藥品采購(gòu)單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品采購(gòu)單據(jù)的管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，保障公司藥品采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有藥品采購(gòu)單據(jù)的管理，包括采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)單據(jù)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：采購(gòu)單據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確記錄藥品采購(gòu)的各項(xiàng)信息，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等，確保信息與實(shí)際采購(gòu)情況一致。2.完整性原則：所有采購(gòu)單據(jù)應(yīng)包含必要的信息，不得遺漏重要內(nèi)容，保證單據(jù)的完整性和有效性。3.及時(shí)性原則：采購(gòu)單據(jù)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)、傳遞和處理，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的高效進(jìn)行，避免因單據(jù)延誤影響藥品供應(yīng)。4.可追溯性原則：采購(gòu)單據(jù)應(yīng)妥善保存，以便在需要時(shí)能夠追溯采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過(guò)程，包括采購(gòu)決策、執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果等。二、采購(gòu)申請(qǐng)單管理（一）申請(qǐng)流程1.使用部門填寫(xiě)：各部門根據(jù)藥品庫(kù)存情況和業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用日期、申請(qǐng)理由等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。3.提交采購(gòu)部門：審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)單提交至公司采購(gòu)部門。（二）申請(qǐng)單內(nèi)容要求1.藥品信息：準(zhǔn)確填寫(xiě)藥品的通用名稱、商品名稱、規(guī)格、劑型、批準(zhǔn)文號(hào)等。2.數(shù)量：明確填寫(xiě)所需藥品的數(shù)量，如有特殊要求應(yīng)注明。3.預(yù)計(jì)使用日期：預(yù)估藥品的使用時(shí)間，以便合理安排采購(gòu)和庫(kù)存管理。4.申請(qǐng)理由：詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)采購(gòu)藥品的原因，如臨床需求增加、庫(kù)存短缺等。5.申請(qǐng)人及部門：填寫(xiě)申請(qǐng)部門名稱和申請(qǐng)人姓名，并簽字確認(rèn)。（三）申請(qǐng)單變更與撤銷1.變更：如采購(gòu)申請(qǐng)單已提交但需要變更內(nèi)容，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，并填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單變更申請(qǐng)表，說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部門。2.撤銷：在采購(gòu)申請(qǐng)單尚未處理前，申請(qǐng)人如需撤銷申請(qǐng)，應(yīng)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單撤銷申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)停止相關(guān)采購(gòu)流程。三、采購(gòu)訂單管理（一）訂單生成1.采購(gòu)部門審核：采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，包括藥品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息的準(zhǔn)確性和合理性。審核通過(guò)后，根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單生成采購(gòu)訂單。2.訂單內(nèi)容：采購(gòu)訂單應(yīng)包含采購(gòu)申請(qǐng)單的基本信息，同時(shí)增加訂單編號(hào)、訂單日期、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。3.供應(yīng)商確認(rèn)：采購(gòu)訂單生成后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)。供應(yīng)商確認(rèn)無(wú)誤后簽字蓋章，并回傳采購(gòu)訂單。（二）訂單跟蹤與變更1.跟蹤：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解藥品的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。2.變更：如因特殊原因需要變更采購(gòu)訂單內(nèi)容，采購(gòu)部門應(yīng)填寫(xiě)采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表，說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商確認(rèn)變更后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)更新采購(gòu)訂單信息。（三）訂單關(guān)閉1.到貨驗(yàn)收：藥品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)訂單完成采購(gòu)任務(wù)。2.付款結(jié)算：采購(gòu)訂單完成后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和發(fā)票進(jìn)行付款結(jié)算。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況反饋給財(cái)務(wù)部門，確保付款信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。3.訂單關(guān)閉：采購(gòu)訂單的所有環(huán)節(jié)完成后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)關(guān)閉訂單，并將相關(guān)單據(jù)整理歸檔。四、采購(gòu)發(fā)票管理（一）發(fā)票取得1.供應(yīng)商提供：供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)向公司提供合法有效的采購(gòu)發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)訂單一致，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息。2.發(fā)票審核：采購(gòu)部門收到供應(yīng)商提供的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。（二）發(fā)票傳遞與入賬1.傳遞：采購(gòu)部門審核通過(guò)的發(fā)票應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞過(guò)程中應(yīng)確保發(fā)票的安全和完整，避免丟失或損壞。2.入賬：財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行入賬處理。入賬時(shí)應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)單據(jù)的一致性，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。（三）發(fā)票保管1.紙質(zhì)發(fā)票保管：財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管采購(gòu)發(fā)票的紙質(zhì)原件，按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行整理裝訂，并建立發(fā)票保管臺(tái)賬，記錄發(fā)票的取得日期、發(fā)票號(hào)碼、金額、供應(yīng)商等信息。2.電子發(fā)票管理：對(duì)于電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行下載和存儲(chǔ)，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行備份和保管。同時(shí)，應(yīng)建立電子發(fā)票索引表，方便查詢和核對(duì)。五、驗(yàn)收單管理（一）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收通知：藥品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收計(jì)劃。