人才材料歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人才材料的規(guī)范化管理，確保人才信息的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮人才材料在公司人力資源管理中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人才材料歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：人才材料應如實反映員工的個人信息、工作經歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況，確保材料真實可靠。2.完整性原則：歸檔的人才材料應齊全完整，涵蓋員工從入職到離職全過程的各類重要信息。3.規(guī)范性原則：人才材料的收集、整理、歸檔應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證材料格式一致、內容清晰。4.保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，對涉及員工個人隱私的材料妥善保管，防止信息泄露。二、人才材料的分類及內容（一）個人基本信息材料1.身份證、學歷學位證書、專業(yè)技術資格證書、職業(yè)資格證書等復印件：用于核實員工的基本身份和專業(yè)資質。2.入職登記表：記錄員工入職時填寫的個人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、家庭住址、婚姻狀況等。3.員工簡歷：詳細描述員工的教育背景、工作經歷、項目經驗、技能特長等情況。（二）工作經歷材料1.勞動合同：明確員工與公司的勞動關系、工作崗位、工作期限、薪酬待遇等條款。2.崗位變動記錄：包括崗位調動申請、審批文件、工作交接記錄等，反映員工在公司內部的崗位變動情況。3.培訓記錄：培訓計劃、培訓簽到表、培訓考核成績、培訓證書等，記錄員工參加公司組織的各類培訓情況。4.項目經驗材料：項目任務書、項目總結報告、項目成果證明、項目獲獎證書等，體現(xiàn)員工在公司項目中的參與情況和貢獻。（三）績效考核材料1.績效考核計劃：明確各崗位的考核指標、考核周期、考核方式等內容。2.績效考核評估表：上級領導、同事、下屬對員工進行績效評價的表格，反映員工在考核周期內的工作表現(xiàn)和業(yè)績成果。3.績效反饋面談記錄：記錄主管與員工進行績效反饋面談的內容，包括工作表現(xiàn)評價、改進建議、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。4.績效獎金發(fā)放記錄：體現(xiàn)員工績效獎金的計算依據、發(fā)放金額和發(fā)放時間。（四）薪酬福利材料1.薪資調整記錄：包括薪資調整申請、審批文件、薪資調整通知等，記錄員工薪資變動情況。2.福利申請及審批材料：員工申請各類福利（如社保、公積金、帶薪年假、病假、婚假、產假、陪產假、喪假等）的相關表格及審批文件。3.工資條：每月向員工發(fā)放的工資明細，顯示工資構成、各項扣除及實發(fā)金額。（五）獎懲材料1.獎勵材料：公司頒發(fā)的榮譽證書、獎金發(fā)放文件、表彰決定等，記錄員工獲得的各類獎勵情況。2.懲罰材料：違紀處分決定、警告通知、罰款記錄等，反映員工受到的處罰情況。（六）職業(yè)發(fā)展材料1.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書：員工根據自身情況制定的職業(yè)發(fā)展目標、計劃和路徑。2.晉升評審材料：晉升申請表、個人述職報告、評審委員會評審意見、晉升文件等，記錄員工晉升的相關情況。3.崗位競聘材料：競聘申請表、競聘演講稿、評委評分表、競聘結果通知等，體現(xiàn)員工參與崗位競聘的過程和結果。（七）離職材料1.離職申請表：員工提交的離職申請，說明離職原因、離職時間等。2.離職審批文件：各級領導對員工離職申請的審批意見。3.工作交接清單：記錄員工離職前與接手人員進行工作交接的詳細內容，包括文件資料、工作任務、資產設備等。4.離職證明：公司為離職員工開具的證明其已與公司解除勞動關系的文件。三、人才材料的收集與整理（一）收集責任1.各部門負責人為本部門人才材料收集的第一責任人，應指定專人負責定期收集本部門員工的各類材料，并確保材料的真實性和完整性。2.人力資源部門負責對各部門提交的人才材料進行審核和匯總，對不符合要求的材料及時反饋給相關部門進行補充或修正。（二）收集時間1.新員工入職時，應在入職一個月內將個人基本信息材料、勞動合同等相關材料提交至人力資源部門。2.涉及員工崗位變動、績效考核、薪酬調整、獎懲等情況發(fā)生后，相關部門應在事件結束后的一周內將相應材料提交至人力資源部門。3.員工離職時，離職手續(xù)辦理完畢后，所在部門應及時將離職材料提交至人力資源部門。（三）整理要求1.人力資源部門收到各部門提交的人才材料后，應按照分類標準進行整理。每份材料應進行編號，并在右上角注明所屬類別。2.對紙張大小不一致、格式不規(guī)范的材料，應進行裁剪、粘貼或重新排版，確保材料整齊統(tǒng)一。3.對于電子文檔形式的材料，應進行命名規(guī)范，按照“員工姓名+材料名稱+日期”的格式命名，并統(tǒng)一存儲在公司指定的服務器文件夾中。四、人才材料的歸檔（一）歸檔流程1.人力資源部門整理好的人才材料，經審核無誤后，按照員工姓名順序依次放入檔案盒或檔案柜中，并建立電子檔案索引，便于查詢和管理。2.檔案盒或檔案柜應標明公司名稱、部門名稱、員工姓名等信息，同時在檔案盒側面或檔案柜上張貼索引標簽，注明存放的材料類別和起止日期。3.每年年底，人力資源部門應對本年度的人才材料進行全面清查和核對，確保檔案的準確性和完整性。對于需要永久保存的重要材料，應進行單獨整理和存放，并建立專門的檔案目錄。（二）歸檔期限1.個人基本信息材料、勞動合同等重要材料應長期歸檔保存。2.工作經歷材料、績效考核材料、薪酬福利材料、獎懲材料、職業(yè)發(fā)展材料等一般材料應保存至員工離職后五年。3.離職材料應在員工離職手續(xù)辦理完畢后，按照規(guī)定期限歸檔保存，保存期限為三年。（三）檔案保管1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。2.檔案庫房應安排專人負責管理，嚴格限制非檔案管理人員進入。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于電子檔案，應定期進行備份，并存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，設置訪問權限，防止數(shù)據泄露。五、人才材料的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱人才材料的，應填寫《人才材料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人根據申請內容進行審核，對于涉及員工隱私或重要機密的材料，應嚴格控制查閱范圍，并報公司分管領導批準。3.查閱人員只能在檔案管理人員指定的地點查閱材料，不得擅自將材料帶出檔案庫房。查閱過程中應保持材料的整潔和完好，不得涂改、損壞或抽取材料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱人才材料的，應填寫《人才材料借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導簽字批準。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借材料，不得轉借他人，不得在材料上批注、涂改或污損。借閱期滿后，應按時歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進行核對和簽收。4.如發(fā)現(xiàn)借閱的人才材料有遺失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、人才材料的保密與安全（一）保密措施1.參與人才材料管理工作的人員應嚴格遵守公司保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對涉及員工個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的材料，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.在人才材料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應避免無關人員接觸材料，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案損壞或丟失。3.制定檔案應急預案，如發(fā)生火災、水災、地震等自然災害或其他突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照應急預案進行處理。七、人才材料的更新與補充（一）定期更新1.人力資源部門應定期對人才材料進行更新，確保材料內容的時效性和準確性。一般每年進行一次全面的檔案清查和更新工作。2.在更新人才材料時，應重點關注員工的工作經歷變化、績效考核結果、薪酬調整情況、獎懲記錄等信息，及時將相關材料補充到檔案中。（二）動態(tài)補充1.員工在工作過程中如有新的培訓經歷、項目成果、榮譽獎勵等情況，所在部門應及時將相關材