物業審批制規定

物業審批制規定一、總則1.目的：為規范本物業公司內部審批流程，提高工作效率，確保各項業務決策科學、合理、合規，保障公司運營順暢，更好地為小區業主提供優質服務，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于物業公司全體員工，涵蓋公司內部各類行政、業務、財務等審批事項。3.審批原則-合法性原則：所有審批事項必須符合國家法律法規、行業規范以及公司內部規章制度。-分級負責原則：根據審批事項的性質、金額、重要程度等因素，明確不同層級的審批權限，各級審批人員在其權限范圍內履行審批職責。-效率原則：在確保審批質量的前提下，盡量簡化審批流程，縮短審批時間，提高工作效率。-責任明確原則：審批人員對其審批意見負責，因審批失誤或不當造成公司損失的，將追究相應責任。二、審批流程通用規定1.申請-員工根據工作需要發起審批申請，填寫相應的審批表單。表單應包含清晰明確的申請事項、詳細說明、涉及金額（如有）、預期完成時間等關鍵信息。-申請人需確保所提供信息真實、準確、完整，并對申請內容負責。2.初審-申請提交后，首先由申請人的直接上級進行初審。初審人員應認真審核申請事項的必要性、合理性以及申請內容與實際工作的關聯性。-對于不符合要求的申請，初審人員應及時與申請人溝通，指出問題并要求其修改完善。初審通過的申請，進入下一審批環節。3.會簽（如有需要）-對于涉及多個部門協作或對其他部門有影響的審批事項，需進行會簽。會簽部門應從各自專業角度對申請事項進行審核，并在規定時間內簽署意見。-若會簽部門提出異議，申請人應與相關部門進行溝通協調，達成一致意見后修改申請內容，重新提交會簽。4.終審-終審人員根據審批權限對申請事項進行最終審核。終審人員應綜合考慮各方面因素，包括公司整體戰略、預算安排、風險評估等，做出審批決定。-終審通過的申請，方可進入后續執行環節；終審不通過的申請，申請人應按照終審意見進行處理。5.存檔-審批流程結束后，所有相關審批表單及文件應由專人負責整理歸檔，以備后續查閱和審計。存檔內容應包括申請文件、各級審批意見、相關附件等。三、行政類審批規定1.辦公用品采購審批-申請：各部門根據實際需求填寫《辦公用品采購申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、數量、預計金額等信息。申請應提前提交，以便有足夠時間進行采購流程。-初審：部門負責人對申請表進行初審，審核需求的合理性和必要性。確認無誤后簽字提交至行政部門。-行政部門審核：行政部門收到申請后，核對庫存情況，判斷是否可以內部調配解決。如確需采購，根據公司采購標準和預算安排，對申請進行審核，確定采購渠道和供應商。-終審：行政部門審核通過的申請，根據采購金額大小，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。采購金額較小的，由行政經理終審；金額較大的，需經過公司副總經理或總經理審批。-執行：終審通過后，行政部門負責按照審批意見進行采購。采購完成后，及時通知申請部門領取辦公用品，并做好入庫和領用登記。2.員工請假審批-申請：員工如需請假，應提前填寫《員工請假申請表》，注明請假類型（如病假、事假、年假等）、請假時間、預計返回工作崗位時間等信息。病假需附上醫院診斷證明等相關材料。-初審：員工請假申請首先提交至部門負責人進行初審。部門負責人應根據工作安排，判斷請假是否會對工作產生重大影響，審核請假時間的合理性。-終審：初審通過后，根據請假天數和員工職級，按照不同的審批權限進行終審。一般員工請假天數較短的，由部門經理審批；請假天數較長或管理層員工請假，需經過公司副總經理或總經理審批。-通知與備案：終審通過后，請假員工應將審批通過的申請表交至人力資源部門備案。人力資源部門負責更新員工考勤記錄，并通知相關部門知曉員工請假情況。3.固定資產購置審批-申請：需求部門填寫《固定資產購置申請表》，詳細說明購置固定資產的名稱、型號、用途、預計金額等信息，并提供必要性說明和可行性分析報告。-初審：部門負責人對申請表進行初審，確保申請事項符合部門工作需求和公司發展戰略。初審通過后，提交至行政部門和財務部門。-行政與財務審核：行政部門審核申請的固定資產是否符合公司現有資產配置規劃，是否存在可替代的現有資產。