上海軟件資產管理制度總則目的為加強公司軟件資產管理，規范軟件資產的采購、使用、維護、處置等行為，保障公司軟件資產的安全、完整和有效利用，降低軟件資產成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于上海地區公司總部及各分支機構的所有軟件資產，包括但不限于操作系統、辦公軟件、業務軟件、數據庫管理系統等。管理原則1.統一管理原則：公司軟件資產實行統一規劃、統一采購、統一配置、統一維護、統一處置的管理模式。2.合理配置原則：根據公司業務需求和人員崗位設置，合理配置軟件資產，確保資源的有效利用。3.安全保密原則：加強軟件資產的安全管理，確保軟件資產的信息安全，防止數據泄露和惡意攻擊。4.成本效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，降低軟件資產采購、使用和維護成本，提高資產使用效益。管理職責軟件資產管理部門1.制定軟件資產管理制度和流程：負責制定和完善公司軟件資產管理制度、流程和標準，確保軟件資產管理工作有章可循。2.軟件資產采購與配置：根據公司業務需求，統一組織軟件資產的采購和配置工作，確保采購的軟件符合公司要求和法律法規規定。3.軟件資產登記與清查：建立軟件資產臺賬，對軟件資產進行詳細登記和動態管理，定期組織軟件資產清查工作，確保賬實相符。4.軟件資產使用與維護管理：負責軟件資產的使用培訓、技術支持和日常維護工作，確保軟件資產的正常運行。5.軟件資產處置管理：按照規定的程序和標準，負責軟件資產的報廢、轉讓、捐贈等處置工作。使用部門1.提出軟件資產需求：根據本部門業務工作需要，向軟件資產管理部門提出軟件資產采購、配置、升級等需求。2.合理使用軟件資產：負責本部門軟件資產的日常使用和管理，確保軟件資產的安全、合理使用，不得擅自轉借、轉讓、出租軟件資產。3.配合軟件資產管理工作：積極配合軟件資產管理部門開展軟件資產清查、盤點、審計等工作，及時提供相關資料和信息。財務部門1.軟件資產預算管理：負責編制軟件資產采購預算，審核軟件資產采購費用支出，確保軟件資產采購費用符合公司預算管理要求。2.軟件資產核算與監督：負責軟件資產的財務核算和監督工作，定期對軟件資產的財務狀況進行分析和報告。審計部門1.軟件資產審計監督：負責對公司軟件資產采購、使用、維護、處置等環節進行審計監督，確保軟件資產管理工作合法合規。2.提出審計意見和建議：根據審計結果，提出改進軟件資產管理的意見和建議，促進公司軟件資產管理水平的提高。軟件資產采購管理采購計劃制定1.需求調研：軟件資產管理部門定期與各使用部門溝通，了解業務需求和軟件使用情況，收集軟件采購需求信息。2.采購計劃編制：根據需求調研結果，結合公司業務發展規劃和預算安排，編制軟件資產年度采購計劃，明確采購軟件的名稱、版本、數量、預算金額等內容。3.采購計劃審批：軟件資產年度采購計劃報公司分管領導審批后實施。對于重大軟件采購項目，需提交公司辦公會審議通過。采購流程1.采購申請：使用部門根據業務需要，填寫軟件采購申請表，詳細說明采購軟件的名稱、版本、功能要求、采購數量、預算金額等信息，并提交軟件資產管理部門。2.采購審批：軟件資產管理部門對采購申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。對于金額較大的軟件采購項目，需提交公司辦公會審議通過。3.采購實施：軟件資產管理部門根據審批后的采購申請，按照公司采購管理制度的規定，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。4.合同簽訂：采購軟件到貨驗收合格后，軟件資產管理部門與供應商簽訂軟件采購合同，明確雙方的權利和義務，包括軟件的名稱、版本、數量、價格、交付時間、售后服務等內容。5.付款結算：財務部門根據軟件采購合同和驗收報告，辦理軟件采購款項的支付結算手續。軟件資產配置管理配置原則1.根據業務需求配置：按照公司各部門的業務需求和工作崗位設置，合理配置軟件資產，確保軟件資產能夠滿足業務工作需要。2.統一標準配置：遵循公司軟件資產配置標準，統一軟件資產的版本、功能、配置參數等，便于軟件資產的管理和維護。3.經濟合理配置：在滿足業務需求的前提下，充分考慮軟件資產的性價比，選擇經濟合理的軟件產品進行配置，降低軟件資產采購成本。配置流程1.需求申報：使用部門根據業務發展需要，向軟件資產管理部門提交軟件資產配置需求申請表，詳細說明配置軟件的名稱、版本、功能要求、配置數量等信息。2.審核審批：軟件資產管理部門對配置需求進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。對于涉及公司整體業務系統的軟件資產配置，需提交公司辦公會審議通過。3.配置實施：軟件資產管理部門根據審批后的配置需求，按照公司軟件資產配置標準，為使用部門配置相應的軟件資產。配置完成后，及時更新軟件資產臺賬。軟件資產使用管理使用培訓1.培訓計劃制定：軟件資產管理部門根據公司軟件資產使用情況和員工培訓需求，制定軟件資產使用培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等。