采購流程供應商管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購流程中供應商的選擇、評估、管理及合作等相關(guān)事宜，確保采購活動的順利進行，保障公司利益，提高采購效率，保證采購物資和服務的質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購活動的部門及人員與供應商之間的業(yè)務往來。3.基本原則公平公正原則：在供應商選擇、評估、合作等過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會，不受任何歧視。擇優(yōu)選擇原則：綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、服務水平等因素，選擇最優(yōu)供應商進行合作，以實現(xiàn)公司利益最大化。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同發(fā)展，實現(xiàn)互利共贏。動態(tài)管理原則：對供應商進行動態(tài)跟蹤評估，根據(jù)評估結(jié)果及時調(diào)整合作策略，確保供應商始終滿足公司要求。二、供應商的選擇1.供應商信息收集采購部門：負責通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、同行交流等。信息內(nèi)容：收集的供應商信息應包括企業(yè)基本情況（如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等）、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務能力、信譽狀況等。2.供應商初步篩選采購部門：對收集到的供應商信息進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應商。篩選標準可包括但不限于供應商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量認證、環(huán)保要求等。形成初步供應商名單：經(jīng)過初步篩選后，形成初步供應商名單，并提交給相關(guān)部門進行進一步評估。3.供應商實地考察采購部門牽頭：組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門等）對初步供應商名單中的供應商進行實地考察。考察內(nèi)容：實地考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備、物流配送等情況。考察結(jié)束后，考察人員應填寫《供應商實地考察報告》，對供應商的整體情況進行評價。4.供應商評估評估指標設(shè)定：根據(jù)公司采購需求和供應商特點，設(shè)定評估指標，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、服務水平、信譽等。各項指標應明確具體的評估標準和權(quán)重。評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，對供應商進行綜合評估。評估可通過問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場評審、供應商歷史業(yè)績等方式進行。評估周期：定期（如每年一次）對供應商進行全面評估，同時在合作過程中根據(jù)實際情況進行不定期的專項評估。評估結(jié)果分級：根據(jù)評估結(jié)果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。優(yōu)秀供應商可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；不合格供應商應及時淘汰。5.合格供應商確定采購部門匯總評估結(jié)果：采購部門對各部門的評估意見進行匯總整理，形成供應商綜合評估報告。審批確定：將供應商綜合評估報告提交公司管理層審批，經(jīng)批準后確定合格供應商名單，并發(fā)布《合格供應商名錄》。三、采購流程管理1.采購需求提出使用部門：根據(jù)生產(chǎn)、運營等實際需求，填寫《采購申請單》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。審批流程：《采購申請單》按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，確保采購需求的合理性和必要性。2.采購計劃制定采購部門：根據(jù)審批后的《采購申請單》，結(jié)合庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃調(diào)整：在采購執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，采購部門應及時提出調(diào)整申請，經(jīng)審批后進行調(diào)整。3.供應商選擇與采購訂單下達采購部門：根據(jù)采購計劃，從《合格供應商名錄》中選擇合適的供應商，并向其發(fā)送《采購詢價單》，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。供應商報價分析：采購部門對供應商的報價進行分析比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商。采購訂單下達：確定供應商后，采購部門向供應商下達《采購訂單》，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求等內(nèi)容。《采購訂單》經(jīng)雙方簽字確認后生效。4.采購合同簽訂對于金額較大或合作期限較長的采購項目：采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。合同審批：采購合同按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。5.采購訂單跟蹤與執(zhí)行采購部門：負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。供應商反饋：供應商應定期向采購部門反饋訂單執(zhí)行進度，如遇問題應及時通知采購部門。異常情況處理：如供應商出現(xiàn)交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如調(diào)整交貨時間、更換供應商、要求供應商承擔違約責任等，以減少對公司生產(chǎn)運營的影響。6.到貨驗收質(zhì)量部門牽頭：組織使用部門、采購部門等相關(guān)人員對采購物資進行到貨驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同和《采購訂單》的要求。驗收標準：制定明確的驗收標準，對于驗收合格的物資，填寫《到貨驗收單》；對于驗收不合格的物資，應及時通知供應商進行處理，并做好記錄。7.付款管理采購部門：根據(jù)采購合同和《到貨驗收單》，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。付款申請應附采購合同、《采購訂單》、《到貨驗收單》、發(fā)票等相關(guān)憑證。財務審核：財務部門對付款申請進行審核，確保付款金額準確無誤，付款手續(xù)齊全。審核通過后，按照公司規(guī)定的付款流程進行付款。四、供應商的日常管理1.供應商溝通與協(xié)調(diào)采購部門：定期與供應商進行溝通，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、市場變化等信息，及時協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。溝通方式：溝通方式可包括電話、郵件、會議、實地走訪等。2.供應商績效評估采購部門定期（每季度一次）：對供應商的績效進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務水平、價格等方面。績效評估方法：采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過數(shù)據(jù)分析、供應商自評、采購部門評價、使用部門反饋等方式進行評估。績效評估結(jié)果應用：根據(jù)績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會；對表現(xiàn)不佳的供應商提出改進意見，如仍無改善，可考慮減少合作份額或淘汰。3.供應商培訓與輔導采購部門根據(jù)供應商實際情況：組織相關(guān)培訓，幫助供應商提高產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平、服務能力等。培訓內(nèi)容可包括質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、物流配送等方面。供應商輔導：對于在合作過程中出現(xiàn)問題較多的供應商，采購部門應安排專人進行輔導，協(xié)助供應商分析問題原因，制定改進措施，并跟蹤改進效果。4.供應商關(guān)系維護采購部門：通過定期回訪、節(jié)日慰問、組織供應商交流活動等方式，加強與供應商的感情聯(lián)絡，維護良好的合作關(guān)系。合作機會拓展：在條件允許的情況下，采購部門可與供應商探討拓展合作領(lǐng)域和合作方式，實現(xiàn)互利共贏的共同發(fā)展。五、供應商的激勵與約束機制1.激勵機制價格優(yōu)惠：對于長期合作、表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，在采購價格上給予適當優(yōu)惠。增加訂單份額：根據(jù)供應商的績效評估結(jié)果，在同等條件下，優(yōu)先增加訂單份額，給予更多的合作機會。表彰與獎勵：對表現(xiàn)突出的供應商進行公開表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等，提高供應商的積極性和榮譽感。合作項目支持：在公司新的合作項目中，優(yōu)先考慮與優(yōu)秀供應商合作，并在項目實施過程中給予必要的支持和協(xié)助。2.約束機制違約責任：在采購合同中明確雙方的違約責任，對于供應商違反合同約定的行為，如交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，按照合同約定追究其違約責任。淘汰機制：對于連續(xù)多次評估不合格、嚴重違反合同約定或出現(xiàn)重大質(zhì)量問題的供應商，及時予以淘汰，并在公司內(nèi)部進行通報，禁止其再次參與公司采購活動。法律追究：對于供應商的嚴重違法行為，公司將依法追究其法律責任，維護公司合法權(quán)益。六、供應商信息管理1.供應商信息檔案建立采購部門：為每個供應商建立信息檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構(gòu)代碼證副本復印件、生產(chǎn)資質(zhì)證書復印件、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書復印件、業(yè)績情況、評估報告、采購合同、訂單記錄、付款記錄、溝通記錄等。信息更新：定期對供應商信息檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和完整性。2.供應商信息保密公司所有涉及供應商信息的人員：應嚴格