1、歸檔文件整理實際操作臨沂市檔案局 王 厲歸檔文件整理主要內容：一、解讀?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?國家檔案局8號令二、介紹歸檔文件整理方法歸檔文件整理一、解讀?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?國家檔案局8號令 ?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?國家檔案局8號令是國家檔案局屢次征求意見，經過屢次修改，歷時8年1998年2006年最終成稿的。它替代了1987年實行的?機關檔案工作業務建設標準?中的附件?文書檔案保管期限表?和?機關文件材料歸檔和不歸檔范圍?。 歸檔文件整理(一)8號令發布的意義： 1.?規定?以國家檔案局令的形式發布，屬部門行政規章，具有強

2、制執行的法定效力； 2.?規定?的發布實施有力促進了機關檔案根底業務建設,為各級機關依法確定文件材料歸檔范圍和劃定檔案保管期限提供了依據，為促進歸檔文件的齊全完整和標準整理提供了保障，也為國家檔案資源建設奠定根底。 歸檔文件整理 3.改革了文書檔案保管期限的劃分方法，將原來的“永久、“長期，“短期的保管期限劃分方法修改為“永久、“定期。定期中再實行標時制，一般分為30年、10年；從模糊的期限提升到明確的年份，使操作更加簡便、明確,有利于引導對到期檔案的及時處置。歸檔文件整理 4、加大了檔案行政部門的管理力度，將1987年規定中的“備案制改革為“審批制，建立了機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期

3、限表的審批制度，有利于更好地促進檔案的標準化管理。歸檔文件整理二8號令的特點 1、表達“以我為主，突出立檔單位的主體地位。 突出本機關文件材料的重要性，多數永久保存，在保管期限表中涉及本機關自身活動的保管期限有77項，占總共84項的91.7%，有利于維護本機關文件的完整性，以防止重復歸檔與重復進館。 歸檔范圍：1987年時上級文件排第一位，8號令，本機關放在第一位。歸檔文件整理2、突出“以人為本，增加了新的內容。 8號令增加了行政執法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料。9.12，10.1，10.4；同時調整了一些文件材料的保管期限，如與個人權益有關的檔案，絕大多數調整為永久保管，9

4、.6，9.8這樣就使得規定更加適應時代開展的要求。歸檔文件整理二、歸檔文件整理 一歸檔文件整理的由來 二) 歸檔文件整理方法的適用 三) 新產生的名詞 (四) 確定分類方法和分類方案 (五) 歸檔文件整理的準備 (六)歸檔文件整理方法和步驟歸檔文件整理 (一) 歸檔文件整理的由來 2000年12月6日，中華人民共和國檔案行業標準?歸檔文件整理規那么?正式公布實施，這是我國機關檔案工作的一項重大改革。它標志著在我國沿用近50年、以“六個特征作者、問題、名稱、時間、通訊者、地區特征為主的立卷方法，開始被簡便易操作的“歸檔文件整理方法所取代。 那么，什么是歸檔文件整理方法哪？一句話，就是文件不再立卷

5、，按“件整理。歸檔文件整理二歸檔文件整理方法的適用 歸檔文件整理方法主要適用于機關文書檔案的整理，也就是以紙質為載體的文書檔案。企事業單位中的黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類等管理性的檔案按十大類分類的也可以采用這種方法?；ā⒃O備、會計、聲像、實物及各類專業檔案仍按原立卷方法整理。歸檔文件整理三新產生的名詞 1、歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 2、歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 3、件：歸檔文件的整理單位。也是以后的日常管理工作中的管理單位、統計單位。歸檔文件

6、整理“件 如何確定？ 自然件：一般的都是以一份文件為一件。它可以是一份獨立的文件，即自然件。 組合件：也可以是幾份相互聯系的文件的組合體，這就是組合件，如：文件正本+定稿為一件；正文+附件為一件；原件+復制件為一件；轉發文+被轉發文為一件；請示+批復為一件；來文與復文為一件；正文與文件處理單、擬辦單、發文稿頭紙、領導批示的簽批單等為一件；報表、名冊、圖冊等，應按照本來的裝訂方式，一冊本作為一件。歸檔文件整理(四) 確定分類方法和分類方案 歸檔文件的分類，是指在一個全宗內，將歸檔文件按照一定的方法分成假設干層次和類別，以構成有機體系的過程。?歸檔文件整理規那么?選擇年度、保管期限、組織機構或問題

