準。4.審批流程小額采購(預算金額在[X]元以下):經部門負責人審批后,報IT部門備案即可執行采購。一般采購(預算金額在[X][X]元之間):需依次經部門負責人、IT部門負責人、財務部門負責人審批同意后實施采購。大額采購(預算金額在[X]元以上):除上述審批環節外,還需提交公司分管領導或總經理審批。供應商管理1.供應商選擇建立供應商庫:IT部門定期收集、整理供應商信息,建立公司IT采購供應商庫,內容包括供應商基本情況、經營范圍、產品或服務介紹、價格水平、服務質量、信用記錄等。供應商篩選:根據采購需求,從供應商庫中篩選出符合條件的潛在供應商。對于新的供應商,通過市場調研、同行推薦、招標邀請等方式進行拓展,并對其進行資質審核和實地考察。評估與選擇:組織相關人員對潛在供應商進行綜合評估,評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、技術支持能力等。根據評估結果,選擇最優供應商,必要時可采用招標、競爭性談判等方式確定合作供應商。2.供應商準入新供應商需提交營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證(或三證合一營業執照)、法定代表人身份證明、授權委托書、資質證書、業績證明等相關資料,經審核合格后進入公司供應商庫。對于初次合作的重要供應商,要求其提供產品樣品進行測試和試用,測試合格后方可正式納入采購合作范圍。3.供應商考核建立考核指標體系:制定供應商考核指標,包括產品質量、交貨及時性、售后服務響應速度、價格合理性、合作配合度等方面,明確各項指標的權重和評分標準。定期考核:IT部門會同相關使用部門定期(每季度或每半年)對供應商進行考核評分。考核方式包括數據分析、現場檢查、用戶反饋收集等。考核結果應用:根據考核結果,對優秀供應商給予更多合作機會、優先付款等獎勵;對不合格供應商發出書面整改通知,要求限期整改;多次考核不合格的供應商,予以淘汰,不再列入公司供應商庫。4.供應商關系管理與供應商保持密切溝通,定期召開供應商會議,及時了解產品供應、服務質量等方面的情況,反饋公司需求和意見,共同探討合作中存在的問題及解決方案。建立供應商投訴處理機制,對于供應商的投訴和問題,及時受理并協調解決,維護良好的合作關系。采購流程1.采購申請審批通過后IT部門采購專員根據已審批的《IT采購需求申請表》,制定詳細的采購計劃,明確采購方式、采購時間節點、采購責任人等信息。2.采購方式選擇集中采購:對于公司通用的IT設備、軟件等,經評估適合集中采購的,由IT部門統一組織采購,以獲得規模采購優勢,降低采購成本。分散采購:對于各部門個性化的IT采購需求,由各部門自行負責采購,但需遵循本制度的相關規定和流程。招標采購:對于金額較大、技術復雜、競爭充分的采購項目,采用招標方式進行采購。通過發布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環節,選擇最優供應商和采購方案。競爭性談判采購:適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求的等情形。通過與不少于三家供應商進行談判,確定成交供應商。單一來源采購:符合只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情形的,經公司相關審批程序后,可采用單一來源采購方式,與唯一供應商進行采購談判。3.采購文件編制根據采購方式和采購需求,編制相應的采購文件,如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、價格要求、交貨期、售后服務等內容。對于涉及技術復雜或專業性較強的采購項目,可邀請技術專家參與采購文件的編制和審核,確保采購文件的準確性和合理性。4.發布采購信息通過公司內部網站、外部采購平臺、行業媒體等渠道發布采購信息,邀請潛在供應商參與投標、報價或談判。對于招標采購項目,發布招標公告的媒介應符合國家相關規定,確保招標信息的公開、公平、公正。5.供應商響應供應商在規定時間內提交投標文件、報價單或談判響應文件,內容包括產品或服務方案、價格、交貨期、售后服務承諾等。IT部門采購專員對供應商的響應文件進行接收、登記和初步審查,篩選出符合要求的供應商進入后續評審環節。6.評審與確定供應商評標小組或談判小組:根據采購項目的性質和復雜程度,組建由IT部門、使用部門、財務部門等相關人員組成的評標小組或談判小組,負責對供應商的響應文件進行評審和談判。