2.培訓實施：按照培訓計劃組織開展軟件資產使用培訓工作，培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式。培訓內容包括軟件的功能介紹、操作方法、使用技巧、安全注意事項等。3.培訓效果評估：培訓結束后，通過考試、實際操作等方式對培訓效果進行評估，了解員工對軟件的掌握程度和使用情況，及時發現培訓中存在的問題并加以改進。使用規范1.正版軟件使用：公司所有員工應使用正版軟件，不得使用未經授權的盜版軟件，嚴禁私自安裝、復制、傳播盜版軟件。2.軟件使用授權：員工使用軟件應獲得相應的授權許可，按照軟件使用許可協議的規定使用軟件，不得超出授權范圍使用軟件。3.軟件使用記錄：員工應做好軟件使用記錄，記錄軟件的安裝時間、使用情況、故障處理等信息，以便于軟件資產管理部門進行跟蹤和管理。4.軟件使用安全：員工在使用軟件過程中應注意安全，妥善保管軟件賬號和密碼，防止賬號被盜用。對于涉及公司機密信息的軟件，應嚴格遵守公司保密制度的規定，采取必要的安全措施，確保信息安全。軟件資產維護管理維護計劃制定1.維護需求調研：軟件資產管理部門定期與各使用部門溝通，了解軟件資產的使用情況和維護需求，收集軟件維護問題反饋。2.維護計劃編制：根據維護需求調研結果，結合軟件供應商提供的維護服務內容和公司實際情況，編制軟件資產年度維護計劃，明確維護項目、維護時間、維護責任人等內容。3.維護計劃審批：軟件資產年度維護計劃報公司分管領導審批后實施。維護實施1.日常維護：軟件資產管理部門按照維護計劃，定期對軟件資產進行日常維護工作，包括軟件的更新升級、故障排除、性能優化等。2.故障處理：當軟件資產出現故障時，使用部門應及時向軟件資產管理部門報告，軟件資產管理部門組織技術人員進行故障診斷和處理，確保軟件資產盡快恢復正常運行。對于重大軟件故障，應及時啟動應急預案，采取有效措施減少損失。3.維護記錄：軟件資產管理部門應做好軟件資產維護記錄，記錄維護時間、維護內容、維護結果等信息，以便于對軟件資產維護情況進行跟蹤和分析。軟件資產清查管理清查計劃制定1.清查周期確定：軟件資產管理部門定期組織軟件資產清查工作，清查周期一般為每年一次。對于重要軟件資產或存在問題較多的軟件資產，可適當增加清查次數。2.清查計劃編制：根據清查周期和公司實際情況，編制軟件資產清查計劃，明確清查范圍、清查內容、清查時間、清查人員等內容。3.清查計劃審批：軟件資產清查計劃報公司分管領導審批后實施。清查實施1.資產盤點：清查人員按照清查計劃，對公司軟件資產進行全面盤點，核實軟件資產的數量、版本、使用狀態等信息，確保賬實相符。2.數據核對：將軟件資產臺賬數據與財務部門的軟件資產核算數據進行核對，檢查數據的一致性和準確性。3.問題排查：對清查過程中發現的問題進行排查，分析問題產生的原因，提出整改措施和建議。清查報告1.報告編制：清查工作結束后，軟件資產管理部門編制軟件資產清查報告，報告內容包括清查基本情況、清查結果、存在問題、整改措施和建議等。2.報告審批：軟件資產清查報告報公司分管領導審批后，報送公司相關部門和領導。對于清查中發現的重大問題，應及時向公司辦公會報告。軟件資產處置管理處置原因1.軟件升級換代：由于軟件技術的發展和業務需求的變化，公司現有軟件需要進行升級換代，原軟件不再使用。2.軟件功能不再適用：隨著公司業務調整或流程優化，部分軟件的功能不再適用于公司當前業務，需要進行處置。3.軟件許可證到期：軟件許可證到期后，公司不再續簽，需要對軟件進行處置。4.軟件損壞無法修復：軟件資產因各種原因損壞，且無法修復，需要進行報廢處置。處置流程1.處置申請：使用部門或軟件資產管理部門根據軟件資產處置原因，填寫軟件資產處置申請表，詳細說明處置軟件的名稱、版本、數量、處置原因等信息，并提交軟件資產管理部門。2.評估鑒定：軟件資產管理部門組織相關技術人員對擬處置的軟件資產進行評估鑒定，確定軟件資產的處置方式和價值。3.審批備案：軟件資產處置申請表報公司分管領導審批后，報財務部門備案。對于價值較大的軟件資產處置項目，需提交公司辦公會審議通過。4.處置實施：根據審批后的處置意見，軟件資產管理部門按照規定的程序和方式對軟件資產進行處置。處置方式包括報廢、轉讓、捐贈等。5.賬務處理：財務部門根據軟件資產處置審批文件和相關憑證，及時進行賬務處理，確保公司財務數據的準確性。監督與考核監督檢查1.定期檢查：軟件資產管理部門定期對公司軟件資產的采購、使用、維護、處置等情況進行檢查，確保軟件資產管理工作符合制度要求。2.不定期抽查：公司審計部門不定期對軟件資產管理情況進行抽查，重點檢查軟件資產的使用合規性、安全保密性、賬實相符性等方面。3.問題整改：對于監督檢查中發現的問題，軟件資產管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。考核評價1.考核指標設定：建立軟件資產管理考核評價體系，設定考核指標，包括軟件資產采購合規率、軟件資產使用率、軟件資產維護及時率、軟件資產處置合規率等。2.考核方式：考核評價采用定量與定性相結合的方式，定期對各部門軟件資產管理工作進