7、作為通用的分類方法，并將分類層次限定為23級。歸檔文件整理1、分類方法 年度分類法，就是根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。運用這種方法時，正確地判斷歸檔文件的日期并歸入相應的年度，是決定分類質量的關鍵。采用年度分類法時，應注意以下幾種情況： 一是一個文件有多個時間特征的，如成文日期、簽發日期、公布日期，應以文件簽發日期為準。歸檔文件整理 二是對于跨年度形成的文件，如召開會議、處理案件等，文件歸檔時就應該放入辦結年度。對于方案、總結、統計等內容涉及不同年度的文件，可以存放在針對年度里，也可以放在它的形成年度里，但不管放在哪個年度，一定要統一，不能今年放在針對年度，明年又放在形成年度，人

8、為地造成混亂。歸檔文件整理 三是幾份文件作為一件時，確定“件的日期，應以裝訂時排在前面 “件的日期為準，如正本與定稿為一件時，以正本日期為準。 四是對于文件沒有標注日期的，應該根據內容推斷出準確的或近似的日期。此外，對于有的立檔單位相當一局部工作是按照專門年度進行的，對這局部工作形成的文件，就要按照專門年度進行分類，如某學校20072021學年，許多工作是圍繞學年進行的，形成的文件就應該按照學年分類。其他文件仍按一般年度分類。歸檔文件整理機構或問題分類法 這是現行機關常用的一種分類方法，中直、省直部門內設機構統一，多采用這種方法。這種方法，便于系統垂直管理。需要注意的是在制定分類方案時，機構分

9、類法與問題分類法不能同時采用，應根據機關的實際情況選擇其中一種。歸檔文件整理采用機構分類法，就是根據機關內部設置的第一層機構對歸檔文件進行分類，哪個機構形成、閱辦的文件就歸哪個機構。像辦公室形成的文件就歸辦公室，業務部門形成的就歸業務部門。采用這種方法，一般來說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。歸檔文件整理排列時，領導機構、綜合性機構在前，各業務機構按照單位習慣依次排列在后。單位內部設置臨時機構的，臨時機構形成的文件一般應單獨歸類保存；臨時機構與內部機構合署辦公，并以該機構為常設機構的，形成的文件就應歸入該內部機構類中。 歸檔文件整理問題分類法： 是按文件內容所涉及的問題對歸檔文件進

10、行分類。按問題分類，可以不受內部機構的限制，機關的中心任務和主要活動可以單獨設類，如黨群類、業務類、后勤類等。采用問題分類法，可以防止或減少同類文件分散的現象，便于按專題查找和利用檔案。歸檔文件整理保管期限分類法，是根據本單位制定的?機關文件歸檔范圍和檔案保管期限表?對歸檔文件劃分為永久、30年、10年三種保管期限。采用這種方法，能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開，有利于檔案部門整理、采取保護措施，便于保管、利用和到期鑒定。在實際工作中，單純采用上述一種方法的情況比較少見，多數檔案室是將幾種分類方法結合使用，稱為組合式復式分類法。 歸檔文件整理 在組合復式分類方法時，按照?歸檔文件整理規那

11、么?要求，年度、保管期限為必選項，機構或問題作為選擇項，組合時不限定它們的先后排列順序，各檔案室可根據實際情況選用。我們推薦選用 保管期限年度機構分類法 或保管期限年度問題分類法 采用這兩種方式，都是先將歸檔文件按保管期限分類，保管期限下按年度分類，年度下按機構或問題分類，機構或問題下按各類機構或各種問題排列順序。歸檔文件整理 選定了分類方法后，就可以制定本單位的分類方案了。分類方案一般由引言、類別序號、類目名稱組成，有的分類方案還要加上對類目所指的范圍和歸類方法的說明。引言主要說明分類的方法，就是說明是按保管期限年度機構分類，還是按保管期限年度問題分類。歸檔文件整理類別序號標明的是最低一級類

