個人數據保護管理制度一、總則（一）目的為了保護公司員工及相關人員的個人數據安全，確保個人數據的合法收集、使用、存儲、傳輸和刪除，防止個人數據泄露、濫用或非法獲取，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴、供應商以及與公司有業務往來的第三方，涉及到的個人數據包括但不限于員工個人信息、客戶信息、合作伙伴信息等。（三）基本原則1.合法性原則：個人數據的處理活動必須符合法律法規的要求，確保處理行為的合法性。2.正當性原則：個人數據的收集、使用和處理應具有正當目的，不得違反公序良俗或損害個人權益。3.必要性原則：個人數據的收集和處理應限于實現目的所必需的最小范圍，不得過度收集和處理個人數據。4.保密性原則：對涉及的個人數據應采取必要的保密措施，防止數據泄露。5.完整性原則：確保個人數據的準確性和完整性，及時更新和糾正不準確或不完整的數據。6.主體參與原則：保障個人對其個人數據處理活動的知情權、選擇權、訪問權、更正權、刪除權等合法權益。二、個人數據的收集與獲取（一）收集渠道1.入職信息收集：員工在入職時，需填寫個人基本信息表，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式、學歷、工作經歷等。2.業務合作信息收集：與合作伙伴、供應商開展業務合作時，根據合作需求，可能會收集對方的聯系人信息、公司信息、業務往來信息等。3.客戶信息收集：在與客戶進行業務往來過程中，收集客戶的姓名、聯系方式、購買記錄、偏好等信息。（二）收集要求1.明確告知：在收集個人數據前，應明確告知數據主體收集的目的、范圍、方式以及數據主體的權利和義務，確保數據主體的知情權。2.合法授權：對于敏感個人數據的收集，需獲得數據主體的明確授權，授權方式應符合法律法規要求。3.必要性審查：對收集的個人數據進行必要性審查，確保收集的數據與業務目的直接相關，避免過度收集。（三）獲取途徑1.內部系統：通過公司內部的人力資源管理系統、客戶關系管理系統等獲取員工、客戶等相關個人數據。2.外部合作：與合作伙伴、供應商共享數據時，按照雙方約定的方式和渠道獲取對方提供的個人數據。3.公開渠道：在法律法規允許的范圍內，通過公開渠道獲取的個人數據，應確保數據來源合法合規。三、個人數據的使用與處理（一）使用目的1.人力資源管理：用于員工招聘、培訓、績效考核、薪酬福利管理、職業發展規劃等。2.業務運營：支持公司的業務活動，如客戶服務、市場營銷、供應鏈管理等。3.合規要求：滿足法律法規、監管機構以及行業標準的要求。（二）處理方式1.存儲：將個人數據存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并采取必要的安全防護措施，確保數據存儲的安全性和保密性。2.傳輸：在個人數據傳輸過程中，采用加密技術等手段，防止數據在傳輸過程中被竊取或篡改。3.共享：在必要的情況下，可與合作伙伴、供應商等第三方共享個人數據，但需簽訂數據共享協議，明確雙方的權利和義務，確保數據共享的合法性和安全性。4.刪除：對于不再需要或已過保存期限的個人數據，應按照規定進行刪除處理，確保數據的徹底清除。（三）使用限制1.未經授權不得使用：未經數據主體明確授權，不得將個人數據用于其他目的。2.不得泄露給第三方：除法律法規另有規定或經數據主體同意外，不得將個人數據泄露給任何第三方。3.確保數據安全：在使用個人數據過程中，應采取必要的安全措施，防止數據泄露、丟失或被篡改。四、個人數據的存儲與安全（一）存儲設施1.服務器：配備專業的服務器設備，用于存儲個人數據，并定期進行維護和檢查，確保服務器的正常運行。2.存儲介質：使用安全可靠的存儲介質，如硬盤、磁帶等，并定期進行備份，防止數據丟失。3.數據中心：建立數據中心，對個人數據進行集中管理和存儲，數據中心應具備完善的安全防護設施，如防火墻、入侵檢測系統等。（二）安全措施1.訪問控制：設置不同的用戶權限，對個人數據的訪問進行嚴格控制，只有經過授權的人員才能訪問相應的數據。2.數據加密：對存儲和傳輸的個人數據進行加密處理，確保數據在存儲和傳輸過程中的保密性和完整性。