1、 信息化管理與運作IP課件10信息化管理與運作 信息化管理與運作 一、信息系統運作的涵與意義 二、人員培訓 三、信息系統操作 一、信息系統運作的涵與意義二、人員培訓三、信息系統操作一、信息系統運作的涵與意義1、信息系統運作的涵1) 引例6-1：不同的信息系統運作A公司和B公司先后購買了C公司的辦公自動化軟件（LX_OA 1.0），實施辦公自動化系統。A公司上至領導下至員工，LX_OA已成為他們不可或缺的辦公工具，公文收發、文件交換、任務提示、協同辦公、知識共享、部等大大提高了企業的辦公效率，乃至瀏覽公告牌、新聞、等已成為A公司員工每日必做的日常工作，OA系統改變他們的辦公方式。最近領導又批準了

2、信息中心追加資金的申請，準備升級服務器并上馬即時通訊系統。B公司除了剛上線時，員工都注冊和外，現在只有辦公室和計算機室的一些人用LX_OA發發新聞、外，其他人（包括領導）很少使用它。同樣的系統緣何有不同的境遇呢 ？調查分析發現：A公司領導重視，組織并帶頭參加信息化講座和系統操作等全員培訓；而B公司因為領導更迭，批準OA系統的領導調走，新領導對OA漠不關心，培訓工作只注重軟件操作，領導和員工辦公自動化認識薄弱；A公司設立了以副總裁為CIO的信息中心，統一管理企業信息化工作。建立了完善的信息化工作制度（包括OA使用要求、規和考核指標），促進了全員使用OA的自覺性和積極性，進而提高企業的信息管理效率

3、；而B公司，盡管負責項目實施的計算機室的同志做了大量的宣傳和操作培訓工作，但缺乏明確可行的OA應用規，員工可用可不用，領導也不監察，從而導致系統運行效果差，浪費了投資。A公司信息中心的軟件應用、維護和管理工作到位，有專職系統維護人員，負責網絡與應用系統維護和服務，包括系統配置管理、問題解答、在線服務、安全措施等。而B公司沒有專職維護人員，OA系統由辦公室懂IT的幾個人輪流負責，系統維護和服務差，影響了OA系統的正常運行。同樣的軟件但不同的運作，產生了不同的效果。可見，運作一個復雜的信息系統會遇到許多管理問題，通常涉與組織的方方面面，需要不同層次的人（用戶）完成必要的培訓、操作、維護、應用與管理

4、工作，這便是信息系統運作。2）信息系統信息系統是一個利用信息技術，完成信息處理即信息的產生、收集、交換、存儲、傳輸、顯示、識別、提取、控制、加工和利用等方面工作的人機系統（功能）；信息系統是由人、硬件、軟件、數據和處理規程五個元素構成的有機整體（組成）。和任何事物一樣，信息系統有一個產生、發展和消亡的過程，即信息系統生命周期。它可分為信息系統的規劃、分析、設計、實現和運行與維護等五個階段。信息系統運作主要涉與系統實現后的運行和維護工作。3）信息系統運作信息系統運作是使信息系統能夠優質、高效、安全地運行而進行的一系列的策劃、操作、應用與管理。“運作”有運用與操作的涵。“運用”含有運籌與應用的意思

5、，有針對某種應用目的而進行的策劃；“操作”是指具體的、切實可行的、規的動作。從組織管理的需要出發，信息系統運作就是“把信息系統當作一種工具，并通過一系列圍繞信息系統的技術操作、管理運行和業務應用等活動，使企業產生或者提高經濟效益”，以支持組織管理目標的最優化。2、信息系統運作的意義信息系統是一種涉與人、數據、軟硬件、標準等多因素的系統工具。信息技術的高新性，使得它的運行和操作復雜而充滿風險。信息系統運作的主要目標就是：通過組織和籌劃，保證信息系統優質高效安全地運行，以滿足管理目標最優化的需要。良好的運作，不僅使信息系統可以提供組織所需要的高質量信息；并且節約人財物時間，帶來高效率和高效益；同時

6、，穩健可靠的信息系統是一個組織信息資源的安全保障，是組織在競爭的環境下得以生存和發展的技術基礎。 如引例6-1：良好的信息系統運作，會給組織帶來切實的效益；相反，不良的信息系統運作將造成人財物的浪費，甚或給組織帶來災難。3、信息系統運作的容本質上，信息系統運作是不同人員的一系列行為總和，是信息系統運行過程中的主體（人員）對客體（硬軟件系統）各種影響的綜合。不同的主體對信息系統的客體在不同的方面有各自的作用與影響。除一般管理過程都需要的運行策劃與其人財物資源準備外，信息系統運作主要包括：人員培訓、信息系統的操作、應用和管理等容，它是信息化管理與運作的最終落腳點使用信息系統開發和利用信息資源，提高

