1、酒店采購程序、內容及職責1、為搞好酒店的采購工作,保證優質廉價的供應,確保經濟指標的完成,以及防止一些不良傾向的發生,特制定本制度。2、采購部是酒店采購工作的專業部門,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門有參與監督、支持配合權,未經同意不得擅自采購。3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。4、相關人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業道德,努力提高業務水平,適應市場經濟的發展要求;講究文明禮貌,遵紀守法;以酒店利益為主,相互監督,相互配合,共同把關。一、采購項目的申請1.部門根據營業情況需要在部門、總倉沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;總倉在庫存定額不足的情況下要根據物資

2、定額提出申購。申購前部門和總倉必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。2. 總倉儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢總倉是否有該項目的儲備或替代品。二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買1.經確認實屬必要購買項目,必須由使用部門填寫申購單,部門主管、倉管員、采購部、財務部主管領導簽字,經總經理審批后交采購統一辦理。2.酒店所需商品由采購部負責安排采購;3.采購員應按照申購項目進行采購,如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后,應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應,可直接聯系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業務洽談,經過對比、篩選

3、,并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監督工作。4.供應商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目,申購部門需要作詳細的說明或提供樣品,供應商報價時必須提供樣品或有關資料,經部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。6.采購部對內要主動與部門保持密切聯系,樹立服務意識,熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常做好市場調查研究,掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產品及質優價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。7.所有采購項目擇商、報價必須由采購部在充

4、分準備、掌握市場行情的條件下擇優確定;使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。采購部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與采購部溝通配合,對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報采購部,由其選定質優價廉服務好的供應商。8.確屬疑難采購項目,采購部應及時與使用部門進行溝通,研究對策,必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報,不得拖延誤事。9.所有采購項目依據有效申購單由采購部安排采購員統一購買,其他部門一般不得自行購買。10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。11.當遇到緊急采購時,必須經由當日值班

5、經理或總經理同意的情況下,外出或其他途徑緊急采購,采購部應以公司利益為宗旨,及時安排及準確購買到各部門所需要的物品和數量。三、采購項目的驗收1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于總倉聯系,由總倉根據申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。2.對于不符合采購申請表的采購,倉管人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續后,倉管員應開立驗收單,并將驗收單客戶聯交采購員或供應商辦理結算。3.總倉在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。4.在驗收過程中總倉或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求,經確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。5.購買、收

6、貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。6.節假日,雙休日,緊急采購回的物資由當日值班經理及當班警衛、使用部門一同驗收入庫。物資采購付款及費用報銷程序目的:規范酒店物資采購管理,嚴格控制采購成本及費用支出,使采購付款及報銷更加規范化,程序化。一、對于日常物品、食品、酒水的現金報銷,由采購人員或經辦人填寫“支出憑單”后附“驗收單”、“發票”、物品的“采購申請單”經部門主管審核,送交財務出納審核后經財務主管、總經理核準簽字后至出納處方可領取現金;二、對于應付帳款的付款賬號應為公司賬號,并加蓋公章,放財務審核、留存;若需要領取現金則需

7、要公司出示相關的委托證明,加蓋公章,委托人攜帶本人的有效證件(個人身份證或駕駛證復印存至財務部,方可領取現金;三、長期供應商付款,根據合同付款要求,經雙方確認無誤后,財務做好結算單(附有“驗收單”、“物品采購單”后填寫“應付帳款支付單”,附“發票”,經財務部審核、部門主管領導簽字、總經理審批后方可交出納辦理結算四、采購人員零星的采購可以直接支付現金。但不得超過2000元,超過2000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現金結算的須經總經理同意。五、供應商結算的2000元以下可以辦理現金結算,超過2000元的必須辦理轉賬結算。(特殊情況除外關于高檔酒水及香煙的采購規定1.高檔酒水(指進價在100元以上

8、、香煙的渠道必須經總經理、餐飲部、財務部、采購部聯合認定(簽辦單,目前暫定的渠道為麥德龍、家樂福、大潤發、華潤萬家以及政府專管部門指定的專賣店。2.供應方對出售的高檔酒水、香煙必須出具正規電腦發票,定額發票及收據一律無效。3.高檔酒水、香煙在采購后,采購經辦人親自辦理入庫手續。4.高檔酒水、香煙驗收入庫時,由采購經辦人在包裝盒條形碼處簽字,具體操作如下:(1一般高檔白酒或高價酒包裝有封條,則在外包裝盒條形碼處簽字(用力寫上姓即可。如果封條已壞,由采購經辦人作退回處理;(2無封條的酒水應在瓶子上的條形碼上簽字(用力寫上姓即可;。(3簽字的字體不宜過大,如果包裝盒或瓶子上有塑模層,用力寫出現凹印就

