企業(yè)產(chǎn)品樣品管理制度一、總則（一）目的1.規(guī)范公司產(chǎn)品樣品的管理流程，確保樣品的有效管控和合理使用，保障公司產(chǎn)品品質(zhì)及知識產(chǎn)權(quán)安全。2.為公司業(yè)務(wù)開展、市場推廣、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測、客戶服務(wù)等工作提供有力支持，促進公司整體運營的高效進行。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品樣品的管理，包括但不限于成品樣品、半成品樣品、原材料樣品以及與產(chǎn)品相關(guān)的各類輔助材料樣品等。（三）原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的樣品管理部門或指定專人負(fù)責(zé)樣品的統(tǒng)一管理，確保樣品管理的規(guī)范性和一致性。2.分類存放原則：根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、規(guī)格等因素進行分類存放，便于查找和取用。3.安全保密原則：加強對樣品的安全保護措施，防止樣品丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，確保公司商業(yè)機密和產(chǎn)品技術(shù)信息的安全。4.合理使用原則：嚴(yán)格控制樣品的使用范圍和數(shù)量，確保樣品使用的合理性和必要性，避免浪費和濫用。二、樣品的分類與編號（一）樣品分類1.按產(chǎn)品類型分類：可分為核心產(chǎn)品樣品、配套產(chǎn)品樣品、衍生產(chǎn)品樣品等。2.按用途分類：包括市場推廣樣品、銷售樣品、研發(fā)樣品、質(zhì)量檢測樣品、客戶服務(wù)樣品等。3.按階段分類：分為新品樣品、改進型樣品、成熟產(chǎn)品樣品等。（二）樣品編號規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號體系，確保每個樣品都有唯一的標(biāo)識。編號應(yīng)包含產(chǎn)品類別、年份、批次等信息，便于識別和追溯。2.示例：[產(chǎn)品類別代碼（2位）+年份（4位）+批次號（3位）]，如電子類產(chǎn)品編碼為“012023001”，表示2023年生產(chǎn)的第一批電子類產(chǎn)品樣品。三、樣品的采購與入庫（一）樣品采購申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要采購樣品時，應(yīng)填寫《樣品采購申請表》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品管理部門或相關(guān)審批流程中的指定部門進行審批。（二）樣品采購審批1.樣品管理部門收到采購申請表后，對采購需求的合理性、必要性進行審核，并根據(jù)庫存情況提出意見。2.對于金額較大或涉及重要項目的樣品采購申請，需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實施1.經(jīng)審批通過的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)按照公司采購流程進行采購。在采購過程中，應(yīng)優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商，確保樣品質(zhì)量符合要求。2.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通樣品的交付時間、交付方式等細節(jié)，并跟蹤采購進度，確保按時、足額采購到所需樣品。（四）樣品入庫1.樣品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知樣品管理部門進行驗收。樣品管理部門應(yīng)安排專人按照采購申請和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對樣品進行驗收，檢查樣品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購要求一致。2.驗收合格的樣品，由樣品管理人員填寫《樣品入庫單》，詳細記錄樣品名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息，并辦理入庫手續(xù)。入庫單一式多聯(lián)，分別由樣品管理部門、財務(wù)部門、采購部門等留存。3.驗收不合格的樣品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商退換貨事宜，并記錄在《樣品不合格處理記錄》中。如因特殊原因需對不合格樣品進行讓步接收，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審批同意后，方可辦理入庫手續(xù)。四、樣品的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性，設(shè)置專門的樣品存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境符合要求。存儲區(qū)域應(yīng)具備防潮、防蟲、防火、防盜、防塵等條件，溫度、濕度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如易燃易爆樣品、易腐樣品、精密儀器樣品等，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進行單獨存儲，并采取相應(yīng)的防護措施。（二）樣品存放方式1.按照樣品的分類和編號，對樣品進行有序存放。同一類樣品應(yīng)集中放置在特定的貨架或存儲柜中，并在明顯位置標(biāo)注樣品類別、編號等信息，便于查找和管理。2.對于體積較大、重量較重的樣品，應(yīng)放置在底層或?qū)ｉT的存放區(qū)域，避免擠壓其他樣品；對于易碎樣品，應(yīng)采取防震、防摔措施，單獨存放并做好標(biāo)識。（三）庫存盤點1.樣品管理部門應(yīng)定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，一般為每月、每季度或每半年進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，樣品管理人員應(yīng)認(rèn)真核對樣品的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并填寫《樣品盤點表》。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整和處理。3.盤點結(jié)束后，樣品管理部門應(yīng)將盤點結(jié)果上報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并與財務(wù)部門核對賬目，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（四）樣品保管責(zé)任1.樣品管理人員負(fù)責(zé)樣品的日常保管工作，應(yīng)嚴(yán)格遵守樣品管理制度，確保樣品的安全、完整。2.樣品管理人員不得擅自出借、挪用、銷毀樣品，如需使用樣品，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請和審批。3.如因保管不善導(dǎo)致樣品丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生，樣品管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時向上級報告，采取措施進行補救。