企業(yè)資料存儲管理制度一、總則（一）目的為了加強企業(yè)資料存儲管理，確保企業(yè)資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有部門及員工在工作過程中產(chǎn)生、使用和存儲的各類資料，包括但不限于文件、合同、報表、數(shù)據(jù)、圖紙、照片、音視頻等。（三）基本原則1.集中管理原則：企業(yè)資料實行集中存儲管理，便于統(tǒng)一規(guī)劃、維護和控制。2.分類分級原則：對資料進行分類分級，明確不同類別和級別的存儲要求和管理權限。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.便捷利用原則：在確保安全保密的前提下，方便員工對資料的查詢、使用和共享。二、資料分類與分級（一）資料分類1.行政文件類：包括企業(yè)發(fā)布的規(guī)章制度、通知、通報、報告等。2.人事檔案類：員工個人信息、簡歷、考核記錄、培訓記錄等。3.財務資料類：財務報表、賬目、憑證、預算等。4.業(yè)務合同類：與客戶、供應商簽訂的各類合同協(xié)議。5.技術文檔類：產(chǎn)品設計圖紙、技術方案、工藝文件等。6.市場營銷類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。7.其他類：不屬于以上分類的其他資料。（二）資料分級根據(jù)資料的重要性和敏感性，將資料分為絕密、機密、秘密和普通四個級別。1.絕密級：涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對企業(yè)造成極其嚴重的損失。2.機密級：涉及企業(yè)重要業(yè)務信息、關鍵技術、客戶資料等，泄露后將對企業(yè)產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：涉及企業(yè)一般業(yè)務信息、內(nèi)部管理資料等，泄露可能對企業(yè)造成一定影響。4.普通級：一般性的資料，不涉及企業(yè)敏感信息。三、存儲方式與介質(zhì)（一）存儲方式1.電子存儲：利用企業(yè)內(nèi)部服務器、存儲設備等進行電子資料的存儲，建立完善的文件管理系統(tǒng)，對資料進行分類存儲和索引。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要且需要長期保存的紙質(zhì)資料，應進行歸檔存儲，建立紙質(zhì)檔案庫。（二）存儲介質(zhì)1.電子存儲介質(zhì)：優(yōu)先選用企業(yè)內(nèi)部服務器存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤、移動硬盤等。2.紙質(zhì)存儲介質(zhì)：選用質(zhì)量可靠的紙張和檔案盒，確保紙質(zhì)資料的耐久性。四、存儲流程（一）資料收集1.各部門指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.資料收集人員應按照規(guī)定的分類和格式要求，對收集到的資料進行初步整理。（二）資料整理1.對收集到的資料進行詳細的分類、編號和標注，確保資料的準確性和規(guī)范性。2.對于電子資料，應按照文件管理系統(tǒng)的要求進行命名和存儲路徑設置，便于查找和管理。（三）資料存儲1.電子資料存儲將整理好的電子資料上傳至企業(yè)內(nèi)部服務器的指定文件夾或存儲系統(tǒng)中。按照資料的分類和分級，設置相應的訪問權限，確保資料的安全性。2.紙質(zhì)資料存儲將整理好的紙質(zhì)資料裝訂成冊，填寫檔案封面和目錄。按照檔案庫的布局，將紙質(zhì)檔案存放在相應的檔案架上，并做好標識。（四）資料備份1.定期對電子資料進行備份，備份周期根據(jù)資料的重要性和變動頻率確定，一般為每周或每月備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，如異地存儲或外部存儲設備。3.對備份數(shù)據(jù)進行定期檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。五、訪問與使用權限（一）權限設置原則1.根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，設置相應的資料訪問和使用權限。2.嚴格遵循最小化授權原則，確保員工僅擁有完成工作所需的最低權限。（二）不同級別資料的訪問權限1.絕密級資料：僅限企業(yè)高層管理人員和特定項目負責人訪問，且需經(jīng)過嚴格的審批流程。2.機密級資料：相關業(yè)務部門的負責人及授權人員可訪問，訪問需進行登記。3.秘密級資料：一般員工在其工作職責范圍內(nèi)可訪問。4.普通級資料：企業(yè)內(nèi)所有員工均可訪問。（三）權限申請與審批1.員工因工作需要訪問超出其權限范圍的資料，應填寫權限申請表，注明申請訪問的資料名稱、級別、訪問目的和預計使用時間等。2.權限申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報上級主管領導審批。3.審批通過后，由系統(tǒng)管理員為申請人開通相應的訪問權限，并記錄權限變更情況。（四）資料使用規(guī)范1.員工應在授權范圍內(nèi)使用資料，不得擅自復制、傳播、篡改資料內(nèi)容。2.如需借閱紙質(zhì)資料，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.使用電子資料時，應注意保護資料的完整性和安全性，不得隨意刪除、修改系統(tǒng)中的資料。六、安全與保密措施（一）物理安全1.服務器機房應配備完善的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權人員進入。2.存儲介質(zhì)應存放在安全可靠的環(huán)境中，避免受到物理損壞、丟失或被盜。（二）網(wǎng)絡安全1.建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡安全防護體系，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對網(wǎng)絡訪問進行嚴格的權限控制，限制外部網(wǎng)絡對企業(yè)內(nèi)部資料的訪問。（三）數(shù)據(jù)安全1.對重要資料進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。2.定期對數(shù)據(jù)進行病毒查殺和漏洞掃描，及時修復系統(tǒng)安全隱患。（四）人員安全1.加強員工的安全保密意識培訓，提高員工對資料安全重要性的認識。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在資料存儲管理中的責任和義務。（五）保密制度執(zhí)行1.對違反資料存儲管理制度和保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。2.對因工作失誤或故意泄露資料導致企業(yè)損失的，依法追究相關人員的法律責任。七、資料清理與銷毀（一）清理原則1.根據(jù)資料的保存期限和使用價值，定期對資料進行清理，確保存儲系統(tǒng)的空間合理利用和資料的有效性。2.清理過程中應遵循謹慎原則，避免誤刪重要資料。（二）清理流程1.由檔案管理部門制定資料清理計劃，明確清理的范圍、時間和方式。2.各部門按照清理計劃對本部門的資料進行自查，將擬清理的資料清單提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對各部門提交的資料清單進行審核，確定最終的清理資料清單。4.按照清理資料清單，對電子資料進行刪除操作，對紙質(zhì)資料進行銷毀處理。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)資料銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保紙質(zhì)資料無法恢復。2.電子資料銷毀：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質(zhì)進行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。（四）銷毀記錄對資料銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀資料清單等，記錄保存期限不少于[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.企業(yè)設立專門的資料存儲管理監(jiān)督小組，負責對資料存儲管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門的資料存儲管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.資料的分類、分級是否準確，存儲是否規(guī)范。2.訪問與使用權限是否符合規(guī)定，有無違規(guī)操作。3.安全與保密措施是否落實到位，有無安全隱患。4.資料清理與銷毀工作是否及時、規(guī)范。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.責任部門應