公司商品采購管理制度一、總則1.目的為規范公司商品采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保證公司商品質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有商品采購活動，包括但不限于原材料、零部件、辦公用品、設備、服務等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。質量優先原則：確保所采購商品的質量符合公司要求和相關標準。成本控制原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責1.采購部門采購部是公司商品采購的執行部門，負責具體采購業務的實施。采購部職責制定采購計劃和預算，根據公司需求和市場情況，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估供應商，建立和維護供應商檔案。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。2.需求部門各需求部門負責提出商品采購需求，明確采購商品的規格、型號、數量、質量要求等。協助采購部進行供應商評估和選擇，參與采購合同的評審。負責驗收所采購的商品，確保商品符合需求。3.審批部門根據采購金額的大小，分別由不同層級的領導進行審批。審批職責：對采購申請、采購合同等進行審核，確保采購行為符合公司規定和利益。三、采購流程1.采購申請需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購商品的名稱、規格、型號、數量、需求日期、用途等信息。將《采購申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人審核通過后，簽字確認并提交給采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，根據采購金額進行分類。對于小額采購（金額在[X]元以下），由采購部經理審批。對于中額采購（金額在[X]元至[X]元之間），由分管采購的副總經理審批。對于大額采購（金額在[X]元以上），由總經理審批。3.供應商選擇與評估采購部根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估表》。根據評估結果，建立合格供應商名錄，優先選擇名錄中的供應商進行采購。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應商進行商務談判，就采購商品的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行協商。談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。將采購合同提交給法務部門審核，確保合同條款合法合規。合同審核通過后，由采購部經理、分管采購的副總經理、總經理依次簽字蓋章，與供應商簽訂合同。5.采購訂單下達采購部根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購商品的具體信息、交貨時間、交貨地點等。將《采購訂單》發送給供應商，并要求供應商簽字確認。6.采購跟蹤與催貨采購部定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解商品生產進度、發貨情況等。如發現供應商未能按時交貨或出現其他問題，及時與供應商協商解決，并采取相應的催貨措施。7.到貨驗收商品到貨前，采購部通知需求部門做好驗收準備。需求部門按照合同要求和相關標準對到貨商品進行驗收，填寫《驗收單》。驗收合格的商品，辦理入庫手續；驗收不合格的商品，及時與供應商溝通，要求供應商換貨、補貨或退貨。8.付款結算采購部根據合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發票、驗收單等相關憑證。將《付款申請單》提交給財務部門審核。財務部門審核通過后，按照公司財務制度進行付款結算。四、采購預算管理1.預算編制采購部每年年底根據公司下一年度的經營計劃和業務需求，編制采購預算草案。采購預算草案應包括采購項目、采購數量、采購金額、采購時間等詳細信息。將采購預算草案提交給財務部門進行審核，財務部門根據公司財務狀況和資金安排，提出修改意見。采購部根據財務部門的意見，對采購預算草案進行調整和完善，形成正式的采購預算方案，提交給公司管理層審批。2.預算執行采購部嚴格按照采購預算方案進行采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照預算編制的程序進行申請和審批。3.預算監控與分析財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。采購部每月對采購預算執行情況進行分析，總結經驗教訓，提出改進措施，確保采購預算的有效執行。五、供應商管理1.供應商開發采購部根據公司業務發展需要，制定供應商開發計劃。通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選和評估，確定開發對象。組織相關人員對開發對象進行實地考察和評估，如符合要求，將其納入合格供應商名錄。2.供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等。制定供應商評估指標和評分標準，根據評估結果對供應商進行評分。對于評分較低的供應商，采購部應與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應取消其合格供應商資格。3.供應商激勵與淘汰建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款等。對不符合公司要求的供應商，及時進行淘汰，確保供應商隊伍的質量。4.供應商檔案管理采購部負責建立和維護供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等。供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。分析風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，密切關注市場動態，及時調整采購策略；對于質量風險，加強供應商管理和到貨驗收；對于供應商風險，建立備用供應商體系；對于合同風險，加強合同審核和管理。3.風險監控與預警建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控，及時發現風險變化情況。設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，采取相應的措施進行處理。七、采購信息管理1.采購數據統計采購部定期對采購數據進行統計，包括采購金額、采購數量、采購品種、供應商分布等。統計數據應準確、及時，為采購決策提供依據。2.采購報表編制根據采購數據統計結果，編制采購報表，如采購月度報表、采購年度報表等。采購報表應清晰、直觀，反映采購工作的整體情況。3.采購信息共享建立采購信息共享平臺，采購部、需求部門、財務部門等相關人員可以在平臺上共享采購信息，提高工作效率和溝通效果。八、采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守國家法律法規和公司規章制度，誠實守信，廉潔奉公。不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益。2.工作紀律采購人員應按時上下班，