12、目機構或問題的序號。類目名稱，按機構分類的，機關內部第一層機構的名稱就是類名，如黨組、辦公室等；按問題分類的，“問題后應加上一個“類字，如黨務類、綜合類等。這樣可從類名上區別機構與問題兩種不同的分類。歸檔文件整理分類方案是一個單位進行歸檔文件整理的主要依據性文件，各單位要按照檔案專業要求，結合本單位實際制定切實可行、易于操作的分類方案必要時可借鑒與本單位性質、職能差不多的單位已制定好的分類方案。分類方案一旦制定，在一定時期內就要保持相對穩定，不要隨意更改。歸檔文件整理(五) 歸檔文件整理的準備 1、收集文件 收集文件時，應按照國家檔案局8號令?機關文件材料歸檔范圍和保管期限規定?進行。 1收集

13、的范圍： A 、帳內文件紅頭文件 歸檔文件整理 B、帳外文件內部文件 a、會議文件，包括：本機關的重要會議記錄、黨組黨委、行政辦公會議記錄、紀要會議材料、工作人員外出開會帶回的重要會議文件； b、表冊類：業務部門和人事部門收集業務方面和人事方面的文件材料，人事、黨團、工會報表及工作人員花名冊、統計表、調資花名冊、養老保險臺帳、工資發放花名冊、業務工作匯報、業務統計報表等。 c、本機關形成的各種規章制度行為標準、方案、總結、請示、批示簽報、匯報材料等。 歸檔文件整理 d、工作人員外出調查研究，檢查工作期間形成的文件材料：記錄、統計數據、領導指示； e、記載性文件：大事記、值班記錄、工作日志、組織

14、沿革、全宗介紹、檔案指南等； f、報道性文件：有關本單位工作的報道，領導人答記者問記錄，各種出版物的底稿與樣本； g、契約性文件：合同、協議書；歸檔文件整理 h、公布性文件：公告、通告； i、證明性文件：所出具各種證明的底稿，工作介紹信存根； j、重要的人民來信、來訪文件。 歸檔文件整理 2收集文件注意把好“三關： 一是齊全完整關。 所謂齊全完整，就某一個單位而言，是指歸檔的文件材料能全面、真實、客觀地反映該單位的根本歷史面貌和工作狀況?？疾橐荒隁w檔的文件材料就可以清楚地了解這個單位一年來的工作情況，考查全部檔案材料就能知道整個單位的整個歷史。歸檔文件整理宏觀方面：確保各內部機構黨政工團各部門

15、、各種門類科研、會計、統計、審計、人事保衛、基建、設備、各種載體紙質、錄音、錄像、磁帶、照片、膠片、軟盤、光盤的文件材料齊全完整，依照有關法律法規無一例外，無一遺漏地進行收集。歸檔文件整理 微觀方面：保證每次會議、每項工作、每個工程、每個專題、每一重要人物，從開始到結束，從頭到尾收集齊全，來龍去脈清楚，包括對過去文件的更正、廢止、解密、降密等。每份文件，如正文和附件是否齊全； 二是要看文件的簽批關，觀察正文后面是否附有簽批單，是否簽批完備。歸檔文件整理 三是把好用筆用紙關，公文用紙要規格統一，尺寸一致；用筆要選用碳素墨水等符合存檔要求的書寫材料，不要用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。

16、重要的 件需要存檔時，要復印后將復印件與 件一同存檔。特別需要注意的是，隨著辦公自動化的普及，許多文件是用微機起草的，對無領導批示和重要修改意見的文件底稿，可以不存檔，存檔時只保存正本和文件簽批單就可以了。歸檔文件整理3收集方法-“十收：1處理完畢的文件要及時收，文書處理流程結束后及時收集，利用率高的也可復印使用以免散失在個人手中。2經常用的文件要履行借閱手續定期收。這樣可以使借閱文件者產生一種責任感，主動注意文件的管理，防止喪失。3本單位發文在蓋章時當時收。以單位名義發文的，在蓋章時連同底稿一次收齊。歸檔文件整理4會議材料事先做好工作及時收。事前與會務人員打好招呼，協助搞好收集，領導發言材料

17、應當時收集，對外出開會帶回來的會議材料，要及時收集登記，按收文傳閱處理。之后再及時收集。5內部形成的文件材料，注意掌握線索有針對性地收集。發現線索就追蹤溯源，靠上收集。歸檔文件整理6常規性的文件要逐項收。會議記錄、統計報表、增資花名冊等常規性的檔案材料在歸檔整理之前一定收集齊全。7在機構人員變動時提前收。防止在變動過程中，出現一些重要文件材料被帶走或銷毀，造成嚴重損失。歸檔文件整理8結合年節放假的平安保密大檢查集中收。要借年節放假和保密檢查的時機將散存在各職能部門和個人手中的文件材料進行一次集中收集。 9歸檔整理前全面收集。在進行歸檔文件整理之前進行全面收集，部門借用的文件材料，也要收回整理好

