淺析高校檔案工作的重要性,檔案管理論文內容摘要：檔案,肩負著存憑、留史、資政、育人的工作責任,是學校群行政工作的查考憑據,是社會實踐活動的參考根據,是教學科研的可靠資料,是宣傳教育的生動素材,是文化傳承的貴重見證,因而,加強檔案工作,對于保存歷史記憶、傳承傳統文化,開發特色檔案資源,加強全校檔案意識、擴大檔案的社會影響,對于服務高校創新發展、推動校園文化都具有重要意義。本文關鍵詞語：檔案工作,檔案管理,檔案宣傳,校史征集,年鑒編撰檔案工作,隨著當代文明社會的發展,早已成了人們耳熟能詳的名詞,肩負著存憑、留史、資政、育人的工作責任。它出如今人們生活、學習、工作中,貫穿于日常生活各個方面,人人都會與它打交道。能夠講,檔案記錄了社會及個人整個生命的一切活動。1.高校檔案的重要作用檔案的重要作用是指檔案價值的內在與外在和詳細表現形式。檔案產生于豐富的社會實踐中,能夠廣泛地知足社會需求,因而,它的作用是顯而易見的。1.1群行政工作的查考憑據檔案是高校各類群行政單位工作的參考證據,是機關、單位歷史活動的真實記錄,是連續工作必須查考的憑據。為了有效地實行管理,必須切實地把握材料。檔案能夠為高校各部門的領導工作和業務管理提供證據和咨詢資料,借以熟悉情況、總結經歷體驗、制定計劃、進行決策、處理各種問題。1.2社會實踐活動的參考根據檔案脫胎于社會實踐,在記載學校史實情況的同時,還會有反映學校發展的當時環境、各種條件、發展主題、實踐經歷體驗等方面的內容,起到為進行當下各類實踐活動參考、參謀、溯源的作用。1.3教學科研的可靠資料任何一種教學和研究都必須以廣泛占有資料為基礎,以資料的真實可靠性為前提。在教學和科研活動中,檔案不但能通過原始的記錄提供直接的借鑒,而且能夠通過分析、概括、總結、實驗等手段獲得間接的參考,為各類教學科研活動提供可靠、詳實的資料。1.4宣傳教育的生動素材檔案是歷史的紀錄片。和其他宣傳材料相比,檔案以其原始性、直觀性、詳細性和生動性等特點見長。利用檔案著書立講、報告演講、進行文藝創作、舉辦各種展覽、施行學生思想教育等將具有更強烈的講服力和感染力。1.5文化傳承的貴重見證學史明志,鑒往知今。檔案承載著高校的發展歷史文化,是文化建設的歷史借鑒,是文化傳承的穿越階梯,使得學校文化的血脈、靈魂與精華真髓得以儲存與延續,統一和完好,在數年的歲月中隨著時間推移、發展積淀,成為不可再生的難得珍貴資源,越顯其厚重性與重要性。沒有豐富的檔案資源,文化傳承也無從談起。2.高校檔案的價值實現規律檔案價值的實現,有一定的規律,其作用范圍由本單位向社會呈逐步遞增,保密程度卻隨時間逐步遞減;檔案的文化作用隨時間遞增,行政作用卻逐步遞減。2.1作用范圍的遞增性檔案對高校群行政機關的作用一般稱為高校檔案的第一價值,對社會的作用則稱為高校檔案的第二價值。檔案構成以后,在相當長時期內是作為高校各項工作必不可少的查考根據,檔案發揮作用的對象和范圍主要是高校檔案構成者本身。這一階段,檔案的利用頻率往往比擬高,是發揮檔案現實作用的重要時期。檔案的第一價值實現到一定的程度后,構成院校對這些檔案利用的現實需要會逐步淡化。檔案在本校保管若干年后,其作用便沖破原有的構成單位而擴展到國家和社會,過渡到第二價值。