試驗耗材訂購管理制度一、總則1.目的為規范公司試驗耗材的訂購管理，確保試驗工作的順利進行，保障公司生產運營的正常開展，合理控制成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及試驗耗材訂購的部門和人員。3.基本原則按需訂購原則：根據實際試驗需求，準確預估耗材用量，避免盲目訂購造成浪費。質量優先原則：優先選擇質量可靠、符合試驗要求的耗材供應商和產品。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低訂購成本。規范流程原則：嚴格遵循規定的訂購流程，確保訂購環節的透明、公正、高效。二、職責分工1.使用部門負責根據試驗計劃和實際需求，準確填寫試驗耗材申購單，詳細注明耗材名稱、規格、型號、數量、用途等信息。對申購耗材的必要性和合理性進行評估，并對使用過程中的耗材消耗情況進行記錄和分析。配合采購部門進行供應商的選擇、評估及驗收工作，及時反饋耗材使用過程中出現的質量問題或其他異常情況。2.采購部門依據使用部門提交的申購單，負責試驗耗材的采購工作。尋找、篩選、評估合格的供應商，建立供應商檔案，并定期對供應商進行考核。與選定的供應商洽談采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求，包括價格、交貨期、質量標準、售后服務等。跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保耗材按時、按質、按量供應。3.倉庫管理部門負責試驗耗材的入庫驗收工作，核對到貨耗材的名稱、規格、型號、數量等與采購訂單和申購單是否一致，檢查質量是否合格。對驗收合格的耗材進行妥善存儲，按照規定的分類和存放方式進行保管，確保耗材的安全和完好。根據使用部門的領料申請，及時發放試驗耗材，并做好發放記錄。定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符，及時發現和處理庫存積壓、短缺等問題。4.財務部門負責審核試驗耗材訂購相關的費用支出，確保費用的合理性和合規性。按照公司財務制度，及時辦理采購款項的支付手續。對試驗耗材的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。三、訂購流程1.申購使用部門應在每月[具體日期]前，根據次月試驗計劃，填寫試驗耗材申購單，并提交給部門負責人審核。部門負責人對申購單進行審核，確認申購耗材的必要性和合理性，簽字批準后提交給采購部門。對于緊急需求的試驗耗材，使用部門可填寫臨時申購單，經部門負責人和分管領導簽字后，直接提交給采購部門。2.采購采購部門收到申購單后，首先對申購信息進行核對和整理。根據申購耗材的類別、規格、型號等，在已建立的合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價。采購人員向至少三家供應商發送詢價函，明確耗材的詳細要求、數量、交貨期等，要求供應商在規定時間內報價。對供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮價格、質量、信譽、售后服務等因素，選擇最優供應商。采購人員與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括耗材規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。將采購合同副本分發給使用部門、倉庫管理部門和財務部門備案。3.驗收倉庫管理部門在收到供應商發來的試驗耗材后，應及時組織驗收。驗收人員對照采購合同和申購單，對到貨耗材的名稱、規格、型號、數量進行逐一核對。按照相關質量標準和檢驗方法，對耗材的質量進行檢驗，可采用抽檢或全檢的方式。對于驗收合格的耗材，倉庫管理部門在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續，填寫入庫單，注明耗材的詳細信息和存放位置。對于驗收不合格的耗材，倉庫管理部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決，如退貨、換貨或補貨等。4.入庫倉庫管理部門根據驗收結果，將合格的試驗耗材按照規定的分類和存放方式進行入庫存儲。對不同規格、型號、用途的耗材進行分區存放，并做好標識，便于查找和管理。建立庫存臺賬，詳細記錄耗材的入庫時間、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，確保賬實相符。5.