2.實(shí)物驗(yàn)收：藥品到貨后，驗(yàn)收部門按照驗(yàn)收計(jì)劃對(duì)藥品進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)藥品信息與采購(gòu)訂單的一致性，并對(duì)藥品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收日期、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并加蓋驗(yàn)收部門公章。（二）驗(yàn)收差異處理1.差異記錄：如驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)藥品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題或其他差異，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄差異情況，并填寫(xiě)驗(yàn)收差異報(bào)告。2.溝通協(xié)調(diào)：驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)將驗(yàn)收差異報(bào)告發(fā)送給采購(gòu)部門和供應(yīng)商，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決差異問(wèn)題。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤差異處理情況，并及時(shí)向相關(guān)部門反饋。3.處理結(jié)果記錄：差異問(wèn)題解決后，驗(yàn)收部門應(yīng)在驗(yàn)收單上注明處理結(jié)果，并簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將處理結(jié)果反饋給采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。（三）驗(yàn)收單歸檔1.單據(jù)整理：驗(yàn)收部門應(yīng)定期將驗(yàn)收單進(jìn)行整理，按照日期順序進(jìn)行編號(hào)，并與采購(gòu)訂單、發(fā)票等相關(guān)單據(jù)進(jìn)行匹配。2.歸檔保管：整理后的驗(yàn)收單應(yīng)及時(shí)歸檔保管，以便在需要時(shí)能夠查閱和追溯。驗(yàn)收單的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、單據(jù)傳遞與交接（一）傳遞方式1.紙質(zhì)單據(jù)傳遞：對(duì)于紙質(zhì)采購(gòu)單據(jù)，應(yīng)采用專人傳遞、快遞郵寄或內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)等方式進(jìn)行傳遞。傳遞過(guò)程中應(yīng)確保單據(jù)的安全和完整，避免丟失或損壞。2.電子單據(jù)傳遞：對(duì)于電子采購(gòu)單據(jù)，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件或?qū)ｉT的電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行傳遞。傳遞過(guò)程中應(yīng)確保電子單據(jù)的格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行必要的加密和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（二）交接手續(xù)1.交接登記：在單據(jù)傳遞過(guò)程中，交接雙方應(yīng)進(jìn)行交接登記，記錄交接日期、交接單據(jù)名稱、數(shù)量、交接人等信息。交接登記應(yīng)采用書(shū)面形式或電子表格形式，確保交接信息的準(zhǔn)確和可追溯。2.簽字確認(rèn)：交接雙方應(yīng)在交接登記上簽字確認(rèn)，表明已完成單據(jù)的交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在問(wèn)題或差異，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，并在交接登記上注明處理情況。七、單據(jù)保管與存檔（一）保管期限1.采購(gòu)申請(qǐng)單：保管期限為[X]年，自采購(gòu)申請(qǐng)單生成之日起計(jì)算。2.采購(gòu)訂單：保管期限為[X]年，自采購(gòu)訂單關(guān)閉之日起計(jì)算。3.采購(gòu)發(fā)票：保管期限為[X]年，自發(fā)票入賬之日起計(jì)算。4.驗(yàn)收單：保管期限為[X]年，自驗(yàn)收單生成之日起計(jì)算。（二）保管方式1.紙質(zhì)單據(jù)保管：紙質(zhì)采購(gòu)單據(jù)應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理裝訂，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，確保單據(jù)的安全保存。2.電子單據(jù)保管：電子采購(gòu)單據(jù)應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引表，方便查詢和檢索。（三）存檔要求1.分類存檔：采購(gòu)單據(jù)應(yīng)按照采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單等類別進(jìn)行分類存檔，便于管理和查閱。2.編號(hào)管理：對(duì)每類采購(gòu)單據(jù)應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，方便識(shí)別和跟蹤。3.索引編制：建立采購(gòu)單據(jù)索引表，記錄單據(jù)的編號(hào)、名稱、日期、供應(yīng)商等信息，便于快速查找和核對(duì)。八、單據(jù)查閱與調(diào)閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)單據(jù)查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因和查閱內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。2.外部查閱：如因特殊原因需要外部單位查閱采購(gòu)單據(jù)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱過(guò)程中不得復(fù)印、拍照或帶走單據(jù)原件。（二）調(diào)閱手續(xù)1.調(diào)閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱采購(gòu)單據(jù)原件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)單據(jù)調(diào)閱申請(qǐng)表，注明調(diào)閱原因、調(diào)閱期限和調(diào)閱單據(jù)名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.調(diào)閱登記：審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)辦理調(diào)閱登記手續(xù)，記錄調(diào)閱日期、調(diào)閱人、調(diào)閱單據(jù)名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。調(diào)閱人應(yīng)簽字確認(rèn)，并承諾按時(shí)歸還調(diào)閱單據(jù)。3.歸還單據(jù)：調(diào)閱期限屆滿后，調(diào)閱人應(yīng)及時(shí)歸還調(diào)閱單據(jù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的單據(jù)進(jìn)行檢查，確保單據(jù)完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與調(diào)閱人溝通解決。九、單據(jù)銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：采購(gòu)單據(jù)的保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)，可按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.無(wú)保存價(jià)值：對(duì)于因特殊原因?qū)е虏糠植少?gòu)單據(jù)失去保存價(jià)值的，經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可提前進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.編制銷毀清單：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)需要銷毀的采購(gòu)單據(jù)，編制銷毀清單，詳細(xì)記錄單據(jù)名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。2.審批銷毀：銷毀清單經(jīng)審核確認(rèn)后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀方式：采購(gòu)單據(jù)的銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式