企業采購商品管理制度總則1.目的本制度旨在規范企業采購商品的流程，確保采購活動的合規、高效、透明，保障企業利益，滿足企業生產經營需求。2.適用范圍本制度適用于企業內所有采購商品的活動，包括但不限于原材料、零部件、辦公用品、設備及服務等的采購。3.原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及企業內部規定。經濟性原則：在滿足質量要求的前提下，追求采購成本的最小化。時效性原則：確保采購商品及時供應，不影響企業正常生產經營。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的商品。透明性原則：采購過程應公開、公正、透明，接受相關部門和人員的監督。采購部門及職責1.采購部門設置企業設立專門的采購部門，負責統籌各類商品的采購工作。采購部門可根據業務需要進一步細分采購小組，如原材料采購組、辦公用品采購組等。2.采購部門職責制定并執行采購計劃，根據企業生產經營需求，合理安排采購時間和數量。尋找、篩選、評估及管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理，維護企業利益。跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題，如交貨延遲、質量不符等。收集市場信息，分析采購成本變動趨勢，為企業采購決策提供數據支持。配合其他部門做好與采購相關的工作，如提供采購商品的技術規格要求等。采購流程1.需求提出各部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫采購申請單，詳細注明采購商品的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息。采購申請單需經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。對于金額較大或特殊的采購申請，還需經相關領導審批。2.采購審批采購部門收到采購申請單后，對其進行初步審核，檢查申請信息的完整性和準確性。根據企業采購審批權限規定，對于不同金額的采購申請，提交相應層級的領導審批。審批通過后，采購申請單進入采購執行環節；審批不通過的，采購部門需及時與申請部門溝通，說明原因。3.供應商選擇與評估采購部門根據采購商品的類別和特點，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商主動聯系等。對潛在供應商進行篩選，收集其相關資料，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況、價格水平、售后服務等。組織對篩選后的供應商進行實地考察或樣品評估（如有必要），評估其生產能力、質量控制水平、管理水平等是否符合企業要求。根據評估結果，建立供應商名錄，并定期對供應商進行動態評估和更新。優先選擇與企業合作良好、信譽度高、產品質量可靠、價格合理的供應商。4.采購談判與合同簽訂采購部門選定供應商后，與供應商就采購商品的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取最有利的采購條件。同時，要及時向相關領導匯報談判進展情況，聽取意見和建議。談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同內容應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、合理、嚴密。采購合同經采購部門負責人審核后，提交至企業法務部門進行法律審核。通過法律審核的合同，由企業法定代表人或其授權代表簽字蓋章，并加蓋企業公章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門存檔。5.采購訂單下達采購部門根據簽訂的采購合同，制作采購訂單，明確采購商品的具體信息、交貨時間、交貨地點、驗收標準等內容。采購訂單經采購部門負責人審核后，發送給供應商，并要求供應商簽字確認。同時，采購部門應留存采購訂單副本，作為跟蹤采購進度的依據。6.采購訂單跟蹤與催貨采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。對于重要的采購訂單，可建立專門的跟蹤臺賬，記錄訂單執行的各個環節。在交貨期臨近時，采購部門應提前與供應商溝通，確認貨物是否已準備好，并提醒供應商按時發貨。如發現供應商可能出現交貨延遲的情況，采購部門應及時與供應商協商解決方案，并向相關領導匯報。對于已發貨的采購訂單，采購部門應及時掌握物流信息，確保貨物按時、安全送達企業指定地點。如出現物流運輸過程中的問題，采購部門應與物流供應商溝通協調，盡快解決問題。7.驗收與入庫采購商品到貨前，采購部門應提前通知相關驗收部門做好驗收準備工作。驗收部門可包括質量控制部門、使用部門等。驗收人員根據采購合同和相關標準，對采購商品的數量、質量、規格、型號等進行驗收。