2.2保密程度的遞減性檔案隨著社會活動而產生,因某些活動會牽涉學校、部門或個人的利益、安全及隱私,在一定時期或范圍內不能公開,檔案是有一定的保密性的。檔案的保密性要求將檔案的閱讀和了解控制在一定的時間或范圍內。檔案的保密程度在確定之后并非一成不變的,從總體上講,隨著時間的推移,檔案的保密程度將會越來越小,密級程度呈現遞減趨勢。2.3作用的轉移性檔案在高校群行政領域內發揮的作用稱為行政作用,在科學文化教育領域內發揮的作用稱為科學文化教育作用。隨著時間的推移,檔案的行政作用會不斷減弱而科學文化教育作用會不斷加強。檔案的前身文件是以處理現行事務為目的的,文件轉化為檔案之初,檔案主要面向立檔單位服務并主要作為查考憑據和業務活動的參考根據而指導工作、介入學校管理活動,發揮行政參謀作用。隨著時間的推移,保存時間較長的檔案與現行事務的聯絡越來越少,檔案發揮作用的范圍和主要方面都會逐步發生變化,其作用范圍會逐步擴大到面向社會,由主要工作的查考憑據和業務活動的參考根據逐步轉變到主要作為教育科學研究的可靠資料和宣傳教育的生動素材以及歷史實際的查考憑據,進而使檔案的科學文化教育及查考作用躍居首位。2.4發揮作用的條件性檔案價值的實現,遭到一定的環境和條件的制約和影響。綜合起來,影響檔案價值實現的環境一是社會環境,主要包括法律法規、國家方針、政策等環境。二是經濟文化環境,包括國家和地區的經濟和文化的發展水平。一般經濟文化發達地區社會文明程度較高,檔案事業就比擬先進,檔案意識也就較高,社會對檔案的利用要求較多。三是檔案工作局部環境,包括高校內部檔案管理水平、檔案學理論研究水平、檔案工作者素質等,所有這些都在一定程度上影響著檔案價值作用的發揮。3.高校檔案工作的思路創新***曾經指示:檔案工作是一項非常重要的工作經歷體驗得以總結,規律得以認識,歷史得以延續,各項事業得以發展,都離不開檔案,在全面建設小康社會進程中,檔案工作顯得越來越重要。高校檔案工作其實也就是承當著為校管檔,為校守史,為師生服務的責任。檔案工作面對的兩個方面,一是檔案收集整理,一是檔案服務利用。檔案收集整理是面對檔案人員的管理,要求的是加強專、兼職檔案隊伍的建設,提高整檔、管檔、守檔技能;檔案服務,是面對全校師生和社會的管理,要求的是利用所有檔案為師生服務,傳承校園文化精神,發揮以檔助教、資政育人的獨特作用。因而,高等學校的檔案部門,應該努力適應新常態、服務新發展,創新新格局,廣開思路,多管齊下,使檔案工作更好的服務學校,服務教學,服務師生。3.1三抓一推,促進檔案管理逐步提升抓依法制檔,完善管理制度。檔案部門的工作性質與特點決定了它是各項檔案法律法規、規章制度的詳細執行者,必須將法治思維融入檔案管理,在統一執行國家檔案法律法規和高等學校檔案管理通用制度的基礎上,要進一步完善各項規章制度體系建設,在檔案工作中促進各項規章制度的貫徹落實。抓工作部署,促進基礎設施建設。根據學校的年度重點和階段分解計劃,結合檔案館建設實際,制定年度檔案工作分節點進程,將檔案工作年度計劃列入學校工作整體布置、統一部署。抓定期督查,時時緊盯工作進展。與群行政機關,教學科研機構,基建、資產部門,各二級學院,研究院、所等部門的兼職檔案員保持密切聯絡,嚴密跟進檔案業務項目的進度,發現問題及時溝通,盡快解決。推進兼職檔案員培訓,提升基層檔案管理規范化。