設備技術文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司設備技術文件的管理，確保設備技術文件的完整性、準確性、系統性和規范性，充分發揮設備技術文件在設備管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有設備技術文件的管理，包括設備的選型、采購、安裝、調試、運行、維護、改造、報廢等全過程所形成的各類文件。（三）職責分工1.設備管理部門負責制定和完善設備技術文件管理制度，并組織實施。歸口管理設備技術文件，負責收集、整理、歸檔、保管和發放設備技術文件。對設備技術文件的完整性、準確性和規范性進行審核。組織設備技術文件的培訓和交底工作。2.使用部門負責本部門設備技術文件的領取、使用和保管。按照設備技術文件的要求正確操作和維護設備，并做好相關記錄。及時向設備管理部門反饋設備技術文件中存在的問題，并提出改進建議。3.技術部門負責提供設備的技術資料和圖紙，參與設備的選型、驗收等工作。對設備的技術改造方案進行審核，并提供技術支持。協助設備管理部門做好設備技術文件的管理工作。4.檔案管理部門負責設備技術文件的歸檔和保管工作，確保設備技術文件的安全和完整。按照檔案管理的要求，對設備技術文件進行分類、編號、裝訂和存儲。提供設備技術文件的查閱和借閱服務。二、設備技術文件的分類與編號（一）分類設備技術文件分為以下幾類：1.設備選型文件：包括設備選型報告、技術協議、招標書、投標書等。2.設備采購文件：包括采購合同、發票、運輸文件等。3.設備安裝調試文件：包括安裝圖紙、安裝說明書、調試報告等。4.設備運行維護文件：包括操作規程、維護手冊、保養記錄、故障維修記錄等。5.設備技術改造文件：包括技術改造方案、改造圖紙、改造記錄等。6.設備報廢文件：包括報廢申請、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等。7.其他文件：與設備管理相關的其他文件，如設備驗收報告、設備臺賬等。（二）編號設備技術文件采用統一的編號規則，編號由設備類別代碼、設備型號代碼、文件類別代碼、年份代碼和順序號組成。具體編號規則如下：1.設備類別代碼：按照公司設備分類標準，用兩位大寫字母表示，如“AB”表示生產設備，“CD”表示檢測設備等。2.設備型號代碼：用設備的具體型號表示，如“X6132”表示銑床。3.文件類別代碼：用一位大寫字母表示，如“S”表示選型文件，“C”表示采購文件，“A”表示安裝調試文件，“O”表示運行維護文件，“T”表示技術改造文件，“B”表示報廢文件，“Q”表示其他文件。4.年份代碼：用四位數字表示文件形成的年份，如“2023”表示2023年形成的文件。5.順序號：用三位數字表示同一類別、同一型號、同一文件類別、同一年份的文件順序號，從001開始編號。例如，ABX6132S2023001表示2023年形成的銑床選型文件，順序號為001。三、設備技術文件的形成與收集（一）設備選型階段1.設備管理部門根據生產經營需要，提出設備選型需求，并組織相關部門進行調研和論證。2.技術部門負責提供設備的技術資料和圖紙，參與設備選型工作，并對設備的技術性能進行評估。3.設備管理部門根據調研和論證結果，編制設備選型報告，明確設備的選型依據、技術參數、性能要求等，并報公司領導審批。4.設備選型報告審批通過后，設備管理部門與供應商簽訂技術協議，明確雙方的權利和義務。5.設備管理部門收集設備選型過程中形成的各類文件，包括選型報告、技術協議、招標書、投標書等，并進行整理和歸檔。（二）設備采購階段1.設備管理部門根據設備選型報告和技術協議，編制設備采購計劃，并報公司領導審批。2.采購部門按照設備采購計劃，進行設備的采購工作，與供應商簽訂采購合同，并確保合同條款符合公司要求。3.采購部門收集設備采購過程中形成的各類文件，包括采購合同、發票、運輸文件等，并及時移交設備管理部門。4.設備管理部門對采購文件進行審核，確保文件的完整性和準確性，并進行整理和歸檔。（三）設備安裝調試階段1.設備到貨前，設備管理部門通知使用部門做好設備安裝調試的準備工作。2.設備到貨后，設備管理部門組織技術部門、使用部門等相關人員進行設備驗收，驗收合格后辦理入庫手續。3.技術部門根據設備安裝圖紙和說明書，編制設備安裝方案，并組織安裝人員進行設備安裝。4.設備安裝過程中，安裝人員應做好安裝記錄，包括安裝時間、安裝人員、安裝步驟、調試情況等。5.設備安裝完成后，技術部門組織使用部門、設備管理部門等相關人員進行設備調試，調試合格后編制調試報告，并報公司領導審批。6.設備管理部門收集設備安裝調試過程中形成的各類文件，包括安裝圖紙、安裝說明書、調試報告、安裝記錄等，并進行整理和歸檔。（四）設備運行維護階段1.設備管理部門組織技術部門編制設備操作規程和維護手冊，并發放給使用部門。2.使用部門按照設備操作規程和維護手冊的要求，正確操作和維護設備，并做好相關記錄，包括設備運行記錄、保養記錄、故障維修記錄等。3.設備管理部門定期對設備運行情況進行檢查和評估，及時發現設備存在的問題，并組織相關人員進行維修和處理。4.設備維修人員在維修設備時，應做好維修記錄，包括維修時間、維修人員、維修內容、更換的零部件等。5.