會議房間預約管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司會議房間的使用，提高會議室的使用效率，確保會議的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各團隊在公司辦公區(qū)域內使用會議房間的情況。3.基本原則（1）公平公正原則：所有部門和員工在會議房間預約使用上享有平等的權利和機會，按照規(guī)定的流程進行申請和安排。（2）先申請先得原則：根據(jù)預約的先后順序確定會議房間的使用，鼓勵提前規(guī)劃會議安排。（3）合理使用原則：使用者應合理安排會議時間和時長，充分利用會議房間資源，避免浪費。（4）維護管理原則：使用者有責任愛護會議房間內的設施設備，保持房間整潔衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。二、會議房間分類及設施配備1.會議房間分類根據(jù)會議室的大小、功能和使用場景，將公司會議房間分為以下幾類：（1）大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司級重要會議、大型培訓、跨部門溝通會議等。（2）中型會議室：可容納[X][X]人，常用于部門會議、項目討論會議等。（3）小型會議室：可容納[X]人以下，主要用于小組討論、一對一溝通等小型會議。2.設施配備（1）大型會議室：配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、電子白板、桌椅等基本設施，可根據(jù)需要提供茶水、咖啡等服務。（2）中型會議室：配備投影儀、音響設備、麥克風、桌椅等，部分會議室可提供簡易的會議記錄工具。（3）小型會議室：配備桌椅、白板或書寫板等基本設施。三、預約管理1.預約方式（1）線上預約：通過公司內部的會議預約系統(tǒng)進行預約，員工需登錄系統(tǒng)，按照提示填寫預約信息，包括會議主題、時間、參會人數(shù)、所需會議室類型等。（2）線下預約：特殊情況下，可通過電話或郵件向行政部門進行預約，但需在預約后及時補填線上預約信息。2.預約時間（1）提前預約：為了保證會議房間的合理安排，建議提前[X]個工作日進行預約。緊急會議可在當天或提前較短時間預約，但需經行政部門確認是否有可用會議室。（2）預約截止時間：每天下午[X]點為當天預約的截止時間，超過此時間提交的預約申請將順延至下一個工作日處理。3.預約信息填寫要求（1）會議主題：應簡潔明了，準確反映會議的核心內容。（2）時間：包括會議開始時間和結束時間，精確到分鐘，確保會議時間安排合理，避免與其他會議沖突。（3）參會人數(shù)：如實填寫預計參會人數(shù)，以便行政部門合理安排會議室。（4）所需會議室類型：根據(jù)會議規(guī)模和需求選擇合適的會議室類型。4.預約審批（1）一般會議預約：由部門負責人審批，審批通過后即可完成預約。（2）重要會議預約：涉及公司高層領導、跨部門重要決策等會議，需經公司分管領導審批后才能完成預約。（3）行政部門在收到預約申請后，應及時進行審核，對于不符合預約要求或存在沖突的申請，應及時與申請人溝通并要求修改。四、使用管理1.使用時間管理（1）使用者應嚴格按照預約時間使用會議房間，不得提前或推遲進入。如有特殊情況需要調整時間，應至少提前[X]小時通知行政部門，并經行政部門同意后方可更改。（2）會議結束后，使用者應及時清理會議現(xiàn)場，將會議桌椅歸位，關閉電器設備，確保會議房間整潔有序。如因特殊原因未能按時結束會議，需提前向行政部門說明情況，并申請延長使用時間。2.設施設備使用（1）使用者應熟悉會議房間內設施設備的使用方法，正確操作投影儀、音響、麥克風等設備，如有疑問可向行政部門咨詢。（2）使用過程中如發(fā)現(xiàn)設施設備出現(xiàn)故障或損壞，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。因使用者不當操作導致設施設備損壞的，由使用者承擔相應的維修費用。3.環(huán)境衛(wèi)生維護（1）使用者有責任保持會議房間的環(huán)境衛(wèi)生，會議期間不得在房間內吸煙、亂扔垃圾。（2）會議結束后，應將使用過的一次性水杯、紙張等垃圾清理帶走，保持桌面、地面整潔干凈。4.安全管理（1）使用者應遵守公司的安全規(guī)定，不得在會議房間內使用明火或違規(guī)電器設備。（2）離開會議房間時，應關閉門窗，確保會議房間的安全。五、資源調配與共享1.資源調配原則（1）當多個部門或團隊同時申請使用同一時間段的會議房間時，行政部門應根據(jù)會議的重要性、參會人數(shù)等因素進行綜合調配，優(yōu)先滿足重要會議和緊急會議的需求。（2）鼓勵部門之間共享會議房間資源，對于參會人數(shù)較少的會議，可安排在較小的會議室進行，以提高會議室的使用效率。2.臨時調整在會議進行過程中，如因特殊情況需要更換會議室或調整會議時間，行政部門應積極協(xié)調，確保會議能夠順利進行，并及時通知相關參會人員。3.閑置會議室利用行政部門應定期對閑置會議室進行統(tǒng)計和分析，對于長期未使用的會議室，可根據(jù)實際情況進行調整或重新規(guī)劃，提高會議室資源的利用率。六、費用管理1.費用標準目前公司會議房間使用暫不收取費用，但對于因使用不當導致設施設備損壞或需要額外服務的情況，將根據(jù)實際成本收取相應的費用。2.費用核算與結算行政部門負責對會議房間使用過程中產生的費用進行核算和統(tǒng)計，對于需要收取費用的情況，應及時向責任部門或個人發(fā)送費用通知，并在規(guī)定時間內完成費用結算。七、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機制行政部門負責對會議房間的預約和使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查會議室的使用記錄、設施設備狀況、環(huán)境衛(wèi)生等情況。2.違規(guī)處理對于違反本管理制度的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處理：（1）對于未按規(guī)定預約、使用時間超時、未及時清理會議現(xiàn)場等輕微違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求立即整改。（2）對于因使用不當導致設施設備損壞、嚴重影響環(huán)境衛(wèi)生等較嚴重違規(guī)行為，除要求賠償損失外，給予書面警告，并在公司內部進行通報批評。（3）對于多次違規(guī)或情節(jié)惡劣的行為，將根據(jù)公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，直至取消其會議房間預約使用資格。八、培訓與宣傳1.培訓內容行政部門應定期組織會議房間使用培訓，向員工介紹會議房間預約系統(tǒng)的使用方法、設施設備操作技巧、環(huán)境衛(wèi)生要求等內容，提高員工的使用規(guī)范意識和操作能力。2.宣傳推廣通過公司內部公告、郵件、培訓等