社區檔案資料管理制度總則目的為加強社區檔案資料的規范化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案資料在社區管理、服務和決策中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本社區內各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等管理活動。基本原則1.集中統一管理原則：社區檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統一管理，確保檔案資料的完整和安全。2.真實性原則：檔案資料應如實反映社區工作的實際情況，確保其真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集社區工作中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的齊全和完整。4.保密性原則：對涉及社區機密和個人隱私的檔案資料，嚴格保密，防止泄露。5.便捷利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案資料的查閱和利用，提高工作效率。檔案管理機構及職責檔案管理部門設立社區檔案管理辦公室，負責社區檔案資料的日常管理工作。檔案管理人員職責1.收集與整理：負責社區各類檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料的齊全和完整。2.歸檔與保管：按照規定的歸檔方法和保管期限，對檔案資料進行歸檔和保管，保證檔案資料的安全。3.查閱服務：為社區工作人員、居民及相關單位提供檔案資料查閱服務，做好查閱登記工作。4.統計與分析：定期對檔案資料進行統計和分析，掌握檔案資料的數量、種類和利用情況，為檔案管理決策提供依據。5.安全保密：嚴格遵守檔案管理的安全保密制度，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。6.信息化管理：推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。檔案資料的收集收集范圍1.社區行政管理類：包括社區黨組織、居委會的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、統計報表等。2.社區服務類：居民服務需求記錄、服務項目檔案、志愿者服務記錄等。3.社區治安類：治安巡邏記錄、矛盾糾紛調解記錄、安全檢查記錄等。4.社區衛生類：健康教育資料、環境衛生檢查記錄、公共衛生服務檔案等。5.社區文化類：文化活動記錄、居民文藝作品、社區文化設施建設資料等。6.社區組織建設類：社區社會組織登記資料、活動記錄、成員信息等。7.其他類：與社區工作相關的其他有保存價值的資料。收集要求1.明確責任：各部門和工作人員負責本部門工作中形成檔案資料的收集，并按時移交檔案管理部門。2.及時收集：對工作中形成的檔案資料應及時收集，防止遺漏和丟失。3.完整準確：收集的檔案資料應內容完整、信息準確，確保其真實性和可靠性。檔案資料的整理分類標準按照檔案資料的來源、內容和形式等，進行科學分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、社區服務類、社區治安類、社區衛生類、社區文化類、社區組織建設類等類別。每個類別下再根據具體情況細分若干二級類目。整理方法1.裝訂：對紙張規格不一致、破損的檔案資料進行整理和修復，采用統一的裝訂方式，確保整齊牢固。2.編目：編制檔案資料的目錄，包括編號、題名、日期、保管期限等內容，便于查閱和管理。3.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案資料的歸檔歸檔期限1.年度歸檔：每年形成的檔案資料，應在次年上半年完成歸檔。2.跨年度項目歸檔：對于跨年度的項目檔案資料，在項目結束后及時歸檔。歸檔程序1.移交：各部門和工作人員將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.審核：檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，檢查其完整性、準確性和規范性。3.歸檔：審核合格的檔案資料，按照分類標準進行歸檔，并填寫歸檔登記表。檔案資料的保管保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全保管。保管期限根據檔案資料的性質和重要程度，確定保管期限，一般分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）。保管要求1.分類存放：按照檔案資料的類別和保管期限，分類存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對檔案資料進行檢查，發現問題及時采取措施進行處理，確保檔案資料的安全和完整。3.數字化備份：對重要的檔案資料進行數字化備份，存儲于安全的存儲設備中，并定期進行維護和更新。檔案資料的查閱查閱權限1.社區內部查閱：社區工作人員因工作需要查閱檔案資料的，需填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.居民查閱：居民因個人需要查閱與自身相關的檔案資料的，需提供有效身份證明，填寫查閱申請表，經社區居委會負責人批準后，由檔案管理人員陪同查閱。3.外部單位查閱：外單位因工作需要查閱社區檔案資料的，需持有單位介紹信，填寫查閱申請表，經社區居委會負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及機密的檔案資料，還需經社區黨組織負責人批準。查閱登記建立檔案資料查閱登記制度，對查閱檔案資料的時間、內容、查閱人等信息進行詳細登記，查閱完畢后及時歸還檔案資料。查閱限制1.保密限制：對涉及社區機密和個人隱私的檔案資料，未經批準，不得查閱、復印或傳播。2.利用限制：檔案資料僅供查閱，一般不得外借。如有特殊情況需要外借的，需經社區居委會負責人批準，并限期歸還。檔案資料的利用利用方式1.提供查閱服務：為社區工作人員、居民及相關單位提供檔案資料查閱服務，滿足其工作和生活中的需要。2.編研開發：對檔案資料進行分析和研究，編寫專題資料、大事記、年鑒等編研成果，為社區管理和決策提供參考依據。3.信息共享：通過信息化手段，實現檔案資料的信息共享，提高檔案資料的利用效率。利用效果評估定期對檔案資料的利用效果進行評估，了解檔案資料的利用情況和對社區工作的支持作用，總結經驗，不斷改進檔案管理工作。檔案資料的銷毀銷毀范圍對已過保管期限、失去保存價值或其他需要銷毀的檔案資料，進行銷毀處理。銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門會同相關部門對擬銷毀的檔案資料進行鑒定，提出銷毀意見。2.審批：銷毀意見經社區居委會負責人審核，報社區黨組織負責人批準。3.銷毀：由檔案管理人員在指定地點對批準銷毀的檔案資料進行監督銷毀，并填寫銷毀登記表。銷毀記錄銷毀檔案資料的過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案資料名稱、數量、銷毀方式等信息，記錄保存期限與檔案資料保管期限相同。檔案信息化管理信息化建設目標建立社區檔案管理信息系統，實現檔案資料的電子化管理、在線查閱、統計分析等功能，提高檔案管理的效率和水平。數據錄入與維護1.數據錄入：將紙質檔案資料進行數字化掃描，錄入檔案管理信息系統，建立電子檔案數據庫。2.數據維護：定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護和更新，確保數據的準確性和完整性。系統安全管理1.用戶權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作檔案管理信息系統。2.數據備份與恢復：定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份，存儲于安全的存儲設備中，防止數據丟失。同時，制定數據恢復預案，確保在系統出現故障時能夠及時恢復數據。3.網絡安全防護：采取防火墻、入侵檢測、加密等技術手段，保障檔案管理信息系統的網絡安全，防止數據泄露和網絡攻擊。監督與考核監督檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門的檔案資料收集、整理、歸檔等工作進行檢查，發現問題及時督促整改。2.不定期抽查：社區領導和相關部門不定期對檔案管理工作進行抽查，確保檔案管理工作規范、有序進行。考核評價