項目部設備采購管理制度一、總則（一）目的為加強項目部設備采購管理，規范采購行為，確保設備采購符合項目需求，提高設備采購效率，降低采購成本，保證設備質量和售后服務，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各項目部的設備采購活動，包括但不限于施工設備、辦公設備、檢測設備等各類設備的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據項目實際需求和施工進度，合理確定設備采購計劃，避免盲目采購和重復采購。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合行業標準的設備，確保設備能夠滿足項目施工和運行要求。3.性價比最優原則：在保證設備質量的前提下，充分比較不同供應商的產品價格、售后服務等因素，選擇性價比最優的設備和供應商。4.公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息公開、采購程序透明，接受公司內部監督和相關部門的審計。二、職責分工（一）項目部1.提出設備采購需求：根據項目施工計劃和實際需要，詳細填寫《設備采購申請表》，明確設備名稱、規格型號、數量、技術參數、采購時間等要求，并提交給項目技術負責人審核。2.參與采購過程：協助采購部門進行市場調研、供應商選擇、招標評標、合同談判等工作，提供技術支持和相關信息。3.驗收設備：組織相關人員對采購的設備進行驗收，檢查設備的數量、規格型號、質量等是否符合合同要求，并填寫《設備驗收報告》。4.設備使用與管理：負責設備的日常使用、維護保養和管理工作，確保設備正常運行，延長設備使用壽命。（二）采購部門1.制定采購計劃：根據項目部提交的《設備采購申請表》，結合公司庫存情況和資金狀況，制定年度、季度和月度設備采購計劃，并報公司領導審批。2.實施采購活動：按照采購計劃，通過招標、詢價、談判等方式選擇合適的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況，確保設備按時、按質、按量供應。3.供應商管理：建立供應商檔案，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行評估和管理，定期對供應商進行考核，淘汰不合格供應商。4.采購成本控制：在采購過程中，通過與供應商談判、招標等方式，爭取最優惠的采購價格和條款，降低采購成本。（三）技術部門1.提供技術支持：為項目部和采購部門提供設備采購的技術咨詢和支持，協助確定設備的技術參數、規格型號等要求。2.參與設備驗收：在設備驗收過程中，對設備的技術性能進行測試和評估，確保設備符合技術要求。（四）財務部門1.資金保障：根據采購計劃和合同約定，及時安排采購資金，確保采購活動順利進行。2.費用審核：對采購合同、發票等進行審核，確保采購費用的合理性和合規性。3.成本核算：對設備采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。（五）審計部門1.監督采購過程：對設備采購活動進行審計監督，檢查采購程序是否合規、采購行為是否公正、采購結果是否合理。2.審查采購合同：對采購合同的條款、內容進行審查，確保合同的合法性和有效性。3.提出審計意見：根據審計結果，提出改進建議和審計意見，督促相關部門整改落實。三、設備采購流程（一）采購申請項目部根據項目施工計劃和實際需要，填寫《設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規格型號、數量、技術參數、采購原因、預計采購時間等內容，并提交給項目技術負責人審核。項目技術負責人應根據項目實際情況，對采購申請的必要性、合理性和技術可行性進行審核，并簽署意見。審核通過后，《設備采購申請表》提交給采購部門。（二）采購計劃制定采購部門收到項目部提交的《設備采購申請表》后，結合公司庫存情況和資金狀況，制定年度、季度和月度設備采購計劃。采購計劃應明確采購設備的名稱、規格型號、數量、采購時間、預算金額等內容，并報公司領導審批。公司領導根據公司發展戰略、項目需求和資金狀況，對采購計劃進行審批，審批通過后，采購計劃正式生效。（三）市場調研采購部門根據采購計劃，組織相關人員進行市場調研，了解市場上設備的品牌、型號、價格、質量、售后服務等情況。市場調研可通過網絡搜索、行業展會、供應商推薦、客戶反饋等方式進行。在市場調研過程中，采購人員應收集多家供應商的產品信息，并進行整理和分析，為供應商選擇提供參考依據。（四）供應商選擇1.供應商篩選：采購部門根據市場調研結果，從眾多供應商中篩選出符合要求的供應商，并建立供應商名錄。供應商應具備合法的經營資質、良好的信譽、穩定的產品質量、合理的價格和完善的售后服務體系。2.供應商評估：采購部門對篩選出的供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、生產能力、價格水平、售后服務等方面。評估可通過實地考察、問卷調查、樣品測試、客戶評價等方式進行。采購部門應根據評估結果，對供應商進行打分，并按照得分高低進行排序。3.供應商選擇：采購部門根據供應商評估結果，選擇得分較高的幾家供應商作為潛在供應商，并向其發出詢價函或招標邀請書。潛在供應商應在規定時間內回復詢價函或投標文件，采購部門對潛在供應商的報價和投標文件進行評審，選擇報價合理、產品質量可靠、售后服務完善的供應商作為中標供應商。