7、組織管理效率和效益。人員培訓主要用以培養信息系統使用所需的合格人材（理念、技能等）；信息系統操作包括不同用戶的不同需求所進行的基本操作、業務操作和維護操作等；信息系統應用指組織有計劃地實施不同的應用系統，以解決不同層面的信息管理問題；信息系統管理則是圍繞保障信息系統安全有效運行所開展的制度建設、IT服務管理和信息系統評價等工作。 二、人員培訓信息系統是一個向單位或部門提供全面信息服務的人機交互系統。人員培訓是根據信息系統應用需要和用戶操作需求，由專門人員對不同的人員進行基本操作和系統應用的培訓，它是保證不同用戶進行正確系統操作的有效措施。1、信息系統人員分類作為一個人機系統，信息系統運作主要涉

8、與兩類人員：終端用戶、系統維護管理人員。類似于組織管理被分為戰略、控制與操作3個層次相似，終端用戶又可分為高中低3層不同的用戶，他們是信息系統的應用者。而系統維護管理人員是維護管理信息系統，保證終端用戶應用的專業人員。人員培訓主要針對終端用戶和系統維護管理人員的技術（如軟件操作、操作系統、數據庫、網絡、應用系統等）和規章制度等培訓。2、培訓的目標（1）通過培訓，使用戶對信息系統有較全面的了解，緩解或消除對系統的誤解、抵觸和恐懼情緒，并掌握系統使用、維護和利用信息的技能，提高全員信息意識。（2）通過培訓，強化用戶的信息管理理念。信息系統的作用不應僅限于提高信息處理的速度和準確性。在市場經濟背景下

9、，信息已成為組織的重要戰略資源，信息管理日益成為組織管理的核心。采用先進的信息技術，利用管理科學的最新成果，建立管理信息系統，綜合處理組織外部的信息，輔助各級管理人員科學決策，已成為信息管理發展趨勢。（3）通過培訓，使用戶了解信息系統對業務流程與其管理的要求，為系統運行作必要的組織和制度上的準備工作。進而完善組織的管理體制和規章制度；使組織工作程序化、自動化，從而提高組織工作的效率。3、培訓的容和方法培訓容應隨系統運行的需要而定。根據不同對象，進行不同形式、不同容、不同層次的培訓。培訓可按照專業教育、技術培訓、普與教育三個層次，采取多種形式，靈活多樣地進行。1）培訓容可分為如下三方面：信息技術

10、知識，包括：計算機基礎、數據庫、網絡與通訊、程序設計方法等；管理知識，包括：企業管理基礎、經濟數學方法、現代化管理常識等；應用系統培訓，包括：成功的應用案例、應用系統架構、應用流程與其操作、數據規等。實際培訓的容可根據組織的具體情況適當增減，因人施教，以取得更好的培訓效果。2）培訓方法有如下幾種：（1）讓需要培訓的人員參加部分或整個系統的前期開發或后期測試工作，在實踐中學習有關知識，這種方法幾乎適用于所有的用戶。國外的經驗表明，結合重大任務與日常工作，對人員進行這種培訓，是提高在職人員的技術水平和業務能力，保證系統一體化的一種行之有效的方式。（2）把需要培訓的人員送到大專院校等有關培訓機構，進

11、行定向代培。這種方式比較適合于培養專職計算機技術人員和系統維護管理人員。（3）在系統投入使用前后對人員進行各種操作培訓，通過教員現場演示和用戶實際操作相結合的方式，逐步提高用戶的計算機操作水平。這種方法比較適合于培養初級程序員和計算機操作員。（4）舉辦多種形式的短訓班，請有關人員以講課的方法講解計算機知識和經濟管理知識，加速系統應用開發。這種方式適合于普與教育。3）信息系統文檔信息系統文檔是人員培訓、系統操作和維護的主要文字材料。信息系統文檔主要包括系統手冊、用戶手冊、管理員手冊、操作規程與其相應的管理制度。系統文檔要科學管理，收集齊全、統一保管、專人負責、形成制度。 三、信息系統操作1、信息