9、算驗收完畢;(4香煙一般為整條采購,在外包裝盒條形碼簽字即可。關于中、西廚食材進購細則1.中西廚所需的每日鮮活、蔬菜、水果、家禽、肉類等直撥食品,由使用部門填寫食材采購申請單,需注明食材注明具體的品名、規格、質量要求,經行政總廚、部門主管、采購主管審批,并于每日下午5點前報送采購部,采購單一式三聯(白聯采購部、紅聯財務部、黃聯申購部門留存;采購部根據要求,一般以傳真的方式下單通知供應商,原則上要求供應商于次日上午十點半送貨至酒店指定的驗貨區。2.驗貨時,倉管、使用部門協同驗收,檢驗其名稱、數量、規格、質量、有效期,填寫驗收單、領料單,并根據采購單具體要求,對于不符合的產品予以當場退貨,鮮活食品

10、直接撥入使用部門。3.食材價格的核定:酒店對各供應商提供的鮮活食品進行定期定價,每月安排餐飲、采購相關人員進行市場調查,編制詢價表,結合供應商報價,商定當月食材價格,制作食材審核單,經采購部門主管、餐飲部門主管、總經理核定認可后交財務對帳。日常物品的采購工作細則1.零星物品指某些部門經常使用,使用量較少,無需倉庫儲存或不便存放的,由使用部門提出申請,寫明物品名稱、規格、型號(可附樣品,數量,備注說明,填寫參考價,也可提供相關的供應商信息,送交倉管查詢總倉庫存情況以及上次購進時間及進購價格,經采購主管、財務主管、總經理簽字認可后方可辦理。2.對日常急用物品以及庫存沒有備貨又急需提供使用的飲食品、

11、物品等,可經部門主管和總經理同意后購買,但必須第二天補辦有關采購審批手續(即補單。3.對于一些部門經常使用,用量較大需倉庫儲備的物品、低值易耗品的采購,直接由倉庫提出采購申請,按實際經營需要核定的正常儲備量備貨。按照一般物品采購程序,經財務經理、總經理審批,注明需用日期,再送采購部簽收辦理。4.大件物品一般直撥到使用部門,經使用后,在保修期內廠家負責保修,質量達不到有關標準及合同要求的,按合同條款履行辦理退貨手續。5.煙類、酒類:驗收時發現破損立即退貨,一經發現劣品,一律退貨。對于物品在質保期內的維修,列明物品名稱,損壞程度,查看其是否在質保期內,廠商報價及市場詢價,在經部門主管、財務主管、總

12、經理審核后再進行辦理。采購員崗位職責說明1.根據采購申請單或倉庫補貨單采購各部門所需的物品和食品、酒水等;2.力爭使酒店所購物品是價平質優;3.負責對不符合要求的產品辦理退貨、補貨或換貨手續;4.與有關供應商保持良好關系;5.協助倉管搞好物品、食品、酒水入庫的驗收工作;6.及時向上司報告有關產品和價格的最新行情;7.做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作;8.積極參加培訓,遵循酒店紀律,保持與酒店有關部門的良好關系;9.認真做好上級領導安排的其他工作。酒店采購規范1、目的:制定采購工作規范,確保酒店采購的物資或服務符合要求。2、適用范圍:適用于本酒店提供產品的供方和本酒店服務及服務過程中所

13、需物資的全部采購活動。3、職責(1采購部負責供方評定的組織工作。由財務部負責監督。(2由采購部負責對供方的評定工作。由財務部負責監督。(3采購部負責采購工作的管理和實施,相關部門負責服務采購工作的管理和實施。(4財務部和餐飲部共同負責對食品原材料的驗證及驗收,其它采購的物資由相關使用部門和倉管員聯合驗證及驗收。評定供方的程序要點 采購的分類： （1） （2） （3） （4） 常備物資采購 鮮活食品采購 臨時性采購（包括服務采購） 專項物資采購 供應商評定： 1 評定內容 （1） 是否具備滿足本酒店所需產品和服務質量要求的能力。 （2） 是否滿足本酒店所需產品的生產能力和合同約定的交貨能力。 （

14、3）是否具備 本酒店所需產品的質量保證體系。 （4）供方的資信、資質、歷史業績等情況。 2 評定方法 （1）由采購部負責組織收集供方提供的關于生產設施、組織、人 員、 資金等方面的資信、 資質文件和就所要求的質量水平提供有關生產產品的質 量數據、實物及相關資料。 （2）由采購部對供方進行考察，即對其工作場所、 設施結構和質量保證體系進行現場實際評價，并對供方的評定做供方的評定記 錄。 質量要求：應保持與其他同類產品的質量相比，質量較優。 價 格要求：應保持與其他同類同等質量的產品相比，價格較低。 交期要求： 應保持及時供貨。 配合要求：有良好的服務態度并能配合酒店作相應改進。 由采購部對現行供應商（除集貿市場外）的送貨質量、價格及其及時性、合作態 度的不合格項進行評估。每 3 個