評審內容:對供應商的技術方案、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評審,比較各供應商的優勢和劣勢,按照事先確定的評審標準進行評分或排序。確定供應商:根據評審結果,確定成交供應商,并向其發出中標通知書或成交通知書。對于未中標的供應商,應及時通知其結果,并說明原因。7.合同簽訂采購專員與成交供應商簽訂采購合同,明確雙方的權利和義務,包括采購項目的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。采購合同簽訂前,需經法務部門審核,確保合同的合法性和有效性。審核通過后,由雙方授權代表簽字蓋章生效。8.采購驗收驗收準備:在采購項目到貨前,采購專員應通知使用部門、IT部門等相關人員做好驗收準備工作,包括制定驗收方案、準備驗收工具和文檔等。到貨驗收:采購項目到貨時,由采購專員組織相關人員按照合同要求進行到貨驗收。驗收內容包括產品的規格、型號、數量、外觀、質量等方面。對于需要安裝調試的設備或軟件,應在安裝調試完成后進行功能測試和性能驗收。驗收報告:驗收合格后,驗收人員應填寫《IT采購驗收報告》,詳細記錄驗收情況,包括驗收項目、驗收標準、驗收結果等內容,并簽字確認。驗收報告作為支付貨款的重要依據。采購預算與付款管理1.采購預算執行采購活動應嚴格按照經審批的采購預算執行,不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算,應按照預算審批流程重新進行申請和審批。IT部門采購專員應定期對采購預算執行情況進行跟蹤和分析,及時發現并解決預算執行過程中出現的問題,確保采購項目在預算范圍內順利完成。2.付款管理采購合同簽訂后,財務部門根據合同約定的付款方式和付款時間節點,及時安排資金支付。付款前,采購專員應提交《IT采購付款申請表》及相關證明文件(如發票、驗收報告、合同副本等),經財務部門審核無誤后,報相關領導審批。對于貨到付款的采購項目,在收到供應商提供的發票和驗收合格報告后,按照合同約定及時支付貨款;對于預付款項的采購項目,應在確保供應商能夠按時履行合同義務的前提下,按照合同約定的比例支付預付款;對于分期付款的采購項目,應嚴格按照合同約定的付款期限和金額進行支付。采購風險管理1.風險識別與評估建立IT采購風險識別與評估機制,定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估,包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、資金風險等。采用定性與定量相結合的方法,對識別出的風險進行分析和評估,確定風險的等級和影響程度,為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施市場風險應對:關注市場動態,及時了解IT產品和服務的價格波動、技術發展趨勢等信息,合理安排采購時機,通過與多個供應商建立合作關系、采用靈活的采購策略等方式降低市場風險。供應商風險應對:加強對供應商的管理和監督,建立供應商信用評估體系,定期對供應商進行考核和評價。對于重要供應商,可要求其提供履約保證金或購買商業保險,以降低供應商違約風險。質量風險應對:在采購合同中明確質量標準和驗收條款,加強到貨驗收和質量檢驗工作。對于質量不合格的產品或服務,嚴格按照合同約定要求供應商進行整改或退換貨,確保采購產品和服務符合公司要求。合同風險應對:合同簽訂前,由法務部門對合同條款進行審核,確保合同的合法性、完整性和嚴謹性。在合同履行過程中,加強合同執行情況的跟蹤和監督,及時發現并解決合同履行過程中出現的問題,防范合同糾紛風險。資金風險應對:合理安排采購資金,確保資金的及時到位和安全使用。加強資金預算管理,嚴格控制采購付款進度,防范資金短缺或資金挪用等風險。監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對IT采購活動進行監督檢查,重點審查采購流程的合規性、采購文件的規范性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等。對于監督檢查中發現的問題,及時提出整改意見和建議,并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規定的行為,按照公司相關規定進行嚴肅處理。2.采購績效評估建立IT采購績效評估體系,定期(每年度)
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