中介公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中介公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中介公司總部及各分支機構(gòu)的所有檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)機密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的檔案進行處理。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案，并按時歸還。4.對本部門形成的檔案進行自查，確保檔案的質(zhì)量和完整性。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.負責檔案的日常管理和維護，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，工作計劃、總結(jié)，行政公文，印章管理文件等。2.人事管理類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同、人事任免等文件。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：業(yè)務(wù)合同、客戶資料、市場調(diào)研、項目策劃、業(yè)務(wù)報表等文件。4.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿、報表等文件。5.法務(wù)合規(guī)類：法律事務(wù)文件、合規(guī)檢查報告、訴訟案件材料等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文件材料，如榮譽證書、資質(zhì)證書、宣傳資料等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份為公元紀年，取四位數(shù)字，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類等。4.順序號為每類檔案的流水號，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司收到的外部文件、函件、合同等。3.公司員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字、蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類、排序、編目等整理工作。2.按照檔案分類標準，將文件材料歸入相應(yīng)的類別，并按照時間順序或重要程度進行排列。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.對破損或褪色的文件材料進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東名冊、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等具有重要歷史價值和法律意義的文件。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，包括一般性業(yè)務(wù)合同、重要人事檔案、財務(wù)報表等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，包括一般性文件、臨時性報表等。（二）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負責管理，嚴格限制非檔案管理人員進入。（三）保管措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，排列有序，并定期進行清查核對，確保檔案的完整和安全。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。4.加強對檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、消防器材等，確保檔案庫房的安全。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對復(fù)制的檔案進行審核，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章。3.如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案摘錄申請表》，注明摘錄內(nèi)容、摘錄用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理摘錄手續(xù)。摘錄人應(yīng)在摘錄件上注明摘錄日期、摘錄人姓名等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合公司檔案管理業(yè)務(wù)的信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。4.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。5.定期對電子檔案進行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門和各部門的檔案管理工作進行考核評價。2.考核指標包括檔案管理制度的執(zhí)行情況