根據(檔案工作規范化管理辦法〕的要求,將基層兼職檔案員培訓納入培訓計劃,使各立檔部門能夠重視檔案的收集,明確檔案整理的規則,做到規范化的建檔和立檔,持續推進基層單位檔案規范化管理工作。3.2多頭并舉,加強檔案宣傳服務功能深度挖掘檔案,推進校史溯源。積極籌備開展口述校史專項工作,通過搶救式和順藤模瓜式等方式,采訪相關老校友,將學校發展史上的重要人物和重要事件通過口述的方式記錄下來,同時注重搜集各種校史資料,借此大力豐富館藏。整體新建展陳,凸顯校史個性。借助校史館建設契機,充分發揮檔案育人陣地和宣傳平臺功能,展現檔案的歷史執行力和擔當精神。作為追溯校史的整體新建展陳,向全體教職員工和廣大校友征集實物和校史資料。利用校史檔案,開展師生知校、愛校、榮校教育活動;利用校史檔案,開展師生校風、教風、學風教育活動;利用校史檔案,開展師生樹立正確人生觀、價值觀教育活動;利用校史檔案,開展師生愛國、愛校,傳播校園紅色基因文化工程活動。組織編發年鑒,傳播校史故事。建立學校年鑒編輯常態化機制。定期組織編撰稿人進行培訓,穩步推進校史征集工作,逐步獲得階段性成效。多方采訪老校友、老教授、老領導,完善校史的編寫工作。開通校史官方微信平臺,開啟口述校史等系列視頻的制作工作,在重要時間節點傳播學校的歷史形象,通過新媒體等多渠道傳播校史,到達從檔案中洞觀歷史,在檔案中品味藝術。豐富品牌活動,增進愛校情感。能夠開展組織新進校師生集體參觀校史展活動,策劃畢業季母校情類似光陰封的收藏活動,并作為品牌活動宣揚傳承。例如讓畢業生在畢業季領取一紙光陰記憶封,寫一箋給十年后自個的信,封存華而不實,并保存在檔案館,以備后念。既能夠見證校友曾經的校園生活和畢業時的感想同時可以增進校友對母校的情懷和溯源,真正具體表現出檔案中有別人智慧,用起來能夠照亮自個;檔案中有自個心血,傳下去能夠滋養別人。3.3多管齊下,盡快實現三個轉變開發檔案資源,打造文化精品,積極融入學校文化建設。使檔案管理盡快實現三個轉變:即從物化空間的校史展覽部門向開放式校史文化建設中心的轉變;從單一化的檔案管理服務機構向集成化的檔案資源開發利用中心轉變;從傳統的紙質檔案管理形式向信息化資源管理形式轉變。首先要夯實資源基礎,不斷充實館藏。扎實開展檔案資源建設,深切進入推進檔案分層管理和部門立件工作。對全校兼職檔案員進行檔案管理專題培訓,克制檔案收集歸檔困難,加強對各項重大活動、專項工作檔案的收集、整理,確保學校的重要檔案有檔必歸,有歸必齊。其次是服務工作大局,彰顯檔案價值。積極配合校史館建設、各部門文化建設、編史修志、學校評估工作、學生考研等需求,挖掘、集中、整理、組織各類檔案,多維度提供檔案利用服務。第三要廣泛調研論證,有序推進建設。在引進管理系統的基礎上,認真做好學校數字化檔案建設方案及分期建設任務計劃。爭取以較低成本、逐步分解、階梯式建設數字化檔案集群,為館藏檔案數字化夯下堅實的基礎。第四是積極主動介入校園信息化統籌規劃。在學校OA系統改造升級時建立電子文檔自動歸檔和數據無縫對接形式,全力實現OA辦公系統電子檔案正常歸檔,實現新增檔案電子化,到達檔案管理系統與業務系統順利對接。第五是立足創新、協調、綠色、開放、分享發展理念。以檔案工作規范化管理為基礎,以信息化管理為手段,以開放和分享為服務,提升檔案工作水平和服務能力,建設與讓和人民感到滿意、讓老師和學生