專項項目合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司專項項目合同管理，規(guī)范專項項目合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，保障公司合法權(quán)益，提高公司專項項目管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有專項項目合同的管理，包括但不限于技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)服務(wù)、咨詢顧問、工程承包、采購銷售等各類專項項目合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則專項項目合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保合同合法有效。2.風險防控原則加強對專項項目合同的風險評估和防控，從合同條款制定、合同履行跟蹤、合同糾紛處理等環(huán)節(jié)入手，有效防范合同風險。3.統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的合同管理部門，對專項項目合同實行統(tǒng)一管理，確保合同管理工作的規(guī)范、高效。4.協(xié)作配合原則合同管理部門與項目部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門密切協(xié)作配合，共同做好專項項目合同管理工作。二、合同管理部門及職責（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部，作為專項項目合同的統(tǒng)一管理部門。（二）合同管理部門職責1.負責制定和完善專項項目合同管理制度，并組織實施。2.參與專項項目合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。3.負責專項項目合同的編號、登記、歸檔、保管等工作。4.跟蹤專項項目合同的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負責專項項目合同糾紛的處理，組織相關(guān)部門進行協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等工作。6.定期對專項項目合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.項目部門根據(jù)專項項目需求，提出簽訂合同的申請，填寫《專項項目合同簽訂申請表》，詳細說明合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責任等主要條款。2.合同管理部門對《專項項目合同簽訂申請表》進行審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與項目部門溝通協(xié)商，提出修改意見。3.項目部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同條款進行修改完善后，送法務(wù)部門進行法律審核。4.法務(wù)部門對合同條款進行法律審核，重點審核合同的法律風險、權(quán)利義務(wù)對等性、爭議解決方式等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與項目部門和合同管理部門溝通協(xié)商，提出修改意見。5.項目部門和合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同條款進行進一步修改完善后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，項目部門負責與合同對方當事人進行談判，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，并確保合同條款表述準確、清晰、完整。7.合同管理部門對合同文本進行格式審核和內(nèi)容審核，審核通過后，加蓋公司合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。8.合同簽訂后，合同管理部門負責將合同副本分發(fā)給項目部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同進行編號、登記、歸檔、保管。（二）合同簽訂注意事項1.合同對方當事人應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。合同中應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責任、爭議解決方式等主要條款。3.合同價款應(yīng)明確、合理，符合市場行情和公司利益。合同價款的支付方式應(yīng)明確約定，如一次性支付、分期支付等，并明確約定支付的時間節(jié)點和條件。4.合同履行期限應(yīng)合理、明確，符合專項項目的實際需求。合同履行地點應(yīng)明確約定，避免因地點不明引發(fā)糾紛。5.違約責任應(yīng)明確、具體，具有可操作性。合同中應(yīng)約定違約方應(yīng)承擔的違約責任，如支付違約金、賠償損失等，并明確約定違約金的計算方式和賠償損失的范圍。6.爭議解決方式應(yīng)明確、合法，便于執(zhí)行。合同中應(yīng)約定爭議解決的方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等，并明確約定具體的仲裁機構(gòu)或法院。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.項目部門負責專項項目合同的具體履行工作，應(yīng)指定專人負責合同履行的跟蹤和協(xié)調(diào)，并定期向合同管理部門匯報合同履行情況。2.合同管理部門應(yīng)定期對專項項目合同的履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。3.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，項目部門應(yīng)及時填寫《專項項目合同變更申請表》或《專項項目合同解除申請表》，報合同管理部門審核。（二）合同變更管理1.合同變更必須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。2.合同變更申請經(jīng)合同管理部門審核通過后，項目部門負責與合同對方當事人進行協(xié)商，起草合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確約定變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等。3.合同變更協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后，合同管理部門負責將合同變更協(xié)議副本分發(fā)給項目部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同變更情況進行登記、歸檔。（三）合同解除管理1.合同解除必須符合法律法規(guī)和合同約定的條件，并經(jīng)雙方協(xié)商一致。