18、后再用。征集時帳內文件依照收發文登記逐一收集；還要參照本單位年度工作總結，收集本單位的主要業務、主要職能、舉辦的重要活動是否有文字或照片、錄音、錄像等形式的記錄。歸檔文件整理如：宣傳部、文化局等單位，除文件外，舉辦的重大活動，?沂蒙?電視劇、蒙山沂水話劇以及其他重大的文化活動是否都能全程表達。10在整理過程中發現文件不全要反復收，到達齊全完整為止。歸檔文件整理2、確定歸檔和不歸檔范圍 文件收集齊全后，就可以按照本單位結合8號令?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?，對文件進行歸檔和不歸檔范圍鑒定。 鑒定中，要以“我為主，把該歸檔的文件保存下來，把不歸檔的文件剔除，將已失去保存價值的文件

19、登記造冊，按照銷毀檔案的程序，采取打漿或粉碎方式銷毀，防止失泄密。對已確定不歸檔的重份或有參考價值的文件，各業務部門在確保平安的前提下，可自行保存。歸檔文件整理 (六)歸檔文件整理方法和步驟 第一步，歸檔文件分類 把應歸檔保存的文件按照本單位的分類方案分出大類。采用問題分類法分出黨務工作類、行政工作類、業務工作類等，都各放一處。 采用機構分類的，按照機構名稱分出大類。歸檔文件整理 第二步 歸檔文件組“件。 “件是歸檔文件的整理單位。它可以是一份獨立的文件，即自然件。也可以是幾份相互聯系的文件的組合體，這就是組合件，如：文件正本、定稿為一件；正文、附件為一件；原件、復制件為一件；轉發文、被轉發文

20、為一件；請示、批復為一件；來文與復文為一件；正文與文件處理單、擬辦單、發文稿頭紙、領導批示的簽批單等為一件；報表、名冊、圖冊等，應按照本來的裝訂方式，一冊本作為一件。歸檔文件整理 需要說明的是，我們所說的“為一件就是實體裝訂在一起，編目時也應視為一條條目。不允許將同一事由的假設干文件作為一卷或是其中一份主要文件的附件裝訂在一起。 歸檔文件整理如：某一次會議，可視為一個事由。會議從召開前下發的通知，到召開會議使用的會議議程、領導講話、典型發言、表彰決定、會議總結等，形成多份文件，這些文件都是歸屬“某一次會議這個事由的，但不要裝訂在一起，應單份文件裝訂，按會議議程或時間先后順序排列。歸檔文件整理

21、第三步 確定保管期限 對檔案價值的鑒定貫穿于檔案管理的全過程，剛剛提到歸檔范圍的鑒定是初始鑒定，準確劃分檔案的保管期限也是檔案價值鑒定的一項重要內容，工作中，按照 8號令的規定確定的歸檔文件的保管期限，將已組好的“件 ，分為永久30年、10年三種保管期限。歸檔文件整理 當然，我們說鑒定是最大限度趨于正確的判斷，因為就象美國檔案學者博列斯和朱莉亞楊表述的“檔案價值的鑒定，是一種黑箱的探索，永遠不可能完全到達檔案的真實價值。 歸檔文件整理 了解 為了提高鑒定質量，必須以科學開展觀為指導，堅持用歷史的全面的長遠的觀點，正確分析與鑒別機關文件材料的保存價值，準確劃分檔案的保管期限。 1.堅持歷史觀點。

22、 檔案是人類歷史活動的真實記錄。應依據檔案形成時的歷史環境、歷史條件，以及所產生特定的作用，來具體分析檔案的價值；要注重分析檔案的史料價值，使檔案能夠反映與印證本單位與國家的歷史。歸檔文件整理 2.堅持全面的觀點 檔案是人類社會活動的產物。在錯綜復雜的社會中產生的檔案具有不同的來源、內容與載體形式，也會形成檔案與檔案之間十分密切的聯系，同時，社會對檔案的利用需求也會是多層次，多角度與多方面的，因此，應綜合各方面的因素，全面地分析判定檔案的價值。 3.堅持長遠的觀點。 判斷檔案的價值，既要著眼于當前的需求，也要預測將來的利用需要，應有長遠的眼光。歸檔文件整理 檔案價值鑒定的指導原那么： 1.來源

