人員進場資料管理制度一、總則（一）目的為規范公司人員進場資料管理，確保人員信息的準確性、完整性和安全性，特制定本制度。本制度適用于所有進入公司工作的人員，包括新員工入職、實習生派遣、外包人員進駐等各類情況。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組及所有涉及人員進場的相關業務活動。（三）基本原則1.真實性原則：所有進場人員提供的資料必須真實可靠，不得虛報、瞞報或偽造信息。2.完整性原則：資料應涵蓋個人基本信息、工作經歷、學歷證書、資質證明、健康狀況等必要內容，確保全面反映人員情況。3.保密性原則：對人員進場資料嚴格保密，未經授權不得泄露給無關人員。4.及時性原則：人員應在規定時間內提交完整準確的資料，相關部門應及時審核、歸檔。二、人員進場資料分類及要求（一）個人基本資料1.身份證：提供有效期內的身份證原件及復印件，復印件需清晰可辨，包含正反兩面。2.學歷證書：最高學歷的畢業證書、學位證書原件及復印件。如為海外學歷，還需提供教育部留學服務中心的學歷認證報告。3.照片：近期免冠一寸照片若干張，用于制作工作證件、員工檔案等。4.聯系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，確保公司能及時與員工取得聯系。（二）工作經歷資料1.離職證明：原工作單位開具的離職證明，注明離職日期、工作崗位等信息。2.工作簡歷：詳細列出過往工作經歷，包括公司名稱、職位、工作時間、工作職責及業績等。如有相關項目經驗，需重點描述項目內容、擔任角色及成果。（三）資質證書及培訓證書1.專業技能證書：與工作崗位相關的專業技能證書，如職業資格證書、行業認證等原件及復印件。2.培訓證書：參加公司內部或外部培訓獲得的結業證書、培訓成績單等。（四）健康證明1.入職體檢報告：由公司指定的醫療機構出具的入職體檢報告，確保員工身體健康，無傳染性疾病及其他不適宜從事本崗位工作的疾病。2.特殊崗位健康證明：對于從事食品加工、醫療護理、接觸有毒有害物質等特殊崗位的人員，需提供相應的專項健康證明。（五）其他資料1.個人聲明：包括個人無違法違紀記錄聲明、遵守公司規章制度承諾等。2.緊急聯系人信息：提供至少兩名緊急聯系人的姓名、關系、聯系方式等，以便在緊急情況下公司能及時聯系到相關人員。三、人員進場資料提交流程（一）新員工入職1.收到錄用通知后：新員工應在規定時間內收到錄用通知，按照通知要求準備進場資料。2.在線提交資料：通過公司指定的人力資源管理系統或其他線上平臺，填寫個人基本信息，并上傳身份證、學歷證書等掃描件。3.現場提交原件審核：攜帶所有資料原件到公司人力資源部進行現場審核。人力資源部工作人員核對原件與掃描件是否一致，對資料的真實性、完整性進行初步審查。4.資料補充與完善：如發現資料存在問題或不完整，人力資源部應及時通知新員工在規定時間內補充或完善資料。5.資料歸檔：審核通過后，人力資源部將資料原件返還給員工，同時將電子資料及復印件進行整理歸檔，建立員工個人檔案。（二）實習生派遣1.學校推薦：學校就業指導中心向公司推薦實習生，提供實習生個人簡歷及相關在校證明材料。2.公司篩選：公司人力資源部對推薦的實習生進行篩選，確定符合實習崗位要求的人員名單，并通知學校及實習生本人。3.實習生提交資料：實習生按照公司要求準備并提交個人基本資料、學生證復印件、成績單等資料。4.審核與備案：人力資源部對實習生資料進行審核，審核通過后進行備案，并安排實習崗位。實習期間，如實習生有資料變更，應及時告知人力資源部。（三）外包人員進駐1.外包合作協議簽訂：公司與外包服務供應商簽訂合作協議，明確外包人員進駐的相關事宜，包括人員數量、崗位要求、服務期限等。2.供應商提交資料：外包服務供應商按照協議要求，提交外包人員的基本資料、工作經歷、資質證書等信息清單，并提供人員身份證復印件、學歷證書復印件等關鍵資料。3.公司審核：公司人力資源部對外包人員資料進行審核，重點審核資料是否符合崗位要求及合作協議約定。如發現問題，及時與供應商溝通解決。4.資料備案與管理：審核通過后，公司對外包人員資料進行備案，并要求供應商建立人員管理臺賬，實時更新人員信息。公司定期對外包人員資料進行抽查核實。四、資料審核職責分工（一）人力資源部1.負責制定和完善人員進場資料管理制度及流程。2.對所有人員進場資料進行統一接收、初審，確保資料的完整性和規范性。3.組織相關部門對資料進行會審，協調解決資料審核過程中出現的問題。4.負責人員資料的歸檔管理，建立員工個人檔案數據庫。（二）用人部門1.根據崗位要求，明確所需人員的資料清單及審核標準。2.對本部門新入職員工、實習生及外包人員的資料進行復審，重點審核與崗位相關的工作經歷、資質證書等資料，確保人員符合崗位任職條件。3.配合人力資源部進行資料會審，提供專業意見和建議。（三）其他相關部門1.行政部門：負責審核人員的身份證明、照片等基本資料的真實性。2.財務部門：在涉及薪資核算、費用報銷等環節，如需核實人員資料，應配合人力資源部提供相關支持。3.法務部門：對人員資料中的法律合規性進行審查，如無違法違紀記錄聲明等，確保公司用人風險可控。五、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.人力資源部應按照員工類別（新員工、實習生、外包人員等）和入職時間順序，對人員進場資料進行分類整理歸檔。2.每份檔案應包含資料清單、個人基本資料、工作經歷資料、資質證書及培訓證書、健康證明、其他資料等內容，并確保資料的完整性和順序性。3.歸檔資料應使用統一規格的檔案袋或文件夾進行存放，并在檔案袋或文件夾上標注員工姓名、崗位、入職時間等關鍵信息。（二）保管期限1.員工個人檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.對于涉及公司商業秘密、知識產權、法律糾紛等重要資料，保管期限應根據相關法律法規和公司規定執行，一般不少于[X]年。