合同解除協(xié)議作為原合同的終止文件，具有同等法律效力。2.合同解除申請經(jīng)合同管理部門審核通過后，項目部門負責與合同對方當事人進行協(xié)商，起草合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確約定解除的原因、解除的時間、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責任等。3.合同解除協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后，合同管理部門負責將合同解除協(xié)議副本分發(fā)給項目部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同解除情況進行登記、歸檔。（四）合同款項支付管理1.財務(wù)部門負責專項項目合同款項的支付管理，應(yīng)按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點進行支付。2.項目部門應(yīng)在合同款項支付前，向財務(wù)部門提交《專項項目合同款項支付申請表》，詳細說明合同款項的支付金額、支付原因、支付方式等，并提供相關(guān)的發(fā)票、驗收報告等證明文件。3.財務(wù)部門對《專項項目合同款項支付申請表》進行審核，重點審核合同款項的支付金額、支付原因、支付方式等是否符合合同約定，發(fā)票、驗收報告等證明文件是否齊全、真實、有效。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與項目部門溝通協(xié)商，提出修改意見。4.財務(wù)部門審核通過后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的支付方式進行支付。五、合同歸檔管理（一）合同歸檔范圍公司所有專項項目合同及相關(guān)的合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、補充協(xié)議、往來函件、會議紀要等資料均應(yīng)進行歸檔。（二）合同歸檔要求1.合同管理部門應(yīng)指定專人負責合同的歸檔工作，確保合同歸檔資料的完整、準確、及時。2.合同歸檔資料應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。3.合同電子檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、補充協(xié)議、往來函件、會議紀要等資料的電子掃描件或電子文檔。合同紙質(zhì)檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、補充協(xié)議、往來函件、會議紀要等資料的原件或復(fù)印件，并加蓋公司公章。4.合同歸檔資料應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。合同檔案的保管期限應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）合同查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《專項項目合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報合同管理部門審批。2.合同管理部門對《專項項目合同查閱申請表》進行審核，審核通過后，指定專人負責提供合同檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在合同管理部門指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出查閱地點。查閱人員不得對合同檔案進行涂改、復(fù)印、拍照、錄像等操作。如需復(fù)印合同檔案的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。合同管理部門應(yīng)在確保合同檔案安全的前提下，為外部人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。六、合同糾紛處理（一）合同糾紛處理原則1.依法處理原則合同糾紛的處理必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保糾紛處理結(jié)果合法有效。2.協(xié)商解決原則合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過協(xié)商的方式解決，盡量避免糾紛升級，影響公司的正常經(jīng)營和聲譽。3.及時處理原則合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時采取措施進行處理，避免糾紛拖延時間過長，增加處理成本和難度。4.妥善處理原則合同糾紛的處理應(yīng)妥善解決糾紛雙方的爭議，維護公司的合法權(quán)益，同時盡量減少對公司正常經(jīng)營的影響。（二）合同糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，項目部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)的證據(jù)材料。2.合同管理部門接到報告后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行調(diào)查核實，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出處理意見和建議。3.如糾紛雙方能夠通過協(xié)商解決的，合同管理部門應(yīng)組織雙方進行協(xié)商，達成和解協(xié)議。和解協(xié)議應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、糾紛解決方式、履行期限等內(nèi)容。4.如糾紛雙方無法通過協(xié)商解決的，合同管理部門應(yīng)及時向法務(wù)部門咨詢，尋求法律支持。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案，指導(dǎo)項目部門和合同管理部門進行糾紛處理。5.如糾紛需要通過仲裁或訴訟方式解決的，合同管理部門應(yīng)及時準備相關(guān)的證據(jù)材料，協(xié)助法務(wù)部門辦理仲裁或訴訟手續(xù)。在仲裁或訴訟過程中，項目部門和合同管理部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的支持和協(xié)助。6.合同糾紛處理結(jié)束后，合同管理部門應(yīng)及時將糾紛處理結(jié)果向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并對糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對專項項目合同管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況等。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。（二）考核評價1.公司建立專項項目合同管理考核評價機制，對合同管理部門和項目部門的合同管理工作進行考核