（五）采購合同簽訂采購部門與中標供應商簽訂采購合同，合同應明確設備的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等條款。采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給項目部、技術部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。（六）設備采購與驗收1.設備采購：采購部門按照采購合同約定，及時向供應商支付預付款，并跟蹤設備生產進度和發貨情況。供應商應按照合同約定的時間、地點和方式將設備發運至項目部指定地點。2.設備驗收：項目部在收到設備后，應組織相關人員對設備進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、質量、外觀等方面。驗收合格后，項目部應填寫《設備驗收報告》，并由驗收人員簽字確認。如發現設備存在質量問題或數量不符等情況，項目部應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協商解決，直至設備符合要求為止。（七）付款結算設備驗收合格后，采購部門應根據采購合同約定，及時辦理付款結算手續。采購部門應向財務部門提交付款申請，附上采購合同、發票、驗收報告等相關資料。財務部門對付款申請進行審核，審核通過后，按照合同約定向供應商支付貨款。四、采購預算管理（一）預算編制采購部門應根據采購計劃，結合市場價格行情和歷史采購數據，編制設備采購預算。采購預算應明確采購設備的名稱、規格型號、數量、預算金額等內容，并報公司領導審批。公司領導根據公司發展戰略、項目需求和資金狀況，對采購預算進行審批，審批通過后，采購預算正式生效。（二）預算執行采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算金額等內容，并提交給公司領導審批。公司領導根據實際情況，對采購預算調整申請進行審批，審批通過后，采購部門方可按照調整后的預算執行采購活動。（三）預算控制財務部門應加強對采購預算的控制和監督，定期對采購預算執行情況進行分析和通報。如發現采購預算執行過程中存在超預算采購等問題，財務部門應及時通知采購部門進行整改，并采取相應的措施進行控制。五、采購風險管理（一）風險識別采購部門應定期對設備采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，風險識別內容包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等方面。采購部門應根據風險識別結果，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.市場風險應對：采購部門應加強市場調研，及時了解市場價格行情和市場動態，合理安排采購時間，避免因市場價格波動而導致采購成本增加。2.供應商風險應對：采購部門應建立供應商評估和管理機制，加強對供應商的資質、信譽、產品質量、生產能力等方面的評估和管理，選擇優質供應商，降低供應商風險。3.質量風險應對：采購部門應加強對設備質量的控制和管理，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量合格證明文件，并在設備驗收過程中嚴格按照質量標準進行驗收，確保設備質量符合要求。4.合同風險應對：采購部門應加強對采購合同的管理，在合同簽訂前，將合同草案提交給公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。在合同執行過程中，采購部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時協商解決，避免合同糾紛。5.付款風險應對：采購部門應加強對付款環節的管理，在付款前，對供應商的發票、驗收報告等相關資料進行審核，確保付款依據充分、合規。同時，采購部門應合理安排付款時間，避免因付款不及時而導致供應商不滿或產生其他風險。六、采購檔案管理（一）檔案收集采購部門應在設備采購活動結束后，及時收集和整理采購過程中形成的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計劃、市場調研報告、供應商評估報告、采購合同、發票、驗收報告等，并將其歸檔保存。（二）檔案整理采購部門應按照檔案管理的要求，對收集到的文件和資料進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規范性。（三）檔案保管采購部門應將整理好的檔案資料存放在專門的檔案柜中，并指定專人負責保管。檔案保管人員應定期對檔案資料進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。（四）檔案查閱公司內部人員如需查閱采購檔案資料，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案保管人員處查閱。檔案保管人員應做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案保管人員。七、監督與考核（一）監督檢查公司審計部門應定期對項目部設備采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購程序是否合規、采購行為是否公正、采購結果是否合理、采購檔案是否完整等方面。審計部門應根據監督檢查結果，提出改進建議和審計意見，督促相關部門整