中小企業檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，涵蓋公司在經營管理、生產活動、技術研發、人力資源等方面形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司檔案實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案工作的統籌規劃、組織協調和監督指導，確保檔案管理工作的規范性和一致性。2.真實完整原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案內容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司的決策、生產經營和管理提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案的安全防護，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立綜合管理部門作為檔案管理部門，負責公司檔案工作的具體實施。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，方便檔案的查閱和利用。對檔案的保管情況進行定期檢查，確保檔案的安全和完整。負責檔案的數字化處理工作，建立電子檔案數據庫。按照規定辦理檔案的借閱、歸還手續，做好檔案利用登記工作。2.部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案的清查、核對等工作。配合檔案管理部門做好本部門檔案的查閱和利用服務工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監事會會議文件，公司規章制度，行政公文，證照印章管理文件等。2.人力資源類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事任免等方面的文件。3.財務審計類：包含財務預算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務文件等。4.市場營銷類：涉及市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等文件。5.生產管理類：包括生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等方面的文件。6.技術研發類：如研發項目立項、研究報告、技術方案、專利申請等文件。7.物資采購類：涵蓋采購計劃、采購合同、供應商管理、物資驗收等文件。8.合同協議類：包括各類業務合同、合作協議、租賃合同等。9.項目管理類：針對公司各類項目的立項、實施、驗收等過程中形成的文件。10.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件。（二）編號規則檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式。例如，2023年行政管理類的第5份文件編號為：2023XZ005。其中，類別代碼根據上述檔案分類確定，如XZ代表行政管理類。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等。3.公司員工個人在工作中形成的重要業務文件、技術資料等。4.公司獲得的榮譽證書、獎項、資質證明等。5.其他與公司經營管理活動相關的有保存價值的文件。（二）收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案內容的真實性和原始性。3.對于重要文件和緊急文件，應優先收集并及時移交檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。3.紙質檔案應使用A4紙張進行整理，破損或褪色的文件應進行修復或復制。4.電子檔案應按照統一的格式和命名規則進行整理，并與紙質檔案建立對應關系。五、檔案的保管與保護（一）保管場所公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應按照類別和編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的數量、內容與目錄一致。3.對破損、褪色、霉變等有問題的檔案應及時進行修復或復制。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。（三）安全保護措施1.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，并定期進行檢查和維護。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。3.加強檔案信息的安全管理，對電子檔案應進行備份，并采取加密等安全措施，防止信息泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，需經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經公司綜合管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.申請表經審批后，檔案管理人員根據查閱需求提供相應檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用限制1.檔案利用應嚴格遵守國家法律法規和公司保密制度，不得擅自泄露檔案內容。2.未經公司書面同意，查閱人員不得將檔案用于商業目的或向第三方提供。3.涉及公司核心機密的檔案，不得隨意查閱和利用，確因工作需要的，應按照公司保密規定辦理審批手續。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業務部門負責人等。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括對公司歷史研究、生產經營、管理決策等方面的作用。3.檔案的時效性，是否已失去現行效用。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，并確保銷毀徹底。4.檔案銷毀過程中，應指定專人監銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的定義與范圍電子檔案是指公司在各項工作活動中形成的，以數字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳輸的文件材料。包括但不限于電子公文、電子合同、電子報表、電子圖紙、電子照片等。（二）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應與紙質檔案同步進行，確保電子文件的完整性和準確性。2.對收集到的電子檔案進行分類、編號、著錄等整理工作，建立電子檔案數據庫。3.電子檔案的命名應規范統一，便于識別和管理。（三）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行數據備份。2.備份數據應異地存放，以防止數據丟失。3.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保數據的安全性和可用性。（四）電子檔案的利用與安全管理1.電子檔案的查閱和利用應通過公司內部網絡進行，并嚴格遵守公司的保密制度。2.加強電子檔案信息的安全防