五、樣品的使用與發(fā)放（一）使用申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用樣品時，應(yīng)填寫《樣品使用申請表》，詳細注明使用樣品的名稱、編號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品管理部門進行審批。（二）使用審批1.樣品管理部門收到使用申請表后，對使用需求的合理性、必要性進行審核。如涉及跨部門使用或重要項目使用樣品，還需征求相關(guān)部門意見。2.對于使用數(shù)量較大、價值較高或涉及重要客戶的樣品使用申請，需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）樣品發(fā)放1.經(jīng)審批通過的使用申請，樣品管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容發(fā)放樣品。發(fā)放樣品時，樣品管理人員應(yīng)認(rèn)真核對樣品的名稱、編號、數(shù)量等信息，并在《樣品發(fā)放登記表》上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、樣品用途等內(nèi)容。2.領(lǐng)取樣品的人員應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)，確保樣品的領(lǐng)取和使用責(zé)任明確。（四）使用歸還1.使用完畢的樣品，使用部門應(yīng)及時清理并歸還樣品管理部門。歸還的樣品應(yīng)保證完好無損，如有損壞或缺失，使用部門應(yīng)說明原因并按照相關(guān)規(guī)定進行賠償。2.樣品管理部門收到歸還樣品后，應(yīng)進行驗收。驗收合格的樣品，重新辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的樣品，參照樣品采購入庫時的不合格處理流程進行處理。六、樣品的報廢與處置（一）報廢申請1.當(dāng)樣品出現(xiàn)損壞、變質(zhì)、過期、技術(shù)淘汰等情況，無法繼續(xù)使用或保存時，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明樣品報廢原因、名稱、編號、數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品管理部門進行審批。（二）報廢審批1.樣品管理部門收到報廢申請表后，組織相關(guān)人員對報廢樣品進行鑒定和評估，確認(rèn)報廢原因和必要性。2.對于價值較高或涉及知識產(chǎn)權(quán)的樣品報廢，需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照相關(guān)規(guī)定進行備案。（三）報廢處置1.經(jīng)審批同意報廢的樣品，按照公司固定資產(chǎn)或廢棄物處置相關(guān)規(guī)定進行處理。對于可回收利用的樣品，應(yīng)進行分類回收，交由相關(guān)部門進行處理；對于不可回收的廢棄物，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處置，防止環(huán)境污染。2.在樣品報廢處置過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢時間、報廢方式、處置部門等信息，并存檔備查。七、樣品的知識產(chǎn)權(quán)管理（一）知識產(chǎn)權(quán)歸屬1.公司擁有自主研發(fā)產(chǎn)品樣品的知識產(chǎn)權(quán)，包括但不限于專利、商標(biāo)、著作權(quán)、商業(yè)秘密等。任何員工未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得擅自將公司樣品的知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、許可給第三方使用。2.在與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等進行業(yè)務(wù)往來過程中涉及樣品知識產(chǎn)權(quán)的，應(yīng)按照公司相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定簽訂保密協(xié)議和知識產(chǎn)權(quán)歸屬協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保公司知識產(chǎn)權(quán)得到有效保護。（二）知識產(chǎn)權(quán)保護措施1.加強對樣品的保密管理，限制接觸樣品的人員范圍，對涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的樣品，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。2.對樣品的使用和發(fā)放嚴(yán)格進行登記和審批，記錄樣品的流向和使用情況，防止樣品信息泄露。3.定期對員工進行知識產(chǎn)權(quán)培訓(xùn)，提高員工的知識產(chǎn)權(quán)保護意識，確保員工在日常工作中遵守公司知識產(chǎn)權(quán)管理制度。（三）侵權(quán)防范與處理1.關(guān)注市場動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)可能侵犯公司樣品知識產(chǎn)權(quán)的行為。如發(fā)現(xiàn)侵權(quán)情況，應(yīng)立即采取措施進行調(diào)查取證，并向公司相關(guān)部門報告。2.公司相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)侵權(quán)情況，制定應(yīng)對策略，通過協(xié)商、訴訟、仲裁等方式維護公司的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益。在處理侵權(quán)糾紛過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)證據(jù)和資料，積極配合司法機關(guān)或仲裁機構(gòu)的工作。八、樣品管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，定期對樣品管理工作進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由樣品管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對樣品采購、入庫、存儲、使用、發(fā)放、報廢等環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細的檢查計劃和標(biāo)準(zhǔn)，通過實地查看、查閱資料、訪談相關(guān)人員等方式，對樣品管理工作進行不定期抽查和定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。（二）考核指標(biāo)1.樣品管理部門的考核指標(biāo)主要包括樣品賬實相符率、樣品完好率、樣品使用申請審批及時率、樣品報廢處理合規(guī)率等。2.樣品使用部門的考核指標(biāo)主要包括樣品歸還及時率、樣品損壞賠償率等。（三）考核方式1.考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每季度進行一次，由樣品管理監(jiān)督小組根據(jù)考核指標(biāo)對各部門和相關(guān)人員進行綜合評價打分；不定期考核根據(jù)實際工作情況隨時進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理和考核。2.考