12、系統操作的意義信息系統的使用是通過人機交互操作完成的，正確操作是信息系統正確服務于管理的前提，不同的人員對信息系統進行各自正確合理的操作是信息系統發揮整體作用的基本要求。對信息系統操作可以分為基本操作、業務操作、維護操作等。2、基本操作包括基本的輸入設備（鍵盤鼠標）操作；系統軟件（操作系統）操作；文字處理、電子表格軟件、演示文稿、多媒體數據處理（圖像處理、多媒體文件瀏覽與播放等）、上網搜索和收發mail、病毒防護等應用軟件的操作等容。3、業務操作不同用戶在信息系統中的角色不同，所從事的業務容和性質不同，對信息系統的訪問和操作的權限、方式皆不同。這種和業務容緊密相關的操作稱之為業務操作。業務操作

13、的容異同依賴于信息系統的異同。如人事管理業務操作包括人事數據的錄入、修改、查詢、統計、制圖、人事制度相關的文本、文檔管理等很多的容。從運作的角度出發，要求業務操作要規、合法、與時、準確。 4、維護操作維護操作是指保障信息系統正常工作的活動。可以從信息系統維護、安全防護、數據庫管理等不同視角，考察維護操作的容。（1）信息系統維護軟硬件維護信息系統維護是為了使信息系統（主要是軟硬件）處于合用狀態而采取的一系列活動。系統維護主要有以下四種類型：改正性維護信息系統交付使用后，由于系統開發和測試不全面，會有一些意想不到的錯誤發生，這些錯誤是在某種特殊的使用條件下才能發生。因此要改正這些瑕疵，以保證系統在

14、所有可能的條件下都能正常工作。為了改正這些錯誤而進行的診斷和修改稱為改正性維護。如“千年蟲”問題。適應性維護在系統使用過程中，由于新的硬軟件配置、數據環境、數據格式、輸入輸出方式、存儲介質等的改變，要求系統能夠適應這種變化而做出的調整合修改叫做適應性維護。如硬件升級到來的維護工作。完善性維護在信息系統使用過程中由于用戶需求增加而產生的系統的修改或者再開發稱為完善性維護。完善性維護可以擴充系統的功能、改善系統得性能、提高系統的運行效率、改善系統的可維護性。預防性維護預防性維護是為了避免一些不必要的錯誤產生、提高系統的可維護性和穩定性而預先采取的一些措施。包括系統結構局部的重新設計、部分軟件代碼的

15、重新編寫和測試等。在這些維護活動中，完善性維護所占的比例最大，大約占整個維護工作的一半以上。實踐表明，維護工作主要是改善系統的性能、增強系統的功能，而不是過多地去糾正錯誤。（2）安全防護多層次維護信息系統的安全防護是指預防、排除使信息系統不正常運行的一切隱患（故障或破壞）的工作。它涉與信息系統的方方面面。人們用一個層次模型系統地描述信息系統安全問題（如圖）。各層相互依賴，下層向上層提供支持，上層是對下層的完善，最終實現數據（信息資源）安全。數據（信息資源）安全主要表現為如下幾個方面：1）可用性(availability)：對有權限者，什么時候都可用（軟硬件安全）2）性(confidential

16、ity)：防非法者獲得信息（防火墻、訪問控制、加密）3）一致性/完整性(integrity)：信息生成利用全過程容不被篡改（加密）4）真實性(authenticity)：信息真實性認證（數字簽名）5）責任追究性(accountability)：能追蹤資源什么時候被用、誰用、怎么用（日志）因此，信息系統安全性的目標是： 控制資產流失，保證數據的完整性和可靠性，提高信息系統應用效率。（3）數據庫管理數據維護數據是信息系統的要素和應用的基礎。數據庫是信息系統原料-數據和產品-信息的集散地。因此，數據庫的安全可靠的管理是信息系統運作的重要容之一。數據庫管理是由數據庫管理員（Data Base Admi

17、nistrator，簡稱DBA，專或兼職）來完成的操作。DBA的職責：決定數據庫中的信息容和結構決定數據庫的存儲結構和存取策略定義數據的安全性要求和完整性約束條件監控數據庫的使用和運行數據庫的改進和重組重構具體來說，DBA的操作有：安裝和升級數據庫與應用程序工具數據庫設計系統存儲方案,并制訂未來的存儲需求計劃. 開發人員設計了一個應用,就需要DBA來創建數據庫存儲結構 開發人員設計了一個應用,就需要DBA來創建數據庫對象 根據開發人員反饋的信息,必要的時候,修改數據庫的結構 登記數據庫的用戶,維護數據庫的安全性 保證數據庫的使用符合知識產權的相關法規 控制和監控用戶對數據庫的存取訪問 監控和優化數據庫的性能 制訂數據庫備份計劃,出現災難時對數據庫信息進行恢復 維護適當介質上的存檔或備份數據 備份和恢復數據庫、聯系數據庫系統的生產廠商、跟蹤技術信息。事實上，信息