代購采購日常管理制度總則目的為規范公司代購采購日常管理工作，確保代購采購活動的順利進行，保障公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及代購采購活動的部門及人員。基本原則1.合法性原則：代購采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.合規性原則：嚴格按照公司規定的流程和標準執行，確保操作規范。3.效益性原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.保密性原則：參與代購采購的人員應對涉及的商業機密、采購信息等嚴格保密。代購采購流程需求提出1.使用部門填寫申請：各使用部門根據實際工作需要，填寫《代購采購申請表》，詳細注明代購采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算、需求時間等信息。2.部門負責人審核：使用部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字后提交至采購部門。采購審批1.采購部門初審：采購部門收到申請表后，對需求進行初步審核，核實預算是否合理，采購渠道是否可行等。2.財務部門審核：財務部門對采購預算進行審核，確保采購費用在公司預算范圍內，簽字確認。3.分管領導審批：根據采購金額大小，報分管領導審批。金額較小的由分管領導直接審批；金額較大的需經公司管理層會議討論通過后，由分管領導審批。供應商選擇1.建立供應商庫：采購部門負責建立和維護公司的供應商庫，收集供應商的基本信息、資質證明、產品報價、服務質量等資料。2.篩選供應商：根據采購需求，從供應商庫中篩選出合適的供應商，邀請其提供詳細的報價和方案。3.評估與比較：采購部門組織相關人員對供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等進行評估和比較，選擇最優供應商。采購執行1.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.跟蹤采購進度：采購人員負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。3.到貨驗收：采購物品到貨后，采購部門通知使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量等，驗收合格后填寫《驗收單》。付款結算1.發票審核：采購人員收到供應商開具的發票后，核對發票信息與采購合同是否一致，包括發票金額、貨物名稱、規格、數量等。2.付款申請：采購人員填寫《付款申請表》，附上發票、驗收單等相關憑證，經采購部門負責人、財務部門審核后，提交至分管領導審批。3.付款執行：財務部門根據審批后的付款申請，按照合同約定的付款方式進行付款結算。采購人員職責采購專員1.負責收集、整理采購需求信息，及時與使用部門溝通，確保需求明確。2.按照采購流程，進行供應商選擇、詢價、比價、議價等工作，爭取最優采購價格和條件。3.負責采購合同的起草、簽訂、執行和跟蹤，確保合同的順利履行。4.及時處理采購過程中的各種問題，如交貨延遲、質量問題等，與供應商協商解決方案。5.定期更新供應商信息，維護供應商庫，建立良好的供應商合作關系。6.協助財務部門進行采購付款申請和發票審核等工作。采購主管1.負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和工作流程，合理安排采購人員的工作任務。2.審核采購申請表，對采購需求進行綜合評估，提出審核意見。3.參與供應商的評估和選擇，指導采購專員與供應商進行商務談判。4.監督采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的重大問題。5.定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提供采購數據分析和建議。6.負責采購團隊的培訓和考核，提升團隊整體業務水平。供應商管理供應商準入1.資質審核：采購部門對申請進入供應商庫的供應商進行資質審核，要求提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證明文件。2.實地考察：對于重要供應商或首次合作的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等。3.樣品測試：要求供應商提供樣品進行測試，檢驗產品質量是否符合公司要求。4.準入審批：經資質審核、實地考察和樣品測試合格的供應商，填寫《供應商準入申請表》，報采購部門負責人、分管領導審批后，納入公司供應商庫。供應商評估1.定期評估：采購部門每年對供應商進行一次定期評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。2.日常評價：采購人員在采購過程中對供應商的表現進行日常評價，記錄供應商的交貨及時性、產品質量問題等情況。3.評估指標設定：根據公司采購需求和重點關注方面，設定供應商評估指標體系，明確各項指標的權重和評分標準。4.