監理公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強監理公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司經營管理、工程監理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各項目監理部的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在監理業務活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司在經營管理、工程監理等過程中產生的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、工程檔案、人事檔案、財務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。4.定期對檔案進行鑒定、統計和銷毀工作。5.指導和監督各項目監理部的檔案管理工作。（二）項目監理部1.負責本項目監理過程中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司檔案管理要求，及時將整理好的檔案移交公司綜合管理部。3.配合公司綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等相關工作。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀要、合同協議等。2.工程檔案：包括工程項目前期文件、監理規劃、監理實施細則、監理月報、工程質量驗收資料、工程變更資料、工程竣工資料等。3.人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓考核、績效考核等相關資料。4.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。5.其他檔案：包括公司榮譽證書、資質證書、業務往來信函、客戶資料等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度+類別+順序號的方式，如“2023WS001”，其中“2023”表示年度，“WS”表示文書檔案類別，“001”表示順序號。2.工程檔案編號：采用項目名稱+年度+類別+順序號的方式，如“XX項目2023GC001”，其中“XX項目”表示工程項目名稱，“2023”表示年度，“GC”表示工程檔案類別，“001”表示順序號。3.人事檔案編號：采用員工工號+類別+順序號的方式，如“001RS001”，其中“001”表示員工工號，“RS”表示人事檔案類別，“001”表示順序號。4.財務檔案編號：采用年度+類別+順序號的方式，如“2023CW001”，其中“2023”表示年度，“CW”表示財務檔案類別，“001”表示順序號。5.其他檔案編號：根據檔案性質和內容，參照上述編號方式進行編號。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表等。2.項目監理部在監理業務活動中產生的各類文件、記錄、報告等。3.員工個人在公司工作期間形成的與工作相關的資料，如工作總結、培訓記錄、考核材料等。4.公司對外簽訂的合同、協議、意向書等。5.公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等。6.其他與公司經營管理、工程監理等有關的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門和項目監理部應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理要求進行分類、編號，并定期移交公司綜合管理部。3.對于重要文件和資料，應同時提交電子文檔，確保檔案的數字化管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照文件的來源、時間、內容等進行分類整理，編制文件目錄。2.工程檔案：按照工程項目的階段和類別進行分類整理，建立工程檔案臺賬，編制卷內目錄和備考表。3.人事檔案：按照人事檔案管理規定進行整理，建立員工人事檔案信息庫。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.其他檔案：根據檔案性質和內容，采用相應的整理方法進行整理。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案：當年形成的文件材料，應在次年上半年歸檔。2.工程檔案：工程項目竣工后，項目監理部應在三個月內將整理好的工程檔案移交公司綜合管理部。3.人事檔案：員工離職后，其人事檔案應在一個月內移交公司綜合管理部。4.財務檔案：會計年度終了后，財務部門應在次年上半年將會計檔案移交公司綜合管理部。5.其他檔案：根據檔案形成時間和性質，按照規定及時歸檔。（二）歸檔手續檔案移交部門應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數量、類別、編號等信息，雙方簽字確認后完成檔案移交手續。六、檔案保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。4.嚴格遵守檔案保管期限規定，對到期檔案進行鑒定和處理。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數據應異地存放，確保數據安全。3.嚴格控制電子檔案的訪問權限，防止電子檔案被篡改或刪除。七、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。（二）查閱手續1.查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交公司綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員根據查閱申請表，為查閱人提供相應的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內容等信息。3.查閱人應在指定的檔案查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按規定辦理相關手續。（三）借閱范圍公司員工因工作需要，確需借閱檔案資料的，可辦理借閱手續。（四）借閱手續1.借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交公司綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員根據借閱申請表，對借閱人進行資格審查，符合借閱條件的，辦理檔案借閱手續，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱時間、借閱人姓名、借閱內容、借閱期限等信息。3.借閱人應按照規定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。如發現檔案資料有損壞或丟失情況，應及時報告公司綜合管理部，并承擔相應的賠償責任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限規定為依據，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，成員包括各部門負責人和檔案管理人員。（三）鑒定方法1.定期對檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內容，分析檔案的現實利用價值和歷史保存價值。2.對已到保管期限的檔案，由檔案鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經公司分管領導批準后，由綜合管理部負責組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監銷，并在檔案銷毀清單上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清單應作為檔案資料永久保存。九、檔案統計（一）統計內容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數量、種類、載體形式等情況。3.檔案的鑒定、銷毀等情況。（二）統計方法1.建立檔案統計臺賬，定期對檔案管理工作進行統計。2.統計數據應準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。（三）統計報表1.綜合管理部應定期向上級主管部門報送檔案統計報表。2.檔案統計報表應按照規定的格式和內容填寫，經部門負責人審核后上報。十、檔案信息化建設（一）建設目標逐步實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）建設內容1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等業務流程的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和利用。3.加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措