企業(yè)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則采取有效措施，防止檔案安全事故的發(fā)生，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。2.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)檔案安全工作負(fù)總責(zé)，確保檔案安全管理責(zé)任落實(shí)到人。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案安全管理制度，明確檔案安全管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問(wèn)題。4.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案安全意識(shí)。5.配合有關(guān)部門(mén)對(duì)檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并配合做好相關(guān)處理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度。2.做好檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序、安全。3.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱的登記和管理工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.在收集過(guò)程中，要注意保護(hù)文件材料的原始性和完整性，避免損壞、丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)采取專(zhuān)人負(fù)責(zé)、專(zhuān)門(mén)渠道收集等方式，確保收集工作的安全。（二）整理安全1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.在整理過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)文件材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保整理準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的質(zhì)量。4.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架保管，防止積壓和混亂。四、檔案保管安全（一）保管場(chǎng)所安全1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門(mén)、防盜門(mén)窗、煙霧報(bào)警器、溫濕度計(jì)等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案存儲(chǔ)安全1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜、檔案架上，不得隨意堆放。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的防火隔離區(qū)，存放滅火器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保滅火器材完好有效。（三）檔案保管期限管理1.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，不得擅自延長(zhǎng)保管期限或隨意銷(xiāo)毀檔案。3.在檔案鑒定和銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷(xiāo)毀工作的安全、規(guī)范。五、檔案查閱與借閱安全（一）查閱安全1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批情況，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，并在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。3.查閱人員應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的規(guī)定，不得在查閱場(chǎng)所吸煙、飲食、大聲喧嘩等，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱安全1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批情況，嚴(yán)格控制借閱數(shù)量和期限，并辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化場(chǎng)所安全1.檔案數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)具備良好的安全環(huán)境，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控。（二）數(shù)字化過(guò)程安全1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保數(shù)字化質(zhì)量。2.在數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.數(shù)字化人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案數(shù)字化信息。（三）數(shù)字化存儲(chǔ)安全1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問(wèn)范圍。3.定期對(duì)數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全。七、檔案?jìng)鬏斉c交換安全（一）傳輸安全1.通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案時(shí)，應(yīng)采取加密傳輸?shù)劝踩胧?，防止檔案在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。2.檔案?jìng)鬏攽?yīng)使用專(zhuān)用的傳輸渠道，不得通過(guò)不可信的網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備傳輸檔案。3.傳輸檔案前，應(yīng)進(jìn)行病毒查殺等安全檢查，確保傳輸?shù)臋n案安全無(wú)毒。（二）交換安全1.與外部單位交換檔案時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案交換過(guò)程的安全。2.檔案交換應(yīng)采取專(zhuān)人護(hù)送、加密存儲(chǔ)等方式，防止檔案在交換過(guò)程中丟失或泄露。3.對(duì)交換回來(lái)的檔案，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和驗(yàn)收，確保檔案的質(zhì)量和安全。八、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對(duì)事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取改進(jìn)措施，防止類(lèi)似事故再次發(fā)生。九、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案安全監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案保管場(chǎng)所的安全設(shè)施配備和運(yùn)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范情況。4.檔案查閱、借閱制度的執(zhí)行情況。5.檔案數(shù)字化安全管理情況。6.檔案?jìng)鬏斉c交換安全管理情況。7.檔案安全應(yīng)急管理情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限。2.各部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底整改。十、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案安全管理的實(shí)際情況和員工的需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和規(guī)章制度。2.檔案安全管理知識(shí)和技能。3.檔案保護(hù)技術(shù)和方法。4.檔案安全事故案例分析。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案安全培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)專(zhuān)家或內(nèi)部人員進(jìn)行授課。2.開(kāi)展檔案安全知識(shí)競(jìng)賽、技能比武等活動(dòng)，提高員工的學(xué)習(xí)積極性。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道，宣傳檔案安全知識(shí)。（四）培訓(xùn)效果評(píng)估1.建立檔案安全培訓(xùn)效果評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。2.通過(guò)考試、實(shí)際操作、問(wèn)卷調(diào)查等方式，了解員工對(duì)檔案安全知識(shí)和技能的掌握情況。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量。十一、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，