財務部門根據公司預算情況，審核購置金額的合理性，評估對公司財務狀況的影響。-終審：行政和財務部門審核通過后，根據購置金額大小，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。購置金額巨大或對公司運營有重大影響的固定資產購置，需經過公司董事會審批。-采購與入賬：終審通過后，行政部門負責按照公司采購流程進行固定資產采購。采購完成后，財務部門負責辦理固定資產入賬手續，并通知使用部門進行驗收和登記。四、業務類審批規定1.小區維修項目審批-申請：小區維修項目由物業維修人員或業主反饋后，維修部門進行現場勘查，填寫《小區維修項目申請表》。申請表應包含維修項目詳細描述、維修地點、預估維修費用、維修期限等信息。-初審：維修部門負責人對申請表進行初審，審核維修項目的必要性和緊迫性，確認預估費用的合理性。初審通過后，提交至物業項目經理。-物業項目經理審核：物業項目經理從小區整體管理和預算控制角度對維修項目進行審核，評估維修項目對小區正常生活秩序的影響，協調相關資源。-財務審核：財務部門根據小區維修預算安排，對預估維修費用進行審核，確保費用支出在預算范圍內，并對費用構成的合理性進行審查。-終審：財務審核通過后，根據維修項目的金額大小和復雜程度，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。重大維修項目需經過公司副總經理或總經理審批。-實施與監督：終審通過后，維修部門按照審批意見組織實施維修項目。在維修過程中，物業項目經理負責監督維修質量和進度，確保維修工作按時、按質完成。維修完成后，由維修部門、物業項目經理和業主共同驗收，驗收合格后，財務部門進行費用結算。2.小區活動策劃審批-申請：物業客服部門根據小區業主需求和節日等特殊節點，策劃小區活動方案，填寫《小區活動策劃申請表》。申請表應包含活動主題、活動時間、活動地點、活動內容、參與人員范圍、預計費用等詳細信息，并附上活動策劃書。-初審：客服部門負責人對申請表和策劃書進行初審，審核活動方案的可行性、吸引力以及與小區文化的契合度。初審通過后，提交至物業項目經理。-物業項目經理審核：物業項目經理從小區整體管理和資源配置角度對活動方案進行審核，評估活動可能對小區秩序和安全造成的影響，協調相關部門配合。-行政與財務審核：行政部門負責審核活動所需物資和場地安排的合理性，確保活動順利進行。財務部門根據小區活動預算，對預計費用進行審核，控制成本支出。-終審：行政和財務審核通過后，根據活動規模和費用大小，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。大型小區活動需經過公司副總經理或總經理審批。-執行與評估：終審通過后，客服部門負責按照審批意見組織實施小區活動。活動結束后，客服部門應及時收集業主反饋意見，對活動效果進行評估總結，并將評估報告提交至物業項目經理和相關領導。3.物業服務合同續簽審批-申請：在物業服務合同到期前，物業項目經理組織相關人員對服務期間的工作進行總結評估，填寫《物業服務合同續簽申請表》。申請表應包含小區基本信息、原合同執行情況、續簽建議、續簽期限、服務內容和費用調整等相關信息。-初審：物業項目經理對申請表進行初審，確保申請內容真實、準確，續簽建議合理。初審通過后，提交至公司業務部門。-業務部門審核：公司業務部門從市場行情、公司發展戰略和服務質量提升等角度對續簽申請進行審核，評估續簽合同對公司業務發展的影響。-財務審核：財務部門根據合同費用調整情況，對續簽合同的經濟效益進行分析評估，確保合同續簽符合公司財務目標。-法務審核：法務部門對續簽合同的條款進行合法性審查，確保合同內容符合法律法規要求，防范法律風險。-終審：業務、財務和法務部門審核通過后，根據合同重要程度和涉及金額大小，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。重大物業服務合同續簽需經過公司董事會審批。-簽約與存檔：終審通過后，由公司指定人員與小區業主委員會或相關方進行合同續簽工作。續簽完成后，將合同原件交至公司檔案室存檔，并通知相關部門執行合同條款。五、財務類審批規定1.費用報銷審批-申請：員工因工作需要產生費用支出后，應在規定時間內填寫《費用報銷申請表》，詳細列出費用明細、報銷金額、費用發生時間、事由等信息，并附上相關發票、收據等原始憑證。