（三）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，確保檔案存放環境安全、整潔、防潮、防蟲。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質可采用硬盤、光盤、云存儲等多種方式。同時，建立電子檔案索引目錄，方便查詢和管理。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。六、資料查閱與借閱（一）查閱權限1.人力資源部工作人員因工作需要可查閱員工個人檔案。2.用人部門負責人在涉及員工績效考核、崗位調整、培訓發展等工作時，可查閱本部門員工的相關檔案資料。3.公司高層管理人員因決策需要，可在授權范圍內查閱員工個人檔案。4.法務部門、審計部門等因工作需要，在履行相關程序后可查閱員工檔案資料，但應嚴格遵守保密規定。（二）查閱流程1.填寫申請表：查閱人員需填寫《人員進場資料查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等信息。2.審批：申請表經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部負責人審批。涉及公司高層管理人員查閱的，需經公司分管領導審批。3.查閱登記：審批通過后，人力資源部安排專人陪同查閱，并做好查閱登記記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等。4.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還人力資源部，并在查閱登記記錄上簽字確認。（三）借閱權限1.原則上不允許借閱人員進場資料。如因特殊情況確需借閱的，需經人力資源部負責人批準，并報公司分管領導同意。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱流程1.填寫借閱申請表：借閱人員填寫《人員進場資料借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.審批：申請表經所在部門負責人、人力資源部負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。3.借閱登記：審批通過后，人力資源部與借閱人員辦理檔案借閱交接手續，填寫《人員進場資料借閱登記表》，明確檔案名稱、數量、借閱時間、歸還時間等信息。4.歸還檔案：借閱人員應在規定時間內歸還檔案，人力資源部對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。七、資料變更與更新（一）個人信息變更1.員工個人基本信息如姓名、性別、出生日期、聯系方式等發生變更時，應在變更后[X]個工作日內填寫《人員進場資料變更申請表》，并提交相關證明材料。2.人力資源部對變更申請及證明材料進行審核，審核通過后及時更新員工個人檔案信息，并在人力資源管理系統中同步更新。（二）工作經歷變更1.員工工作經歷發生變動，如離職、入職新單位、崗位調整等，應在變動后[X]個工作日內提交新的離職證明、工作簡歷等相關資料。2.用人部門對工作經歷變更資料進行初審，確認無誤后提交人力資源部復審。人力資源部審核通過后更新員工檔案，并相應調整員工的工作年限、工作業績等信息。（三）資質證書及培訓證書更新1.員工取得新的資質證書或培訓證書后，應在證書頒發之日起[X]個工作日內將證書原件及復印件提交至人力資源部。2.人力資源部對新提交的證書進行審核，核實證書真實性和有效性后，更新員工檔案中的資質證書及培訓證書信息。（四）健康狀況變更1.員工健康狀況發生變化，如患有重大疾病、職業病等，應及時向公司報告，并提交最新的健康證明材料。2.人力資源部根據健康證明及崗位要求，評估員工是否適合繼續從事原崗位工作。如需調整崗位，應按照公司相關規定辦理崗位調整手續，并更新員工檔案信息。八、保密與安全管理（一）保密措施1.所有接觸人員進場資料的工作人員應嚴格遵守公司保密制度，簽訂保密協議，對資料內容予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.在資料審核、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、使用加密存儲設備等，防止資料信息泄露。3.禁止在非工作場所談論人員進場資料相關內容，嚴禁通過互聯網、社交媒體等渠道傳播公司人員信息。（二）安全管理1.加強對人員進場資料檔案存放場所的安全管理，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施設備，確保檔案安全。2.定期對檔案進行安全檢查，如發現檔案存在損壞、丟失、被盜等情況，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。3.對電子檔案的存儲和傳輸進行安全防護，設置訪問權限和密碼，定期進行數據備份，防止數據丟失或被篡改。九、違規處理（一）資料造假處理1.若發現人員提供虛假進場資料，公司將立即解除與其簽訂的勞動合同或合作協議，且不支付任何經濟補償。2.對于提供虛假資料的人員，公司保留追究其法律責任的權利，由此給公司造成損失的，公司將依法要求其賠償。3.涉及外包人員資料造假的，公司將視情節輕重對外包服務供應商進行相應處罰，如扣除服務費用、終止合作關系等。（二）資料泄露處理1.對于違反保密規定，泄露人員進場資料的工作人員，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.如因資料泄露給公司造成經濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究相關人員的法律責任，并要求其賠償公司的全