企業檔案技術管理制度一、總則（一）目的為加強企業檔案技術管理，確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部各部門及全體員工在檔案技術管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則：企業檔案實行集中統一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則：檔案應如實反映企業各項活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守檔案保密規定，確保檔案信息安全。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責企業檔案的集中管理與技術指導。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度及工作流程。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立檔案信息數據庫，實現檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱等服務，確保檔案的有效利用。5.對檔案的安全保管情況進行監督檢查，確保檔案實體安全。（二）各部門兼職檔案員各部門指定專人擔任兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期向檔案管理部門移交。其職責如下：1.負責本部門各類文件材料的日常收集、積累，確保材料的完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行初步整理和分類。3.及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續。4.協助檔案管理部門開展檔案管理相關工作。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備檔案管理專業知識和技能，熟悉企業業務流程。2.嚴格遵守檔案管理規章制度，認真履行崗位職責。3.做好檔案的日常管理工作，保證檔案質量，提高服務水平。4.積極參與檔案信息化建設，不斷提升檔案管理效率。三、檔案的收集（一）收集范圍1.企業在生產經營、行政管理、技術研發、財務管理等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.企業與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目文件等。3.企業員工在工作中形成的重要業務文件、工作報告、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，簽字蓋章手續齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容真實、存儲安全，并按照規定進行備份。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應在次年上半年移交至檔案管理部門。2.重大活動、項目結束后，相關部門應在活動或項目結束后一個月內將形成的文件材料整理移交。四、檔案的整理（一）分類標準1.按照企業職能和檔案內容，將檔案分為行政管理類、生產經營類、技術研發類、財務管理類、人力資源類、黨群工作類等類別。2.每一大類下可根據具體情況進一步細分二級、三級類目。（二）整理方法1.紙質檔案：按照分類標準對文件材料進行排序、編號、編目、裝訂等操作。2.電子檔案：按照分類標準建立文件夾結構，對電子文件進行命名、分類存儲，并建立相應的索引目錄。3.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等資料進行分類整理，標注拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并配以文字說明。（三）整理要求1.整理后的檔案應保持文件材料之間的有機聯系，便于查找和利用。2.編目應準確、清晰，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等項目。3.裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。五、檔案的鑒定與保管期限確定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門專家及分管領導組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定內容1.對檔案的真實性、完整性、準確性進行審查。2.根據企業實際情況和國家有關規定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業主要職能活動和歷史面貌的，對企業有長遠利用價值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據鑒定報告，對保管期限已滿且無保存價值的檔案進行銷毀處理。六、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）檔案存放1.紙質檔案應按照分類順序依次上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行異地備份。3.聲像檔案應按照類別和時間順序妥善保管，可采用光盤、磁帶等存儲介質。（三）安全管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責，嚴格限制非庫房管理人員進入庫房。2.配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強對檔案庫房的日常巡查，及時發現并處理安全隱患。七、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：企業內部員工因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應按照規定辦理借閱手續。3.復制：根據利用者的需求，可提供檔案復印件或電子文檔。（二）利用流程1.查閱流程：利用者填寫查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員根據申請提供相應檔案，并做好查閱記錄。2.借閱流程：利用者填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.復制流程：利用者填寫復制申請表，經審批后，檔案管理人員按照規定進行復制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.嚴格遵守檔案保密規定，不得泄露檔案內容。3.如需將檔案帶出檔案管理部門，應經檔案管理部門負責人批準，并采取必要的保密措施。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立企業檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）系統功能1.檔案錄入：實現檔案信息的批量錄入和單個錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、關鍵詞等進行快速查詢。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實現借閱流程的在線審批和跟蹤。4.統計分析：對檔案數據進行統計分析，生成各類報表，為企業決策提供支持。5.安全管理：設置用戶權限，確保檔案信息安全，防止數據泄露。（三）數據維護1.定期對檔案管理信息系統的數據進行備份，確保數據安全。2.及時更新檔案信息，保證檔案數據的準確性和完整性。3.對系統運行中出現的問題及時進行處理和維護，確保系統正常運行。九、檔案的移交與接收（一）移交范圍1.企業改制、重組、合并、分立等情況下，涉及的檔案移交。2.企業撤銷、破產時，檔案的移交。3.按照國家有關規定，需要向國家檔案館或其他相關部門移交的檔案。（二）移交要求1.移交單位應按照檔案管理規定，對擬移交的檔案進行整理、編目，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方簽字確認后各執一份。3.接收單位應對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的質量和完整性。（三）接收流程1.接收單位收到移交檔案后，應及時組織人員進行清點和驗收。2.對驗收合格的檔案，辦理接收手續，并按照本企業檔案管理規定進行妥善保管。3.對驗收不合格的檔案，應及時與移交單位溝通，要求其補充或更正。十、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價值的檔案。2.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組審核、分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監督，并在銷毀清冊上簽字確認。十一、監督與檢查（一）監督檢查部門企業內部審計部門負責對檔案技術管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等環節的工作質量。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全保管情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少