發放使用部門根據實際試驗需求，填寫領料單，注明耗材名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門對領料單進行審核，確認無誤后，按照領料單發放試驗耗材，并在庫存臺賬上記錄發放情況。發放的耗材應確保質量合格，如有質量問題應及時更換。使用部門在領取耗材后，應及時簽字確認，對耗材的使用情況負責。6.付款財務部門根據采購合同和入庫單、發票等相關憑證，審核采購款項的支付申請。確認無誤后，按照公司財務制度和付款流程，辦理采購款項的支付手續。對采購過程中的預付款、到貨付款、質保金等不同付款方式進行嚴格管理，確保資金支付的安全和準確。四、供應商管理1.供應商選擇采購部門應通過多種渠道尋找潛在的試驗耗材供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其公司資質、產品質量、價格水平、售后服務等方面的信息。組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察或樣品評估，了解其生產能力、管理水平、質量控制體系等情況。根據考察和評估結果，建立合格供應商名單，名單應包括供應商名稱、地址、聯系方式、主營產品、質量認證等信息。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。通過與使用部門、倉庫管理部門等相關部門溝通，收集供應商在供貨過程中的表現數據，如質量合格率、交貨準時率、投訴處理情況等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。3.供應商考核采購部門根據供應商評估結果，對供應商進行考核。對于優秀供應商，給予一定的獎勵措施，如優先合作、增加采購量、延長付款期等。對于合格供應商，要求其保持現有水平，不斷改進服務質量。對于待改進供應商，發出書面整改通知，要求其在規定時間內改進存在的問題。對于不合格供應商，暫停或終止合作關系，并及時尋找新的供應商替代。4.供應商淘汰若供應商出現以下情況之一，采購部門應及時將其從合格供應商名單中淘汰：產品質量連續出現嚴重問題，影響公司試驗工作正常進行。交貨期經常延誤，嚴重影響公司生產運營計劃。售后服務不到位，對公司提出的問題和投訴處理不及時或不解決。違反采購合同條款，如擅自提高價格、降低質量標準等。采購部門應及時通知相關部門停止與淘汰供應商的合作，并做好后續的銜接工作，如更換供應商、處理庫存等。五、庫存管理1.庫存盤點倉庫管理部門應定期對試驗耗材進行庫存盤點，盤點周期為每季度一次。盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括核對庫存臺賬、整理貨物、準備盤點工具等。盤點時，采用實地盤點的方式，對庫存耗材的數量、規格、型號等進行逐一清點，并與庫存臺賬進行核對。對于盤點中發現的賬實不符情況，應及時查明原因，如出入庫記錄錯誤、損耗、丟失等，并填寫盤點差異表。根據盤點結果，編制庫存盤點報告，報告應包括盤點時間、范圍、結果、差異原因分析及處理建議等內容。2.庫存預警倉庫管理部門應根據試驗耗材的歷史使用數據和采購周期，設定合理的庫存預警指標。當庫存數量低于預警下限或高于預警上限時，系統自動發出預警信息。對于庫存低于預警下限的耗材，倉庫管理部門應及時通知采購部門進行補貨，確保試驗工作不受影響。對于庫存高于預警上限的耗材，采購部門應暫停采購，分析原因，如是否存在申購不合理、采購過量等情況，并采取相應的措施進行調整。3.庫存積壓處理定期對庫存耗材進行清查，識別出積壓的耗材。分析庫存積壓的原因，如試驗計劃變更、采購過量、產品淘汰等。對于因試驗計劃變更導致的積壓耗材，可與使用部門溝通，看是否能在其他試驗中繼續使用。對于因采購過量造成的積壓耗材，可與供應商協商退貨、換貨或降價處理。對于因產品淘汰產生的積壓耗材，按照公司相關規定進行報廢處理，并做好記錄。六、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對試驗耗材訂購管理情況進行審計。審計內容包括訂購流程的執行情況、供應商管理、庫存管理、費用支出等方面。通過查閱相關文件、記錄、憑證等，檢查是否存在違規操作、管理漏洞等問題。對審計中發現的問題，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查采購部門、倉庫管理部門等相關部門應定期對試驗耗材訂購管理工作進行自查。自查內容包括申購單填寫的準確性、采購合同的執行情況、驗收流程的規范、庫存管理的賬實相符等。對自查中發現的問題，及時進行整改，并形成自查報告。3.違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處