1、如何給下屬分配工作 身居管理者位置并不一定會自然產生正確分配工作給別人的能力。事實上，許多管理者常常是非常拙劣的分配者。 現代管理者的一個非常重要的職責就是要把工作分配給別人去做。怎樣做到有效的分配呢?美國作者JW李、M皮爾斯提出了有效分配系統的七個步驟。如果你能認真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進部門的工作，提高企業的效率，把自己從具體事務活動中解放出來。 第一步 選定需要分配他人去做的工作原則上講，你可以把任何一件其他人能夠處理的工作分配給別人去做。為了做到這一點，首先要對下屬的能力有個了解。對工作和下屬的評價是獲得這種了解的途徑。 認真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工

2、作都需要做些什么、有些什么特殊問題或復雜程度如何，在你沒有完全了解這些情況和工作的預期結果之前，不要輕易分配工作。 當你對工作有了清楚的了解以后，還要使你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質和目標，要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經驗。最后，把工作分配出去以后，還要確定自己對工作的控制程度。如果一旦把工作分配出去，自己又無法控制和了解工作的進展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它分配出去了。 切記不要把“熱土豆”式的工作分配出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。

3、這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要分配給別人去做。如果某項工作涉及到只有你才應該了解的特殊信息，就不要分配出去。 第二步 選定能夠勝任工作的人建議你對下屬進行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書面形式寫出他們對自己職責的評論。要求每位工作人員誠實、坦率地告訴你，他們喜歡做什么工作，還能做些什么新工作，然后，你可以召開一個會議，讓每個職員介紹自己的看法，并請其他人給予評論。要特別注意兩個職員互相交叉的一些工作。如果某職員對另一職員有意見，表示強烈的反對或提出尖銳的批評，你就要花些時間與他們私下談談，在這種評價過程中，你還需要掌握兩點：了解工作和職員完成工作的速度。你要通過這種

4、形式掌握職員對他自己的工作究竟了解多深。 如果你發現有的職員對自己的工作了解很深，并且遠遠超出你原來的預料，這些人就有可能擔負重要工作任務的才能和智慧。 2 / 9了解職員完成工作的速度是另一個重要任務。例如，你可能知道一位秘書的打字速度是另一位秘書的兩位，或者一個助手完成同樣困難的任務所用時間只是另一助手所用時間的一半。一旦你掌握了每個工作人員對其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以后，就可以估計出每個人能夠處理什么樣的工作，也就可以回到分配工作的分析上來，決定把工作分配給能達到目標要求的人。 如果你對職員的分析正確無誤，那么選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好。回到對工作的了解和職員

5、完成工作速度這兩個主要標準上來。然后，你再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向你說明能夠勝任工作的人是什么樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發揮最大的作用。但有一點也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個人去做的傾向。 除了上述兩個主要標準以外，其它因素也在分配工作中選擇合適的人上起作用。時間價值就是一個很重要的因素。你要注意不要把次優先的工作分配給公司中具有很高時間價值觀念的職員去做。不量才用人，既浪費錢財，又影響職員的積極性。 總之，只要認真根據職員對工作的了解、完成工作的速度、時間價值觀念和對他的培養價值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任你要分配的工作的人。

6、第三步 確定分配工作的時間、條件和方法大多數管理者往往在最不好的時間里委好工作.他們上午上班后的第一件事便是分配工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損于職員的積極性。職員有什么感覺呢?下屬帶著一天做些什么的想法來到辦公室，一上班卻又接到新工作.他們被迫改變原定的日程安排，工作的優選順序也要調整。這樣做的結果便是時間的浪費。 分配工作的最好時間是在下午。你要把分配工作作為一天里的最后一件事來做。這樣，有利于下屬為明天的工作作準備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個好處，就是職員可以帶著新任務回家睡覺，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。 面對面地分配工作是最好的一種分配方法。這樣分配工作便于

7、回答下屬提出的問題。獲得及時的信息反饋、充分利用面部感情和動作等形式強調工作的重要性。只有對那些不重要的工作才可使用留言條的形式進行分配。如果要使下屬被新的工作所促進和激勵，就要相信在分配工作上花點時間是值得的。寫留言條分配工作，可能快并且容易做到，但它不會給人以深刻和重要的印象。 分配工作是一種人情事兒。它是把重要的工作付給某個下屬去做。如果可能，最好是面對面地分配工作。 第四步 制定一個確切的分配計劃有了確定的目標才能開始分配工作。誰負責這項工作?為什么選某人做這項工作?完成這項工作要花多長時間?預期結果是什么?完成工作需要的材料在什么地方?下屬怎樣向你報告工作進展?分配工作之前，必須對這