評估結果應用：根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于表現不佳的供應商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供應商資格。供應商淘汰1.主動淘汰：對于出現嚴重質量問題、交貨延遲頻繁、售后服務差等情況的供應商，采購部門主動提出淘汰建議，報分管領導審批后執行。2.被動淘汰：如果供應商違反采購合同約定，如提供虛假信息、擅自更改產品規格等，采購部門有權立即終止合作，并將其從供應商庫中淘汰。3.淘汰通知：采購部門向被淘汰的供應商發出書面通知，說明淘汰原因和終止合作的時間。4.后續處理：對被淘汰供應商的未完成訂單、庫存等進行妥善處理，確保公司利益不受損失。采購風險管理市場風險1.價格波動風險：關注市場價格動態，建立價格預警機制。對于價格波動較大的采購物品，提前制定應對策略，如簽訂長期合同、套期保值等。2.供應短缺風險：分析市場供應形勢，與主要供應商保持密切溝通，建立應急供應渠道。對于關鍵物資，適當增加安全庫存，以應對供應短缺情況。質量風險1.嚴格質量標準：在采購合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量合格證明文件。2.加強檢驗檢測：到貨驗收時，嚴格按照質量標準進行檢驗檢測，確保采購物品質量符合要求。對于重要物資，可委托第三方檢測機構進行檢測。3.質量問題處理：如發現質量問題，及時與供應商溝通，要求其采取整改措施。對于質量不合格的產品，按照合同約定進行退換貨或索賠處理。合同風險1.合同審核：采購合同簽訂前，由法務部門或專業法律人員對合同條款進行審核，確保合同合法合規，明確雙方權利義務。2.合同執行監督：采購人員負責跟蹤合同執行情況，及時發現并解決合同履行過程中的問題。如遇合同變更或糾紛，及時與供應商協商，并按照合同約定和公司相關規定進行處理。人員風險1.廉潔自律教育：加強對采購人員的廉潔自律教育，簽訂廉潔承諾書，防止采購人員接受供應商賄賂或不正當利益。2.監督考核機制：建立健全采購人員監督考核機制，對采購人員的工作表現、廉潔自律情況等進行定期考核，對違規行為嚴肅處理。采購成本控制預算控制1.采購預算編制：采購部門根據公司年度經營計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、金額、時間等，并報財務部門審核。2.預算執行監控：財務部門對采購預算執行情況進行監控，定期對比實際采購支出與預算金額，及時發現偏差并分析原因。采購部門應嚴格按照預算執行采購任務，確需調整預算的，按規定程序辦理審批手續。價格控制1.市場調研：采購人員定期進行市場調研，了解同類產品或服務的價格水平和價格走勢，為采購談判提供參考依據。2.談判技巧運用：在采購談判中，運用合理的談判技巧，爭取最優采購價格。與供應商進行充分溝通，了解其成本結構和價格底線，通過協商達成雙方都能接受的價格。3.批量采購策略：對于采購量大且價格波動較小的物品，采用批量采購方式，爭取獲得批量折扣，降低采購成本。成本分析1.采購成本核算：定期對采購成本進行核算，分析采購價格、運輸費用、倉儲費用、稅費等各項成本構成，找出成本控制的關鍵點。2.成本效益評估：對采購項目進行成本效益評估，不僅考慮采購成本，還要綜合評估采購物品或服務對公司生產經營的影響。對于成本過高但對公司業務至關重要的采購項目，進行專項分析，尋求降低成本的可行方案。采購信息管理采購檔案管理1.檔案收集：采購人員負責收集采購活動過程中產生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購合同、報價單、驗收單、發票等。2.檔案整理：按照文件類別和時間順序，對采購檔案進行整理，確保檔案資料完整、清晰、有序。3.檔案存儲：將整理好的采購檔案存儲在專用的檔案柜或電子存儲系統中，便于查詢和保管。4.檔案查閱：嚴格控制采購檔案的查閱權限，因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經相關負責人審批后，在指定地點查閱。采購數據分析1.數據收集：采購部門定期收集采購相關數據，包括采購金額、采購數量、采購頻率、供應商信息等。2.數據分析方法：運用數據分析工具和方法，對采購數據進行分析，如采購趨勢分析、供應商績效分析、成本分析等。3.分析報告編制：根據數據分析結果，編制采購數據分析報告，為公司決策提供參考依據。報告內容應包括分析目的、數據來源、分析方法、主要結論和建議等。4.決策支持：將采購數據分析報告提交給公司管理層和相關部門，為采購決策、供應商管理、成本控制等提供支持。監督與考核內部監督1.審計部門監督：公司審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否規范、采購成本是否合理等。2.紀檢監察部門監督：紀檢監察部門對采購人員的廉潔自律情況進行監督，受理舉報和投訴，嚴肅查處違規違紀行為。3.內部檢查：采購部門定期進行內部自查，對采購工作進行自我評估，發現問題及時整改。考核評價1.考核指標設定：根據采購人員的工作職責和目標，設定考核指標體系，包括采購任務完成情況、采購成本控制、供應商管理、合同執行情況、廉潔自律等方面。2.考核周期：采購人員考核周期為年度考核，每年末進行一次全面考核。3.考核方式：考核采用自評、上級評價、同事