3.安全審計：定期對個人數據的處理活動進行安全審計，及時發現和處理安全隱患。4.應急響應：制定個人數據安全應急預案，在發生數據安全事件時，能夠及時采取措施進行處理，降低損失。（三）存儲期限1.法律法規規定：根據法律法規的要求，確定個人數據的存儲期限，如員工個人信息的存儲期限應符合勞動法律法規的規定。2.業務需求：結合公司的業務需求，確定個人數據的存儲期限，對于不再需要的個人數據，應及時進行刪除處理。3.存儲期限屆滿處理：在個人數據存儲期限屆滿后，按照規定進行刪除或匿名化處理，確保數據的合規處置。五、個人數據主體的權利保障（一）知情權1.告知內容：向數據主體告知個人數據的收集、使用、存儲、傳輸和刪除等情況，包括處理目的、范圍、方式、存儲期限等。2.告知方式：通過公司網站、隱私政策聲明、書面通知等方式向數據主體進行告知。（二）選擇權1.同意與否：對于非必要的個人數據處理活動，應給予數據主體選擇同意或不同意的權利。2.撤回同意：數據主體有權隨時撤回其對個人數據處理活動的同意，公司應及時停止相關處理活動。（三）訪問權1.訪問申請：數據主體有權向公司提出訪問其個人數據的申請，公司應在規定時間內予以響應。2.訪問內容：數據主體有權訪問其個人數據的具體內容，包括數據的收集時間、使用情況、存儲位置等。（四）更正權1.更正申請：數據主體發現其個人數據存在不準確或不完整的情況時，有權向公司提出更正申請。2.更正處理：公司應及時對數據進行核實，并在規定時間內完成更正處理。（五）刪除權1.刪除申請：在符合法律法規規定的情況下，數據主體有權向公司提出刪除其個人數據的申請。2.刪除處理：公司應在收到申請后，及時對相關個人數據進行刪除處理，并確保數據的徹底清除。六、監督與檢查（一）內部監督1.設立監督機構：成立個人數據保護管理委員會或指定專人負責個人數據保護的監督工作。2.定期檢查：定期對公司各部門個人數據保護制度的執行情況進行檢查，發現問題及時督促整改。3.違規處理：對于違反個人數據保護制度的行為，按照公司相關規定進行嚴肅處理。（二）外部審計1.聘請專業機構：定期聘請專業的審計機構對公司個人數據保護情況進行審計。2.審計內容：審計內容包括個人數據保護制度的建立和執行情況、數據安全措施的有效性、數據主體權利的保障情況等。3.審計報告：根據審計結果，出具審計報告，針對發現的問題提出改進建議，并跟蹤整改落實情況。七、培訓與教育（一）培訓計劃1.制定培訓方案：根據公司實際情況，制定個人數據保護培訓計劃，明確培訓目標、內容、方式和時間安排。2.培訓對象：培訓對象包括公司全體員工、合作伙伴、供應商等與個人數據處理相關的人員。（二）培訓內容1.法律法規：講解個人數據保護相關的法律法規，如《中華人民共和國網絡安全法》、《中華人民共和國數據安全法》、《中華人民共和國個人信息保護法》等。2.公司制度：介紹公司個人數據保護管理制度的具體內容和要求。3.安全意識：提高員工對個人數據安全的意識，培養良好的數據處理習慣。（三）培訓方式1.內部培訓：組織內部培訓課程，邀請專家或內部人員進行授課。2.在線學習：提供在線學習平臺，讓員工自主學習個人數據保護相關知識。3.案例分析：通過實際案例分析，加深員工對個人數據保護的理解和認識。八、違規處理與責任追究（一）違規行為界定1.數據泄露：因故意或過失導致個人數據泄露給第三方。2.濫用數據：未經授權使用個人數據或超出授權范圍使用個人數據。3.違反安全規定：未按照公司個人數據保護安全措施要求進行操作，導致數據安全事故。4.拒絕履行義務：拒絕或阻礙數據主體行使其合法權利，如拒絕提供訪問、更正、刪除等服務。（二）處理措施1.警告：對于初次違規且情節較輕的行為，給予警告處分，并責令限期整改。2.罰款：對違規行為造成一定損失或影響的，根據情節輕重給予相應的罰款處罰。3.解除合同：對于嚴重違規行為，如導致重大數據安全事故或給公司造成重大損失的，解除與相關人員的勞動合同或合作協議。4.法律責任：對于違反法律法規的行為，依法追究其法律責任。（三）責任追究1.直接責任：對直接實施違規行為的人員，追究其直接責任。