企業支出合同管理制度一、總則（一）目的為加強企業支出合同管理，規范合同簽訂、履行、結算等行為，防范合同風險，維護企業合法權益，提高企業經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業各類支出合同的管理，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、工程合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規的規定。2.風險防控原則：充分評估合同風險，采取有效措施防范風險。3.統一管理原則：企業對支出合同實行統一管理，明確各部門職責。4.權責明確原則：明確合同簽訂、履行等各環節的責任主體。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門企業設立專門的合同管理部門，負責合同的統一審核、編號、歸檔等工作。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度。2.審核合同條款，確保合同合法合規、風險可控。3.對合同進行編號、登記，建立合同臺賬。4.監督合同履行情況，協調解決合同履行中的問題。5.負責合同檔案的整理、歸檔和保管。（二）業務部門業務部門是合同的發起部門和履行部門，負責合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。其主要職責包括：1.根據業務需要發起合同簽訂申請。2.負責合同的起草，明確合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式等條款。3.組織合同談判，與對方協商合同條款。4.負責合同的簽訂，確保合同簽訂手續完備。5.按照合同約定履行義務，及時處理合同履行中的問題。6.定期向合同管理部門報告合同履行情況。（三）財務部門財務部門負責合同的付款審核、結算等工作。其主要職責包括：1.參與合同條款中涉及財務方面內容的審核。2.審核合同付款申請，確保付款符合合同約定和企業財務制度。3.負責合同款項的結算，及時核對賬目。4.對合同執行情況進行財務分析。（四）法務部門法務部門負責合同的法律審核，提供法律意見。其主要職責包括：1.對合同條款進行法律審查，確保合同合法有效。2.協助處理合同糾紛，提供法律支持。3.開展法律培訓，提高員工法律意識。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門根據業務需要，填寫合同簽訂申請表，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方信息等，并提交相關資料。2.合同管理部門對合同簽訂申請表進行初審，審核通過后轉業務部門起草合同。3.業務部門起草合同后，提交合同管理部門審核。合同管理部門重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性、嚴密性等，提出修改意見。4.業務部門根據合同管理部門的意見對合同進行修改完善后，提交法務部門進行法律審核。法務部門從法律角度對合同進行審查，出具法律意見。5.業務部門根據合同管理部門和法務部門的意見進一步修改合同，經業務部門負責人、分管領導審批后，提交企業法定代表人或其授權代表簽訂合同。6.合同簽訂后，合同管理部門對合同進行編號、登記，建立合同臺賬，并將合同副本分發給相關部門。（二）合同條款要求1.合同標的應明確、具體，包括名稱、規格、型號、數量、質量等。2.價格條款應明確，包括單價、總價、價格調整方式等。3.履行期限、地點、方式應明確，確保合同能夠順利履行。4.違約責任條款應具體、明確，具有可操作性，能夠有效約束雙方行為。5.爭議解決方式應明確，如協商、仲裁或訴訟等。（三）合同簽訂注意事項1.簽訂合同前，應充分了解對方的主體資格、經營狀況、信用情況等，確保對方具備簽訂合同的能力和信譽。2.合同文本應使用規范的格式和語言，避免使用模糊、歧義或容易引起糾紛的表述。3.合同簽訂過程中，應嚴格按照授權范圍簽訂合同，未經授權不得擅自簽訂合同。4.合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，確保各部門了解合同內容，做好履行合同的準備工作。四、合同履行管理（一）履行計劃制定業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點、責任人等，并將履行計劃報合同管理部門備案。（二）履行跟蹤與監督1.業務部門應按照合同履行計劃組織實施，定期向合同管理部門報告合同履行情況。2.合同管理部門對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同履行中出現的問題。3.財務部門根據合同約定和業務部門的付款申請，審核付款條件是否成就，確保付款準確無誤。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業務部門應及時提出變更申請，按照合同簽訂流程進行審批。2.合同變更后，合同管理部門應及時對合同臺賬、檔案等進行更新。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業務部門應提出解除合同申請，經相關部門審核后，按照法律規定和合同約定辦理解除手續。（四）糾紛處理1.合同履行過程中發生糾紛，業務部門應及時報告合同管理部門，共同研究解決方案。2.合同管理部門應組織相關部門對糾紛情況進行調查分析，收集證據材料。3.根據糾紛情況，可通過協商、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。法務部門應提供法律支持，維護企業合法權益。五、合同結算管理（一）結算申請業務部門在合同履行完畢后，應及時填寫合同結算申請表，附上相關證明材料，如發票、驗收報告等，提交財務部門審核。（二）結算審核1.財務部門對合同結算申請表及相關證明材料進行審核，重點審核結算金額是否符合合同約定、發票是否合規等。2.如審核發現問題，財務部門應及時與業務部門溝通，要求其補充或更正相關材料。（三）結算支付1.經財務部門審核無誤后，按照合同約定辦理結算支付手續。2.結算支付過程中，應嚴格遵守企業財務制度和資金管理規定，確保資金安全。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，合同管理部門應及時收集合同正本及相關附件、審批文件、履行記錄、結算憑證等資料，整理歸檔。（二）檔案整理合同管理部門按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理，編制檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。（四）檔案銷毀合同檔案保存期限屆滿后，按照企業檔案管理制度的規定進行銷毀。銷毀前應進行登記，經審批后由專人負責銷毀，并保留銷毀記錄。七、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門會同業務部門、法務部門等定期對合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素。2.根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，確定重點關注的風險領域。（二）風險應對措施1.針對識別出的風險，制定相應的風險應對措施，如完善合同條款、加強合同履行監督、購買保險等。2.對重大風險事項，應及時報告企業管理層，共同研究應對策略。八、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系統企業應建立合同管理信息系統，實現合同的在線起草、審核、簽訂、履行跟蹤、結算等功能，提高合同管理效率和信息化水平。（二）數據錄入與維護合同管理部門負責將合同相關信息錄入合同管理信息系統，并及時更新合同履行情況、結算信息等數據，確保系統數據的準確性和及時性。（三）系統使用與管理各部門應按照權限使用合同管理信息系統，不得擅自修改系統數據。合同管理部門負責系統的日常維護和管理，保障系統的正常運行。九、監督與考核（一）監督檢查企業定期對合同管理情況進行監督檢查，重點檢查合同管理制度的執