8、些問題有個明確的答案。你還要把計劃達到的目標寫出來，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點，不留下錯誤理解工作要求的余地。應該讓這種分配計劃指導有效分配工作的全過程。 第五步 分配工作在分配工作之前，需要把為什么選他完成某項工作的原因講清楚。關鍵是要強調積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項工作的;還必須強調你對他的信任。同時，還要讓下屬知道他對完成工作任務所負的重要責任;讓他知道完成工作任務對他目前和今后在組織中的地位會有直接影響。 在解釋工作的性質和目標時，要向下屬講出你所知道的一切。不要因為沒有講完所掌握的信息，而給下屬設下工作的陷阱。你要把所

9、有的目標全部擺出來：誰要求做這件工作的，要向誰報告工作，客戶是誰等等。還要把自己在這個工作領域的體驗也告訴下屬。讓他們了解過去的一些事情是怎樣處理的，得到了一些什么結果等。要讓下屬完全理解體所希望得到的結果。如果可能，盡量列出事實、數量和具體目標。那種“這件事需要快辦”的說法不是對工作的充分解釋。 給下屬規定一個完成工作的期限。讓他知道，除非在最壞的環境條件下才能推遲完成工作的期限。向他講清楚，完成工作的期限是怎樣定出來的，為什么說這個期限是合理的。另外，還要制定一個報告工作的程序，告訴他什么時間帶著工作方面的信息向你報告工作;同時，你也要向他指出，要檢查的工作的期望結果是什么，使他明確要求。

10、 最后，你要肯定地表示自己對下屬的信任和對工作的興趣。象“這是一件重要工作，我確信你能做好它”這樣的話，可以對下屬發揮很大的激勵作用。總之要記住，分配好工作，不僅能節約時間，還可以在職員中創造出一種暢快的工作氣氛。 第六步 檢查下屬的工作進展情況確定一個評價分配出去的工作進展情況的計劃是很有技巧的事。檢查太勤會浪費時間;對分配出去的工作不聞不問，也會導致災禍。 對不同工作，檢查計劃也有所不同。這主要取決于工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時間的長短。如果某項工作難度很大并且是最優先的，就要時常檢查進展情況，每一兩天檢查一次，保證工作成功而又不花費太多時間，這類工作都有一個內在的工作進展階

11、段，一個階段的結束又是另一個階段的開始。這種階段的停起時間也是檢查和評價工作進展情況的最好時間。當你把一件有困難的工作分配給一個經驗較少的下屬去做時，不論從必要性還是從完成工作的愿望上來講，多檢查幾次進展情況都是有益的。對這種情況，你可以把檢查工作進展的次數定為其他下屬的兩倍。除了定期檢查工作以外，還要豎起耳朵傾聽下屬的意見和報告工作進展的情況。要讓下屬知道你對他的工作很關心并愿意隨時和他一道討論工作中遇到的各種問題。 一般地講，你既然把某項工作交給了下屬，就要相信他能勝任這項工作。因此，每周檢查一次工作也就足夠了，但要鼓勵下屬在有問題時隨時來找你，另外還要讓他們懂得你不鼓勵不必要的打擾。 評

12、價工作進展的方法必須明確。要求下屬向你報告工作是怎樣做的，還有多少工作沒有做完，讓他告訴你工作中遇到的問題和他是怎樣解決這些問題的。最后，你要用堅定的口氣向下屬指明，必須完成工作的期限和達到要求的行動方案，促使下屬繼續努力工作。第七步 檢查和評價分配工作系統當分配出去的工作完成以后，你要在適當的時候對自己的分配工作系統進行評價，以求改進。可以組織一個小組，小組中的每個成員都可以評價和批評他們在完成分配工作中的表現。最好是要求大家用書面形式把意見寫出來，然后召開一個短會對這些書面意見進行討論。 為了做好分配工作系統的評價工作，需要解決這樣一些問題：工作是否按期完成?工作的目標是否達到?下屬是否創

13、造出了完成工作的新方法?他們是否從工作中學到了一些新東西或得到了某種益處?把這些問題作為評價分配系統工作情況的基礎，邀請下屬進行評論。實踐證明，最準確的評價和最要害的批評往往來自下屬。因為他們是任務的執行者，對評價分配工作系統要比管理者更有發言權。 評價過程中的一個重要方面是要實行獎勵。怎樣獎勵一個工作做得好的助手?許多情況下，管理者“獎勵”給下屬的往往是更多更重要的工作.因為事實證明他能干，為什么不讓能干的人做更多更重要的工作呢?這種想法和做法從道理上講無可非議，但實際上卻有點濫用職權，如果一個有才能有責任心的下屬覺得他工作成功的獎賞只是更多的工作負擔，特別是當他所做的工作是其他人的兩倍而報