-初審：員工將填寫完整的報銷申請表提交至部門負責人進行初審。部門負責人應審核費用支出是否符合公司規定的業務范圍和標準，報銷憑證的真實性、合法性和完整性。-財務初審：部門負責人初審通過后，報銷申請流轉至財務部門。財務人員對報銷憑證進行再次審核，檢查發票開具是否規范、費用計算是否準確、是否符合公司財務制度和預算安排等。對于不符合要求的報銷申請，財務人員應及時通知申請人進行補充或修改。-終審：財務初審通過的報銷申請，根據報銷金額大小，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。一般情況下，小額費用報銷由財務經理終審；大額費用報銷需經過公司副總經理或總經理審批。-報銷支付：終審通過后，財務部門按照公司財務流程進行報銷支付。報銷款項將支付至員工指定的銀行賬戶。2.預算外資金支出審批-申請：因特殊情況需要發生預算外資金支出時，相關部門應填寫《預算外資金支出申請表》，詳細說明支出原因、金額、用途、預計收益（如有）等信息，并提供相關依據和分析報告。-初審：部門負責人對申請表進行初審，確認支出的必要性和合理性。初審通過后，提交至財務部門。-財務審核：財務部門從公司整體財務狀況和資金安排角度對預算外資金支出申請進行審核，評估支出對公司預算平衡的影響，提出專業意見。-管理層審批：財務審核通過后，根據支出金額大小和重要程度，按照公司審批權限規定，提交至相應管理層進行審批。重大預算外資金支出需經過公司董事會審批。-執行與監控：審批通過后，相關部門按照審批意見執行預算外資金支出。財務部門負責對支出情況進行監控，確保資金使用符合審批要求。3.財務借款審批-申請：員工因工作需要借款時，應填寫《財務借款申請表》，注明借款用途、借款金額、預計還款時間等信息。-初審：借款申請首先提交至部門負責人進行初審。部門負責人應審核借款用途是否與工作相關，借款金額是否合理，確認員工有能力按時還款。-財務審核：部門負責人初審通過后，借款申請流轉至財務部門。財務人員根據公司財務制度和資金狀況，審核借款申請的合規性，評估借款風險。-終審：財務審核通過的借款申請，根據借款金額大小，按照公司審批權限規定，提交至相應領導進行終審。一般情況下，小額借款由財務經理終審；大額借款需經過公司副總經理或總經理審批。-借款發放與還款：終審通過后，財務部門按照審批意見發放借款。借款員工應按照約定的還款時間和方式及時歸還借款。財務部門負責對借款的歸還情況進行跟蹤和催款。六、審批權限劃分1.行政類審批權限-辦公用品采購：單次采購金額在[X]元以下的，由行政經理審批；超過[X]元的，需經公司副總經理審批。-員工請假：一般員工請假3天以內（含3天）由部門經理審批；3天以上至7天（含7天）由公司副總經理審批；7天以上由總經理審批。管理層員工請假無論天數均需總經理審批。-固定資產購置：購置金額在[X]元以下的，由行政部門和財務部門審核后，報公司副總經理審批；超過[X]元的，需經公司董事會審批。2.業務類審批權限-小區維修項目：維修費用在[X]元以下的，由物業項目經理審批；[X]元至[X]元之間的，需經公司業務部門和財務部門審核后，報公司副總經理審批；超過[X]元的重大維修項目，需經總經理審批。-小區活動策劃：活動預計費用在[X]元以下的，由物業項目經理審批；[X]元至[X]元之間的，需經行政部門和財務部門審核后，報公司副總經理審批；超過[X]元的大型活動，需經總經理審批。-物業服務合同續簽：涉及合同金額在[X]元以下的，由公司業務部門、財務部門和法務部門審核后，報公司副總經理審批；超過[X]元的重大合同續簽，需經公司董事會審批。3.財務類審批權限-費用報銷：單次報銷金額在[X]元以下的，由財務經理審批；超過[X]元的，需經公司副總經理審批。-預算外資金支出：支出金額在[X]元以下的，由財務部門審核后，報公司副總經理審批；超過[X]元的，需經公司董事會審批。-財務借款：借款金額在[X]元以下的，由財務經理審批；超過[X]元的，需經公司副總經理審批。七、審批時間規定1.各級審批人員應在收到審批申請后的[X]個工作日內完成審批。如遇特殊情況無法按時審批，應提前向申請人說明原因，并明確告知預計審批完成時間。2.對于緊急審批事項，申請人可在申請