設備管理部門收集設備運行維護過程中形成的各類文件，包括操作規程、維護手冊、運行記錄、保養記錄、故障維修記錄等，并進行整理和歸檔。（五）設備技術改造階段1.使用部門根據設備運行情況和生產經營需要，提出設備技術改造申請，并報設備管理部門審核。2.設備管理部門組織技術部門對設備技術改造申請進行評估，編制技術改造方案，并報公司領導審批。3.技術改造方案審批通過后，設備管理部門組織實施設備技術改造工作，并做好改造記錄，包括改造時間、改造人員、改造內容、改造效果等。4.設備技術改造完成后，技術部門組織使用部門、設備管理部門等相關人員進行驗收，驗收合格后編制驗收報告，并報公司領導審批。5.設備管理部門收集設備技術改造過程中形成的各類文件，包括技術改造申請、技術改造方案、改造記錄、驗收報告等，并進行整理和歸檔。（六）設備報廢階段1.使用部門根據設備的使用情況和技術狀況，提出設備報廢申請，并報設備管理部門審核。2.設備管理部門組織技術部門、財務部門等相關人員對設備報廢申請進行鑒定，編制報廢鑒定報告，并報公司領導審批。3.設備報廢申請審批通過后，設備管理部門按照公司規定的程序進行設備報廢處理，并做好報廢處理記錄，包括報廢時間、報廢方式、報廢資產處置情況等。4.設備管理部門收集設備報廢過程中形成的各類文件，包括報廢申請、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等，并進行整理和歸檔。四、設備技術文件的整理與歸檔（一）整理要求1.設備技術文件應按照分類和編號規則進行整理，確保文件的系統性和規范性。2.對每份設備技術文件進行核對，確保文件內容完整、準確、清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損或褪色的文件進行修復或復制，保證文件的可讀性。4.去除文件中的金屬物、訂書釘等，采用統一規格的文件夾或檔案盒進行裝訂。（二）歸檔流程1.設備管理部門在設備技術文件形成后，應及時進行整理，并填寫《設備技術文件歸檔清單》，詳細記錄文件的名稱、編號、類別、形成時間、歸檔時間等信息。2.設備管理部門將整理好的設備技術文件移交檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂和存儲。3.檔案管理部門在接收設備技術文件時，應進行核對，確保文件的完整性和準確性。如發現問題，應及時與設備管理部門溝通解決。4.設備技術文件歸檔后，檔案管理部門應建立相應的檔案目錄，便于查詢和利用。五、設備技術文件的保管與借閱（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保設備技術文件的安全和完整。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.對設備技術文件應進行分類存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。4.定期對設備技術文件進行檢查和清點，如發現文件損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。（二）借閱規定1.因工作需要借閱設備技術文件的，應填寫《設備技術文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，報設備管理部門審批。2.設備管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，在《設備技術文件借閱申請表》上簽字，并通知檔案管理部門辦理借閱手續。3.檔案管理部門根據《設備技術文件借閱申請表》，將借閱的設備技術文件提供給借閱人，并做好借閱登記，記錄借閱時間、借閱人姓名、歸還時間等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的設備技術文件，不得轉借、復印、涂改、損壞或丟失。如需復印，應經設備管理部門同意，并在檔案管理部門的監督下進行。5.借閱人應在規定的時間內歸還借閱的設備技術文件，如需延期借閱，應提前辦理延期手續。6.檔案管理部門在借閱人歸還設備技術文件時，應進行核對，如發現文件損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。六、設備技術文件的更新與廢止（一）更新1.隨著設備技術的發展和公司生產經營的需要，設備技術文件可能需要進行更新。2.設備管理部門應定期對設備技術文件進行審查，如發現文件內容與實際情況不符或存在缺陷，應及時組織相關人員進行修訂。3.設備技術文件更新后，設備管理部門應及時通知相關部門和人員，并發放新的文件。同時，對舊文件進行回收和銷毀，確保文件的一致性和有效性。（二）廢止1.當設備報廢、淘汰或技術文件不再適用時，應及時進行廢止。2.設備管理部門對擬廢止的設備技術文件進行審核，審核通過后，填寫《設備技術文件廢止申請表》，報公司領導審批。3.設備技術文件廢止申請審批通過后，設備管理部門通知相關部門和人員停止使用該文件，并對廢止的文件進行回收和銷毀，防止誤用。七、設備技術文件的保密管理（一）保密范圍設備技術文件涉及公司的技術秘密、商業秘密和生產經營信息，屬于公司保密管理的范疇。（二）保密措施1.對涉及保密的設備技術文件，應在文件上加蓋“保