儀器采購試劑管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司儀器采購和試劑管理流程，確保儀器設備滿足公司業務需求，試劑質量可靠、使用安全，提高公司運營效率，保障科研、生產等工作的順利進行。2.適用范圍本制度適用于公司內所有與儀器采購和試劑管理相關的部門和人員，包括但不限于研發部、生產部、質量控制部等。3.基本原則合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規以及行業標準，確保采購和管理活動合法合規。科學性原則：根據公司實際業務需求和發展規劃，科學合理地進行儀器選型和試劑采購計劃制定。效益性原則：在滿足業務要求的前提下，權衡成本與效益，力求以合理的價格獲取優質的儀器和試劑，降低運營成本。責任性原則：明確各環節責任，確保儀器采購和試劑管理過程中的每個環節都有專人負責，做到責任可追溯。二、儀器采購管理（一）需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《儀器采購申請表》，詳細說明儀器的名稱、型號、規格、數量、用途、預計使用時間等信息。如有特殊技術要求，需同時提供相關技術資料或說明。2.《儀器采購申請表》需經部門負責人審核簽字，確認需求的合理性和必要性后，提交至采購部門。（二）采購預算編制1.采購部門接到《儀器采購申請表》后，會同財務部門對儀器采購項目進行成本估算，編制采購預算。采購預算應包括儀器設備價格、運輸費用、安裝調試費用、培訓費用等所有相關費用。2.采購預算編制完成后，提交至公司管理層審批。審批通過后的采購預算作為儀器采購的控制依據。（三）供應商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，建立供應商數據庫。收集渠道包括但不限于網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.根據采購需求，從供應商數據庫中篩選出若干符合要求的供應商，向其發出詢價函或招標邀請書，要求其提供儀器的詳細報價、技術參數、售后服務承諾等資料。3.采購部門會同相關技術部門對供應商提供的資料進行審核和評估，重點考察供應商的信譽、產品質量、技術實力、價格水平、售后服務等方面。評估方式可包括實地考察、樣品測試、市場調研、供應商資質審核等。4.根據評估結果，確定合格供應商名單，并建立合格供應商檔案。合格供應商檔案應包括供應商基本信息、評估記錄、合作歷史、產品質量反饋等內容。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商協商采購合同條款，合同條款應明確儀器的規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。2.采購合同經公司法律顧問審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，如使用部門、財務部門等，以便各部門及時了解合同履行情況。（五）采購執行與驗收1.采購部門根據采購合同約定，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保儀器按時、按質、按量交付。在交貨前，提前與使用部門溝通，確定驗收時間和地點。2.儀器到貨后，由采購部門組織使用部門、質量控制部門等相關人員按照合同要求和驗收標準進行驗收。驗收內容包括儀器的外觀、數量、規格型號、技術參數、性能指標等。3.驗收過程中，如發現儀器存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商解決。如協商不成，可根據合同約定采取相應的法律措施。4.驗收合格后，由驗收人員填寫《儀器采購驗收報告》，經相關人員簽字確認后，作為儀器入賬和付款的依據。（六）儀器安裝與調試1.驗收合格后，使用部門負責組織儀器的安裝與調試工作。安裝調試應按照儀器設備的安裝說明書和操作規程進行，確保儀器正常運行。2.儀器安裝調試過程中，如發現問題或需要技術支持，使用部門應及時聯系供應商或廠家技術人員進行解決。3.儀器安裝調試完成后，使用部門應組織相關人員進行培訓，使操作人員熟悉儀器的性能、操作方法、維護保養知識等，確保操作人員能夠獨立、正確地使用儀器。（七）儀器使用與維護1.使用部門應建立儀器設備使用檔案，記錄儀器的使用情況、維護保養記錄、故障維修記錄等信息。儀器設備使用檔案應妥善保管，以備查閱。2.操作人員應嚴格按照儀器設備的操作規程進行操作，不得擅自更改儀器設備的參數或程序。在操作過程中，如發現儀器設備出現異常情況，應立即停止使用，并及時報告部門負責人和維修人員。3.維修人員應定期對儀器設備進行巡檢，及時發現和解決儀器設備存在的潛在問題。對儀器設備的故障進行維修后，應填寫《儀器設備維修記錄》，記錄故障現象、維修過程、維修結果等信息。4.儀器設備的維護保養工作應按照儀器設備的維護保養手冊要求進行，定期對儀器設備進行清潔、潤滑、校準、校驗等工作，確保儀器設備的性能和精度符合要求。（八）儀器報廢與處置1.儀器設備因使用年限已久、技術更新換代、損壞無法修復等原因不再使用時，使用部門應填寫《儀器設備報廢申請表》，詳細說明儀器設備的報廢原因、使用情況、報廢時間等信息。2.《儀器設備報廢申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司資產管理部門。