23、原那么。即依據檔案形成者的社會地位、職能及其影響、作用來判斷檔案的價值。 正確分析在黨政系統中中央機關與地方各級機關；領導機關與基層組織； 自身文件與外來文件；正確分析本機關領導人、決策機構、主要業務職能部門、綜合辦公機構形成的檔案與行政后勤部門檔案在價值上的差異。歸檔文件整理 2.內容原那么 檔案內容是決定檔案價值最重要、最本質的因素。 依據檔案內容的重要程度鑒定檔案價值。如是否屬于： 反映方針政策性、重大事件、重要活動的檔案； 反映本機關主要職能活動的檔案； 反映全面性和全局工作的檔案；歸檔文件整理 具有典型性的材料、根底數據、原始憑證與專題材料等。 3.文本、載體形式特征為輔助的原那么。

24、 文件名稱：實施方案和通知，作用與保存價值各異； 文本：正本、定稿、草稿價值不同； 聲像材料、證書、領導人題詞、獎狀均具有保存價值。歸檔文件整理 4.社會需求原那么。檔案應社會需求而存在。社會需求，包括：社會需求面，既要考慮本機關繼續工作的查考需求，同時也要適應國家建設與歷史研究的需要，充分考慮利用檔案人或機關的廣泛性；社會需求時間，按不同歷史時期、不同層次、不同目的利用者的需求，全面判定檔案的價值。歸檔文件整理 第四步 文件的修整在文件裝訂之前，應該對所有文件進行一次檢查：對破損的文件，要進行修補、托裱；對字跡模糊或易褪變的文件，可用復印機復??；對超大紙張的圖紙、文件，采用折疊的方法，折疊時

25、要盡量減少折疊的次數，折痕應盡量避開圖表上的字跡；對于文件的金屬物，如大頭針、曲別針、釘書訂等，也要取下來，防止它們受潮后氧化，腐蝕紙張。歸檔文件整理 第五步 文件的裝訂 根據文件的厚薄程度，從經濟和可操作的角度出發，文件的裝訂可采用兩種裝訂方法：一種是用縫紉機，在文件的左側軋邊裝訂，這種方法適用于裝訂較薄的文件。歸檔文件整理另一種就是我們一直沿用的三孔一線裝訂法，這種方法從文件的后面搭針，線結系在文件的反面，美觀結實，適合較厚文件的裝訂。 不管采用那種裝訂方式，裝訂時，應對齊被裝訂文件的左側、下側。需要說明的是，中直、省直等垂直部門在裝訂方面有特殊要求的，可按系統要求裝訂，不必拘于上述兩種裝

26、訂方法。歸檔文件整理文件裝訂的順序是： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復制件在后； 轉發文在前，被轉發文在后； 批復在前，請示在后； 中文本在前，外文本在后； 漢文本在前，少數民族文本在后。歸檔文件整理文件閱辦單和簽批單應按形成放在文件之前或之后。需要注意的是，我們要求組合文件按“件裝訂，但對于組合后過厚的文件，也可以獨立成件，分開裝訂。 歸檔文件整理第六步 歸檔文件的排列 這里所說的歸檔文件的排列,是指“件與“件之間的排列，也就是固定“件在一個年度歸檔文件整理中的前后位置。排列時應掌握兩個原那么，這就是事由原那么和最低一級類目原那么。歸檔文件整理1、事由原那么 事由是

27、一個比較原那么的概念，同一事由的文件可以指一件具體的事，一個具體的問題，或是一段較緊密的工作過程，如：一次請示和報告，收到批復后可視為一個事由辦理完畢；一次會議，從通知、會議召開、領導講話、典型發言到閉幕，也可以視為一個事由。歸檔文件整理2、最低一級類目原那么 是指分類時所確定的類目體系中設在最后的類目。如按照“年度機構保管期限分類時，“保管期限就是最低一級類目。按照“保管期限年度機構或問題分類時，“機構或問題為最低一級類目。歸檔文件整理排列的方法：分兩步 第一步 在同一個保管期限、同一大類內首先將同一事由的文件排列在一起。 同一事由的文件可以按重要程度排列，也可以按文件形成的時間先后排列，還

