鄉鎮文件收發管理制度一、總則（一）目的為加強鄉鎮文件收發管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，根據上級有關規定，結合本鄉鎮實際，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉鎮機關各部門、各站所及所屬村（社區）的文件收發管理工作。（三）基本原則1.及時高效原則。文件收發要做到及時登記、傳遞、辦理，不得積壓延誤。2.準確無誤原則。確保文件內容準確傳達，避免出現錯傳、漏傳等情況。3.安全保密原則。嚴格遵守文件保密規定，防止文件丟失、泄密。二、文件收發機構及職責（一）文件收發室鄉鎮設立文件收發室，負責文件的統一收發、登記、保管、傳遞等工作。文件收發室配備專職工作人員，負責日常文件管理事務。（二）職責分工1.收發員職責負責接收上級機關、其他單位發送的各類文件、信件、資料等，并進行詳細登記。對收到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性、準確性，發現問題及時與發文單位聯系。按照規定的程序和要求，及時將文件傳遞給相關領導或部門，并做好交接記錄。負責文件的整理、歸檔工作，定期對文件進行分類存放，便于查找和使用。嚴格遵守文件保密制度，妥善保管文件，防止文件丟失、泄密。2.領導職責鄉鎮主要領導負責對重要文件的批示、處理，對文件收發管理工作進行指導和監督。分管領導負責對分管業務范圍內文件的審核、批示，協調文件的辦理工作。三、文件接收管理（一）接收渠道1.上級機關下發的文件，通過機要交換、專人送達、郵政特快專遞等方式傳遞至鄉鎮文件收發室。2.其他單位發送的與本鄉鎮工作相關的文件、信件、資料等，通過郵寄、專人送達等方式送至文件收發室。（二）接收登記1.收發員收到文件后，應立即進行登記。登記內容包括文件名稱、文號、發文單位、發文日期、密級、份數、收到日期等。2.登記應使用統一的文件登記簿，確保登記信息準確、完整。登記完畢后，在文件首頁加蓋“收文章”，注明收文日期。（三）文件審核1.收發員對收到的文件進行初步審核，主要檢查文件的格式是否規范、內容是否完整、簽字蓋章是否齊全等。2.對于不符合要求的文件，收發員應及時與發文單位聯系，要求其補充或更正相關信息。（四）文件分發1.根據文件內容和領導批示，收發員及時將文件分發給相關領導和部門。分發文件時，應填寫文件傳閱單，注明文件名稱、文號、傳閱范圍、傳閱時間等信息。2.對于緊急文件，應優先處理，確保在規定時間內傳遞至相關人員手中。四、文件傳閱管理（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括鄉鎮領導班子成員、相關部門負責人等。（二）傳閱程序1.收發員將文件送至傳閱范圍的第一位人員，并在文件傳閱單上注明傳閱開始時間。2.傳閱人員接到文件后，應在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱時間。傳閱人員應在規定時間內將文件傳遞給下一位傳閱人員，不得積壓。3.對于重要文件，傳閱人員應認真閱讀，如有批示意見，應及時填寫在文件傳閱單上。（三）傳閱跟蹤1.收發員負責對文件傳閱情況進行跟蹤，及時掌握文件的傳閱進度。對于超過規定傳閱時間仍未歸還的文件，收發員應及時催問。2.傳閱完畢后，收發員應及時收回文件，檢查文件是否完整，傳閱人員的批示意見是否落實。五、文件辦理管理（一）文件承辦1.承辦部門收到文件后，應按照文件要求和領導批示，及時辦理相關事項。承辦部門負責人應指定專人負責文件的具體辦理工作，并明確辦理時限。2.承辦人員應認真閱讀文件，領會文件精神，按照規定的程序和要求辦理文件。辦理過程中，如遇問題或需要協調其他部門，應及時與相關部門溝通聯系。（二）文件催辦1.對于需要辦理的文件，收發員應定期進行催辦。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.承辦部門應及時向收發員反饋文件辦理情況，對于未能按時辦理的文件，應說明原因和預計辦理時間。（三）文件辦結1.承辦部門完成文件辦理后，應將辦理結果及時反饋給發文單位或相關領導。辦理結果應以書面形式報送，并附相關材料。2.收發員收到承辦部門報送的文件辦理結果后，應進行審核。審核無誤后，將文件辦理結果歸檔保存。六、文件歸檔管理（一）歸檔范圍1.上級機關下發的各類文件、資料。2.本鄉鎮制發的文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等。3.其他單位發送的與本鄉鎮工作相關的重要文件、資料。（二）歸檔時間1.當年形成的文件，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于緊急文件或需要及時查閱的文件，可先進行臨時保管，待辦理完畢后再進行歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.歸檔文件應按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保存，確保檔案信息的安全和完整。七、文件保密管理（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關保密法律法規和鄉鎮保密制度，確保文件信息安全。2.對涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等重要文件，應嚴格按照保密規定進行管理，限定知悉范圍。3.未經批準，不得擅自復制、摘抄、銷毀文件。（二）保密措施1.文件收發室應配備必要的保密設備，如保險柜、碎紙機等，確保文件存放安全。2.對涉密文件的傳遞、傳閱、辦理等環節，應采取專人專送、專柜存放等保密措施，防止文件泄露。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密責任書。八、文件查閱管理（一）查閱范圍本鄉鎮機關工作人員因工作需要，可查閱本鄉鎮歸檔保存的文件。（二）查閱程序1.查閱人員需填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至文件收發室。2.文件收發員根據查閱申請表，在文件登記簿上登記查閱人員信息和查閱時間，并將文件提供給查閱人員。3.查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱室。查閱完畢后，應及時歸還文件，并在文件查閱申請表上簽字確認。（三）查閱限制1.涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等重要文件，未經批準不得查閱。2.查閱文件時，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。如需摘錄、復制文件內容，應經文件收發室同意，并按照保密規定進行處理。九、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經鑒定確認需要銷毀的涉密文件。（二）銷毀程序1.由文件收發室定期對需要銷毀的文件進行清理、造冊，填寫文件銷毀清單，注明文件名稱、文號、數量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀清單經鄉鎮分管領導審核批準后，方可進行銷毀。3.文件銷毀應采用焚