14、酬卻沒有相應增加時，他便很難受到促進。 尊敬和賦予新的工作責任是對下屬的獎勵，但一味地加重工作負但則不在此列。即使你從內心里認為對下屬的信賴是一種極大的獎賞和促進，也不行，比較好的辦法是，向他們透*個人的事情，如你與上司的問題。你對其他有關工作的的反對意見、批評和評論等。這類內部信息表明你對他的真正信任和尊敬，會鼓勵他更有效地工作。瓜子理論:員工激勵與管理作為企業管理顧問，我們經常聽到林林總總的有關下屬難以管理的議論，諸如下屬如何不主動，如何不聽話，如何拖沓，素質如何低下等等。但是，事實上，企業里出現效率低下，完不成任務等問題，多數情況下原因在管理者身上。身為管理者，許多人不知道如何給下屬制定

15、工作職責，如何分解、分配任務，用什么尺度考核下屬的工作績效以及用什么方法激勵、約束下屬等等。其實，要掌握這些管理技術并不難，我們通過分析下面的生活中的一些現象，給我們一些啟示，幫助我們掌握管理技術。 在我們公司附近有一家川菜館。由于該菜館價錢公道、味道地道、服務周到，于是我便成了那里的常客，幾乎每天的午餐都在那里解決。這家川菜館還有一個特點，就是在客人落座之后，給每一位客人端上一盤炒好的葵花子。吃著葵花子，品著花茶，等待上菜的時間就會變得很短。 天天嗑瓜子，對嗑瓜子就產生了興趣，后來專門對嗑瓜子研究了一番，發現了一些規律： 1、無論人們喜歡與否，很容易拿起第一顆瓜子； 2、一旦吃上第一顆，就會

16、吃起第二顆、第三顆停不下來； 3、在吃瓜子的過程中，人們可能會做一些別的事情，比如，去洗手間等等，但是，回到座位上以后，都會繼續吃瓜子，不需要他人提醒、督促； 4、大多數情況下，人們會一直吃下去，直到吃光為止； 為什么會是這樣呢？總結一下，我認為有三大原因： 1、嗑瓜子這種行為很簡單； 因為簡單，人們很容易開始這種行為；因為簡單，人們很容易掌握技巧，成為熟手；并且不斷改進嗑瓜子的方法，這個過程增強了人們的自信，在潛意識中人們期望享受這個過程。 2、每嗑開一顆瓜子人們馬上就會享受到一粒瓜子仁； 這一點至關重要。嗑開瓜子后馬上享受到香香的瓜子仁，這對嗑瓜子的人來說是一個即時回報；就是這種即時回報微

17、妙地發揮著作用激勵著人們不停地去嗑下一顆瓜子。 3、一盤瓜子一個一個嗑起來，過一會就有一堆瓜子皮能夠看到嗑瓜子的成就； 作為管理者，如果誰有辦法能夠讓他的下屬像吃瓜子一樣愉快地完成工作，那么他就成功了。 通過上述分析，我們已經發現，要做到這一點并不困難。 首先，我們要學會分解任務，把復雜任務分解為若干個簡單的、容易做的小任務。就像嗑瓜子一樣容易做，再把這些容易完成的小任務分到員工手中。員工一定會樂于接受這樣的任務； 第二、我們要及時促使下屬開始工作。例如，給他明確工作目標，提供工作條件，規定開始的時間。在下屬對任務充滿熱情的時候就讓他開始工作。 第三、對于員工每一次完成任務都要給予及時的激勵。這種激勵應該是及時的。就是說，員工完成任務以后，第一要激勵，第二要馬上激勵。 比如說，你的助理剛剛幫你潤色完一個講稿，把講稿交給你。你看后覺得很滿意，那你就馬上告訴她“真棒！又快又好。”你絕對不可以沒有任何表示，說“好，我看了。”又例如，如果你的某個下屬本月完成任務很好，你就應該按照制度當月兌現獎金，不要拖到下個月。更不能閉口不談兌現獎金的事。如果員工出色的工作表現不能得到上司的及時肯定或者獎勵，員工的工作熱情就會減弱。如果，您的助理花了半天的時間給你整理好了你要的資料，你不但沒有稱贊他，反而因為他的一些小的失誤