臨時耗材采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司臨時耗材采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時性工作需要而進行的耗材采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據實際工作需求，合理確定采購數量和規格，避免盲目采購和浪費。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定的產品，確保所采購耗材符合工作要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判方式，降低采購成本。4.合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購過程合法合規。二、采購申請與審批（一）采購申請1.各部門因臨時性工作需要采購耗材時，應填寫《臨時耗材采購申請表》，詳細注明采購耗材的名稱、規格、型號、數量、用途、預計金額等信息。2.采購申請應經部門負責人審核簽字，確保申請內容真實、合理、必要。（二）審批流程1.《臨時耗材采購申請表》提交至行政部門。2.行政部門對采購申請進行初步審核，重點審核申請的必要性、采購規格和數量的合理性等。如申請不符合要求，行政部門應及時與申請部門溝通并要求其補充或修改。3.經行政部門初步審核通過后，申請表提交至財務部門。財務部門根據公司預算和資金狀況，對采購申請的資金可行性進行審核。4.財務部門審核通過后，申請表提交至公司分管領導審批。分管領導根據公司整體工作安排和資源配置情況，對采購申請進行最終審批。5.審批通過后的《臨時耗材采購申請表》由行政部門留存一份備案，另一份返還申請部門作為采購依據。三、采購實施（一）采購方式1.集中采購：對于通用性較強、采購量大的臨時耗材，可采用集中采購方式。由行政部門定期匯總各部門需求，統一進行采購，以獲取更優惠的采購價格和服務。2.分散采購：對于特殊規格、緊急需求或一次性采購量較小的臨時耗材，由申請部門自行采購。但采購過程仍需遵循本制度的相關規定。（二）采購渠道選擇1.合格供應商名錄：行政部門應建立合格供應商名錄，收錄具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、服務優質的供應商信息。采購活動應優先從合格供應商名錄中選擇供應商。2.新增供應商：如因工作需要必須從合格供應商名錄以外選擇供應商時，申請部門應填寫《新增供應商申請表》，詳細說明新增供應商的基本情況、產品優勢、合作意向等，并提交相關資質證明文件。經行政部門、財務部門審核，公司分管領導審批通過后，方可將其納入合格供應商名錄。3.采購渠道評估：行政部門應定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格水平等。對于表現不佳的供應商，應及時采取警告、暫停合作、從合格供應商名錄中剔除等措施。（三）采購談判與合同簽訂1.對于集中采購項目，行政部門應組織相關人員與選定的供應商進行采購談判。談判內容包括產品價格、質量標準、交貨期、售后服務等條款，確保雙方達成一致意見。2.對于分散采購項目，申請部門應自行與供應商進行采購談判，并簽訂采購合同或采購協議。采購合同或協議應明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。3.采購合同或協議簽訂后，應及時將合同副本提交至行政部門和財務部門備案。（四）采購執行與跟蹤1.采購人員應按照采購合同或協議約定的交貨期，及時跟蹤供應商的供貨情況，確保按時、按質、按量到貨。2.如因供應商原因導致交貨延遲或產品質量問題，采購人員應及時與供應商溝通協調，要求其采取補救措施，并向行政部門和申請部門匯報相關情況。3.申請部門在收到采購的臨時耗材后，應及時進行驗收。如發現產品質量、數量等不符合合同約定，應在規定時間內通知采購人員和供應商，辦理退換貨等相關手續。四、驗收與付款（一）驗收1.申請部門負責對采購的臨時耗材進行驗收。驗收人員應按照采購合同或協議約定的質量標準和驗收流程，對耗材的名稱、規格、型號、數量、質量等進行逐一核對。2.驗收合格后，驗收人員應在《臨時耗材驗收單》上簽字確認。如驗收不合格，應在驗收單上注明不合格原因，并及時與采購人員和供應商聯系，要求其處理。3.對于價值較高或技術要求較高的臨時耗材，可邀請專業技術人員或相關部門參與驗收，確保驗收結果準確可靠。（二）付款1.采購的臨時耗材經驗收合格后，申請部門應及時填寫《臨時耗材付款申請表》，附上采購合同或協議、驗收單、發票等相關憑證，提交至財務部門。2.財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購事項的真實性、發票的合規性、付款金額的準確性等。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續。3.如因特殊情況需要提前付款或延遲付款，應經財務部門負責人和公司分管領導審批同意，并在付款申請中注明原因。五、庫存管理（一）庫存設置1.行政部門應根據公司實際情況，合理設置臨時耗材庫存。庫存設置應考慮常用耗材的種類、數量、采購周期等因素，確保既能滿足工作需求，又能避免庫存積壓。2.對于通用性較強、采購周期較長的臨時耗材，應適當增加庫存數量；對于使用頻率較低、易過期或易損耗的耗材，應控制庫存數量，避免浪費。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對臨時耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點結束后，應編制《臨時耗材庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務調整和處理。3.對于盤盈或盤虧的臨時耗材，應分析原因，總結經驗教訓，采取措施加以改進，防止類似情況再次發生。（三）庫存保管1.臨時耗材應存放在專門的倉庫或儲物區域，確保存放環境安全、干燥、通風良好，避免耗材受潮、變質、損壞等。2.倉庫管理人員應按照耗材的種類、規格、型號、批次等進行分類存放，并建立清晰的庫存臺賬，記錄耗材的出入庫情況。3.對于有保質期要求的臨時耗材，應建立保質期預警機制，定期檢查庫存耗材的保質期情況，及時清理過期或即將過期的耗材，防止過期使用。六、監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對臨時耗材采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理、庫存管理是否規范等。2.對于審計過程中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）行政部門監督1.行政部門負責對臨時耗材采購活動進行日常監督，檢查采購申請的審批情況、采購渠道的選擇、采購合同的簽訂與執行、驗收與付款等環節是否符合本制度規定。2.行政部門應定期對各部門的臨時耗材采購情況進行統計分析，及時發現存在的問題，并采取措施加以改進。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的采購行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括責令改正、警告、通報批評、扣減績效獎金、解除勞動合同等。2.如因違規采購行