外協件發貨管理制度一、總則（一）目的為加強公司外協件發貨管理，規范發貨流程，確保外協件準確、及時、安全地送達客戶，提高客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協件的發貨管理工作，包括但不限于原材料、零部件、成品等的發貨。（三）職責分工1.銷售部門負責接收客戶訂單，審核訂單信息的準確性和完整性。將審核后的訂單及時傳遞給生產部門和物流部門，并跟蹤訂單執行情況。與客戶溝通發貨事宜，協調解決發貨過程中出現的問題。2.生產部門根據銷售部門傳遞的訂單信息，安排生產計劃，確保外協件按時生產完成。負責組織外協件的檢驗工作，確保產品質量符合要求。將檢驗合格的外協件及時交付給物流部門，并提供相關的發貨清單和質量證明文件。3.物流部門根據生產部門交付的外協件和發貨清單，負責安排發貨運輸事宜，選擇合適的物流供應商。負責辦理發貨手續，包括貨物的包裝、標識、裝車等工作。跟蹤貨物運輸情況，及時向銷售部門反饋運輸信息，確保貨物按時、安全送達客戶。4.質量部門對外協件的質量進行抽檢和檢驗，確保產品質量符合相關標準和客戶要求。對發貨過程中的質量問題進行跟蹤和處理，及時反饋處理結果。5.財務部門根據發貨清單和合同約定，負責審核發貨金額，辦理收款手續。對發貨過程中的費用進行核算和控制，確保費用合理合規。二、發貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門收到客戶訂單后，應立即對訂單信息進行審核，包括客戶名稱、產品規格、數量、交貨日期、交貨地點等。2.如發現訂單信息有誤或不完整，銷售部門應及時與客戶溝通，要求客戶進行修改或補充。3.審核無誤的訂單，銷售部門應在[X]個工作日內將訂單傳遞給生產部門和物流部門，并做好記錄。（二）生產安排與檢驗1.生產部門接到銷售部門傳遞的訂單后，應根據訂單要求和生產能力，安排生產計劃，并確保外協件按時生產完成。2.在生產過程中，生產部門應嚴格按照工藝要求和質量標準進行生產，確保產品質量合格。3.外協件生產完成后，生產部門應及時通知質量部門進行檢驗。質量部門應按照相關標準和檢驗規范對外協件進行抽檢和檢驗，確保產品質量符合要求。4.如檢驗不合格，質量部門應及時通知生產部門進行返工或整改，直至產品質量合格為止。（三）發貨準備1.生產部門將檢驗合格的外協件交付給物流部門時，應提供詳細的發貨清單，包括產品名稱、規格、數量、客戶名稱、交貨日期、交貨地點等信息。2.物流部門收到生產部門交付的外協件和發貨清單后，應根據發貨清單對貨物進行核對，確保貨物數量、規格等與發貨清單一致。3.物流部門負責安排發貨運輸事宜，選擇合適的物流供應商，并與物流供應商簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。4.在發貨前，物流部門應對貨物進行包裝和標識，確保貨物在運輸過程中不受損壞。包裝應符合相關標準和客戶要求，標識應清晰、準確，包括產品名稱、規格、數量、客戶名稱、發貨日期等信息。（四）發貨運輸1.物流部門按照運輸合同的約定，組織貨物裝車發運，并辦理相關的發貨手續，如填寫發貨單、運輸提單等。2.在貨物裝車過程中，物流部門應安排專人負責監督，確保貨物裝車牢固、整齊，避免貨物在運輸過程中發生碰撞、損壞。3.貨物發運后，物流部門應及時跟蹤貨物運輸情況，通過物流信息系統或其他方式向銷售部門反饋運輸信息，包括運輸單號、預計到達時間、運輸狀態等。4.如在運輸過程中出現貨物損壞、丟失等異常情況，物流部門應及時與物流供應商溝通，要求物流供應商采取相應的措施進行處理，并及時向銷售部門反饋處理情況。（五）貨物簽收1.貨物到達客戶指定地點后，物流供應商應及時通知客戶提貨，并要求客戶在發貨單或運輸提單上簽字確認。2.客戶簽收貨物時，應仔細核對貨物的數量、規格、質量等是否與發貨清單一致，如發現問題應及時與物流供應商或銷售部門溝通。3.物流供應商應將客戶簽收的發貨單或運輸提單及時返回給公司物流部門，物流部門應將其存檔保存，作為發貨憑證。（六）發貨信息反饋1.物流部門應定期向銷售部門反饋發貨信息，包括發貨數量、發貨金額、運輸情況等，以便銷售部門及時掌握發貨動態。2.銷售部門應將發貨信息及時反饋給客戶，保持與客戶的溝通順暢，提高客戶滿意度。3.如在發貨過程中出現客戶投訴或其他問題，銷售部門應及時協調相關部門進行處理，并將處理結果及時反饋給客戶。三、發貨包裝與標識（一）包裝要求1.外協件的包裝應根據產品的特性、運輸方式和客戶要求進行設計和選擇，確保產品在運輸過程中不受損壞。2.包裝材料應符合環保要求，不得使用對環境造成污染的材料。3.包裝應牢固、可靠，能夠承受正常運輸過程中的顛簸、振動和擠壓。4.對于易碎、易損、易潮等特殊產品，應采取相應的防護措施，如使用緩沖材料、防潮材料等。（二）標識要求1.外協件的標識應清晰、準確，包括產品名稱、規格、數量、客戶名稱、發貨日期等信息。2.標識應采用耐久性好的材料制作，如標簽、銘牌等，確保在運輸過程中不易脫落或損壞。3.