對于需要進行檢驗檢測的商品，應按照規定的程序進行檢驗檢測。驗收合格的商品，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續。倉庫管理人員根據驗收報告和采購訂單，對商品進行清點、入庫，并填寫入庫單。入庫單應注明商品的名稱、規格、型號、數量、入庫時間等信息。驗收不合格的商品，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協商解決。如屬于供應商的責任，供應商應負責退換貨、補貨或賠償損失等；如無法協商解決，可按照合同約定的爭議解決方式處理。8.付款管理采購部門根據采購合同約定的付款方式和期限，填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證。付款申請單經采購部門負責人審核后，提交至財務部門進行審核。財務部門審核無誤后，按照企業資金審批流程提交相關領導審批。領導審批通過后，財務部門辦理付款手續。付款方式可包括支票、匯票、電匯、網上銀行支付等。財務部門應及時記錄付款信息，并與供應商進行核對。對于有預付款項的采購業務，采購部門應在付款前對供應商的信譽和履約能力進行再次評估，確保預付款項的安全。同時，要加強對預付款項的跟蹤和管理，及時掌握采購合同的執行情況。采購預算管理1.采購預算編制采購部門應根據企業年度生產經營計劃和目標，結合市場價格變動趨勢，編制年度采購預算草案。采購預算應涵蓋企業各類采購商品的預計金額、采購時間安排等內容。采購預算草案編制完成后，提交至財務部門進行審核。財務部門根據企業財務狀況、資金安排等因素，對采購預算草案進行合理性審核，并提出調整建議。采購部門根據財務部門的審核意見和建議，對采購預算草案進行修改完善。修改后的采購預算草案經采購部門負責人審核簽字后，提交至企業預算管理委員會審批。企業預算管理委員會審批通過的采購預算，作為企業年度采購工作的指導依據，下達給采購部門執行。2.采購預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得隨意突破預算。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照預算調整程序進行申請和審批。采購部門應定期對采購預算的執行情況進行分析和評估，對比實際采購金額與預算金額的差異，找出差異原因，并采取相應的措施進行控制。如發現采購預算執行偏差較大，應及時向相關領導匯報，并提出改進措施和建議。財務部門應加強對采購預算執行情況的監督和檢查，定期對采購支出進行統計和分析，確保采購資金的合理使用。采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購業務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。通過收集市場信息、分析供應商情況、審查采購合同條款等方式，及時發現潛在的風險隱患。2.風險評估對識別出的風險因素進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣分析等。根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級，為制定風險應對措施提供依據。3.風險應對措施針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取重點監控、風險規避或轉移等措施；對于中風險，應采取適當的風險控制措施，如加強供應商管理、優化采購合同條款等；對于低風險，可采取風險接受或定期監控等措施。建立風險預警機制，設定風險預警指標和閾值。當風險指標接近或超過閾值時，及時發出預警信號，采購部門應及時采取措施進行處理。監督與審計1.內部監督企業內部審計部門應定期對采購業務進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門可通過查閱相關文件資料、實地走訪供應商、與采購人員及相關部門人員談話等方式進行審計工作。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購部門應積極配合內部審計部門的工作，如實提供相關資料和信息，對審計提出的問題要認真整改，不斷完善采購管理工作。2.外部監督企業應接受政府相關部門、行業協會等的外部監督檢查，遵守法律法規和行業規范。對于外部監督檢查提出的意見和建議，應認真對待，及時整改落實。積極參與行業自律活動，加強與同行業企業的交流與合作，共同規范采購市場秩序。信息管理1.采購信息收集采購部門應建立采購信息收集渠道，定期收集市場價格信息、供應商信息、行業動態等與采購業務相關的信息。收集的信息可包括市場調研報告、供應商報價單、行業新聞資訊等。同時，要加強對信息的整理和分析，為采購決策提供參考依據。2.采購信息共享采購部門應及時將采購信息與相關部門共享，如財務部門、質量控制部門、使用部門