28、可以根據文件所反映的問題排列。歸檔文件整理 同一是由排列完成后，不同是由可以按文件形成時間的先后順序排列，可按事由的重要程度排列，也可按形成者或承辦者分別集中排列，還可按分類方案中的不同問題分別集中排列。 第二步 將按照是由排列好的文件再按照最低一級類目進行排列。歸檔文件整理文件排列需要注意的問題： 一是排列時不要按收發文排列所有歸檔文件，因為這可能會使同一事由的歸檔文件分散到不同的檔案盒內，增加查找難度。 二是實行“隨辦隨歸的機關，也應確保同一事由、不同時間辦理的歸檔文件排列在一起。對于已“隨辦隨歸后又形成的文件，補救方法是按自然順序編號，并在歸檔文件目錄中該文件條目備注欄中標注與前述文件的

29、關系，也可將其與所屬事由中的相應文件裝訂在一起，并在備注欄中注明。歸檔文件整理第七步 加蓋、填寫歸檔章 1、加蓋歸檔章。經過實際操作，我們認為，歸檔章應加蓋在歸檔文件首頁上端偏左的空白位置。因為一般文件的收文章大都蓋在文件的右上角，歸檔章蓋在此處，容易造成視覺上的混亂。許多“件裝訂后按順序放在盒內，左側為裝訂線，歸檔章蓋在左側也是為了以后查找方便。歸檔文件整理2、編號填寫歸檔章 編號中的“號并不是一個簡單的數字，它包括全宗號、年度、保管期限、機構問題、件號、盒號等工程。編號，就是填寫以上各工程。歸檔文件整理歸檔章的樣式及填寫方法一、歸檔章包括：全宗號、機構問題、年度、保管期限、件號、盒號。其規

30、格一般為長45mm ，寬16 mm 。如圖：全宗號年度盒號類別保管期限件號歸檔文件整理全宗號：是檔案館對接收范圍內各立檔單位所編制的代號。沒有進行過移交的單位沒有全宗號，可不填寫，待同級檔案館給定全宗號后再填寫。年度：指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。年度填寫要采用公元紀年，用四位阿拉伯數字,如：“2021，不能簡化為“08。期限：依照已確定歸檔文件的保管期限，填寫永久、長期、短期或簡稱“永、“30、“10。歸檔文件整理件號：將已排列好的文件編上順序號。同一年度內，同一保管期限從“1開始。每年形成三個小流水號。永久、長期、短期分別編號。前面提到的企事業單位管理性文件按這種方法整

31、理時，每類都從“1開始編號，每年A、B、C、D四類文件形成四個小流水號。類別機構或問題：是指分類方案中的大類名稱。如：黨務工作、行政工作等，按機構分類的填寫機構名稱。盒號：是同一個保管期限不同年度內編制的大流水號。歸檔文件整理第八步 編目編目是指編制填寫歸檔文件目錄。件號盒號責任者文號 題 名 頁數期限備注歸檔文件整理編制目錄時按照確定好的件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件編目應以“件為單位進行，逐件編目，在目錄中，一件即為一條條目。如請示和批復“為一件時可只對批復編目。歸檔文件目錄設置內容有件號、盒號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等。因為企事業單位按大類排列,大類內文件的永久、長期、

32、短期混排，所以企事業單位編排歸檔文件目錄時要加上“期限這個工程。歸檔文件整理件號：填寫已給歸檔文件的編號。從順序號“1開始填寫。盒號：標明歸檔文件所在的盒內順序。責任者：應填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。幾個單位聯合發文時，要把發文單位照實抄錄。填寫該項時，責任者一般應使用全稱或通用簡稱。文號：文件的發文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成。工程要填寫齊全，不能省略。歸檔文件整理題名：就是每份文件的標題，完備的題名能直接表達文件內容和中心主題。題名由責任者、問題、文種3局部組成。例如 ?臨沂市檔案局關于進一步加強市直單位檔案協作組工作的通知?。文件無題名或題名不能反映文件內容的應根據文件的內容自擬題名，并加中括號。填寫題名要注意：對于成套文件逐漸加蓋歸檔章的，應逐一填寫歸檔文件目錄。正件與附件為一件時，如果目錄中只著錄正文題名，不能反映出附件的內容，可在正件題名后抄錄附件題名，外加括號。如：“關于進一步加強我市精神文明建設的決定附：市民公約。歸檔文件整理日期：填寫文件的形成時間，填寫時以8位