對于有特殊要求的產品，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應按照相關規定進行標識，標明警示標志和安全注意事項。四、發貨運輸管理（一）物流供應商選擇1.物流部門應建立物流供應商評估和選擇機制，定期對物流供應商進行評估和考核，選擇信譽良好、服務質量高、價格合理的物流供應商。2.在選擇物流供應商時，物流部門應考慮物流供應商的資質、信譽、運輸能力、服務質量、價格等因素，并進行綜合比較和評估。3.物流部門應與選定的物流供應商簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務，包括運輸費用、運輸時間、運輸質量、貨物保險等條款。（二）運輸合同管理1.物流部門應建立運輸合同檔案管理制度，對簽訂的運輸合同進行分類、編號、歸檔保存，以便查詢和管理。2.在運輸合同執行過程中，物流部門應定期對運輸合同的執行情況進行檢查和評估，及時發現和解決問題。3.如物流供應商違反運輸合同約定，物流部門應及時與物流供應商溝通，要求其采取相應的措施進行整改，并按照合同約定追究其違約責任。（三）貨物保險1.根據貨物的價值和風險程度，物流部門應合理選擇貨物保險險種，為發貨的外協件購買貨物保險。2.在購買貨物保險時，物流部門應仔細閱讀保險條款，了解保險責任、保險范圍、保險期限、理賠程序等內容，確保購買的保險能夠有效保障貨物的安全。3.如在運輸過程中發生貨物損失或損壞，物流部門應及時向保險公司報案，并協助保險公司進行理賠工作。（四）運輸過程監控1.物流部門應利用物流信息系統或其他方式對貨物運輸過程進行實時監控，及時掌握貨物的運輸狀態，如運輸位置、運輸速度、預計到達時間等。2.如發現運輸過程中出現異常情況，如運輸延誤、貨物損壞等，物流部門應及時與物流供應商溝通，要求其采取相應的措施進行處理，并及時向銷售部門反饋處理情況。3.物流部門應定期對運輸過程監控情況進行總結和分析，不斷優化運輸管理流程，提高運輸效率和服務質量。五、發貨成本控制（一）運輸成本控制1.物流部門應通過合理選擇物流供應商、優化運輸路線、提高車輛裝載率等方式，降低運輸成本。2.在選擇物流供應商時，物流部門應進行充分的市場調研和比較，選擇價格合理、服務質量高的物流供應商。3.物流部門應根據貨物的數量、重量、體積等因素，合理安排運輸車輛，提高車輛裝載率，降低運輸成本。4.物流部門應定期對運輸成本進行核算和分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并采取相應的措施進行改進。（二）包裝成本控制1.生產部門和物流部門應根據產品的特性和客戶要求，合理設計包裝方案，在保證產品質量和運輸安全的前提下，降低包裝成本。2.包裝材料的采購應通過招標、詢價等方式進行，選擇質量可靠、價格合理的包裝材料供應商。3.包裝過程中應嚴格控制包裝材料的使用量，避免浪費，降低包裝成本。4.物流部門應定期對包裝成本進行核算和分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并采取相應的措施進行改進。（三）其他成本控制1.發貨過程中涉及的其他費用，如裝卸費、倉儲費等，應進行合理控制，降低費用支出。2.物流部門應與裝卸、倉儲等相關部門密切配合，合理安排裝卸時間和倉儲空間，提高工作效率，降低費用成本。3.對于費用支出較大的項目，物流部門應進行專項分析和控制，確保費用支出合理合規。六、發貨異常處理（一）運輸延誤1.如因不可抗力或其他原因導致運輸延誤，物流供應商應及時通知公司物流部門和銷售部門，并說明延誤原因和預計到達時間。2.物流部門應及時與客戶溝通，說明運輸延誤情況，爭取客戶的理解和支持。3.物流供應商應采取積極有效的措施，盡快恢復運輸，確保貨物按時送達客戶。4.如因運輸延誤給客戶造成損失，公司應按照合同約定承擔相應的賠償責任，并及時與客戶協商解決賠償事宜。（二）貨物損壞或丟失1.在運輸過程中如發生貨物損壞或丟失，物流供應商應立即通知公司物流部門和銷售部門，并保護好現場。2.物流部門應及時與客戶溝通，說明貨物損壞或丟失情況，協商解決賠償事宜。3.物流供應商應配合公司進行調查和處理，提供相關的證明材料和信息。4.如因貨物損壞或丟失給客戶造成損失，公司應按照合同約定承擔相應的賠償責任，并及時與客戶協商解決賠償事宜。（三）客戶拒收1.如客戶因產品質量、規格、數量等原因拒收貨物，銷售部門應及時與客戶溝通，了解拒收原因，并協調生產部門和質量部門進行處理。2.生產部門和質量部門應根據客戶反饋的問題，對產品進行檢查和分析，找出問題原因，并采取相應的措施進行整改。3.如產品經整改后符合客戶要求，銷售部門應及時與客戶溝通，要求客戶重新驗收貨物。4.如因客戶拒收給公司造成損失，公司應按照合同約定追究客戶的違約責任，并采取相應的措施減少損失。七、發貨記錄與檔案管理（一）發貨記錄1.物流部門應建立發貨記錄臺賬，詳細記錄每一次發貨的相關信息，包括訂單號、發貨日期、發貨數量、發貨金額、運輸單號、客戶名稱、交貨日期、交貨地點、物流供應商等。2.發貨記錄應及時、準確、完整，確保可追溯性。3.發貨記錄臺賬應定期進行核對和清理，確保記錄的準確性和完整性。