資產管理部門會同財務部門、技術部門等相關人員對儀器設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。3.經鑒定符合報廢條件的儀器設備，由公司資產管理部門按照公司固定資產處置相關規定進行處置。處置方式可包括報廢變賣、捐贈、報廢銷毀等。處置過程中，應做好相關記錄，確保資產處置合法合規。三、試劑管理（一）試劑需求計劃1.各部門根據工作安排和實驗計劃，提前制定試劑需求計劃。試劑需求計劃應明確試劑的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息。2.試劑需求計劃經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門匯總各部門的試劑需求計劃，結合庫存情況，編制公司月度試劑采購計劃。（二）試劑采購預算編制1.采購部門根據月度試劑采購計劃，會同財務部門對試劑采購項目進行成本估算，編制試劑采購預算。試劑采購預算應包括試劑價格、運輸費用、稅費等所有相關費用。2.試劑采購預算編制完成后，提交至公司管理層審批。審批通過后的試劑采購預算作為試劑采購的控制依據。（三）供應商選擇與評估1.采購部門參照儀器采購供應商選擇與評估流程，選擇合適的試劑供應商。重點考察供應商的信譽、產品質量、資質證書、價格水平、售后服務等方面。2.建立試劑供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估記錄、合作歷史、產品質量反饋等內容，以便對供應商進行持續管理和評估。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的試劑供應商協商采購合同條款，合同條款應明確試劑的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。2.采購合同經公司法律顧問審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，如使用部門、財務部門等，以便各部門及時了解合同履行情況。（五）采購執行與驗收1.采購部門根據采購合同約定，跟蹤試劑供應商的生產進度和交貨情況，確保試劑按時、按質、按量交付。在交貨前，提前與使用部門溝通，確定驗收時間和地點。2.試劑到貨后，由采購部門組織使用部門、質量控制部門等相關人員按照合同要求和驗收標準進行驗收。驗收內容包括試劑的外觀、包裝、規格、數量、質量證明文件等。3.驗收過程中，如發現試劑存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商解決。如協商不成，可根據合同約定采取相應的法律措施。4.驗收合格后，由驗收人員填寫《試劑采購驗收報告》，經相關人員簽字確認后，作為試劑入賬和付款的依據。（六）試劑儲存與保管1.公司應設置專門的試劑儲存倉庫，確保倉庫環境符合試劑儲存要求。倉庫應保持通風良好、干燥、溫度和濕度適宜，避免試劑受到陽光直射、潮濕、高溫等影響。2.按照試劑的性質和用途，對試劑進行分類存放。易燃、易爆、有毒、有害等危險試劑應單獨存放，并設置明顯的警示標識。不同規格、型號、批次的試劑應分開存放，并有清晰的標識。3.建立試劑庫存臺賬，詳細記錄試劑的出入庫情況，包括試劑名稱、規格、型號、數量、入庫日期、出庫日期、領用部門等信息。定期對試劑庫存進行盤點，確保賬實相符。4.倉庫管理人員應定期對試劑進行檢查，查看試劑的包裝是否完好、有無變質、過期等情況。如發現問題，應及時報告并采取相應措施。（七）試劑領用與發放1.使用部門根據工作需要，填寫《試劑領用申請表》，注明試劑名稱、規格、型號、數量、用途等信息。《試劑領用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據《試劑領用申請表》進行試劑發放，并在試劑庫存臺賬上記錄試劑的發放情況。發放試劑時，應確保試劑的質量和數量準確無誤，并向領用人員提供試劑的使用說明書和注意事項。3.領用人員在領用試劑時，應仔細核對試劑的名稱、規格、型號、數量等信息，確認無誤后簽字領取。領用人員應對領用的試劑妥善保管，按照規定的使用方法進行使用。（八）試劑使用與消耗記錄1.使用部門在使用試劑過程中，應詳細記錄試劑的使用情況，包括使用時間、使用數量、使用人等信息。試劑使用記錄應真實、準確、完整，以便對試劑的消耗情況進行統計和分析。2.定期對試劑的使用情況進行統計分析，根據實驗結果和業務需求，合理調整試劑采購計劃，避免試劑浪費和積壓。（九）試劑廢棄處理1.對于過期、變質、失效以及不再使用的試劑，使用部門應填寫《試劑廢棄申請表》，詳細說明試劑的廢棄原因、名稱、規格、型號、數量等信息。2.《試劑廢棄申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司環保部門。環保部門根據國家相關法律法規和環保要求，制定試劑廢棄處理方案，并監督處理過程。3.試劑廢棄處理應委托有資質的環保處理機構進行，確保廢棄試劑得到安全、環保的處理，避免對環境造成污染。四、監督與檢查1.公司設立專門的監督小組，定期對儀器采購和試劑管理工作進行監督檢查。監督小組由公司內部審計、財務、技術等相關部門人員組成。2.監督檢查內容包括儀器采購和試劑管理流程的執行情況、采購預算的控制情況、供應商管理情況、合同履行情況、儀器設備和試劑的使用與維護情況、庫存管理情況等