經開區物品采購管理制度一、總則（一）目的為規范經開區物品采購工作，加強采購管理，提高采購效率，確保采購物品的質量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于經開區內所有部門、項目及相關活動所涉及的物品采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平公正原則：遵循公平競爭機制，確保所有符合條件的供應商都有機會參與采購，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購物品質量的前提下，盡可能降低采購成本，提高采購資金使用效益。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保采購物品滿足工作需求。二、采購組織與職責（一）采購管理部門設立專門的采購管理部門，負責采購工作的整體規劃、組織、協調和監督。其主要職責包括：1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.建立和維護供應商管理體系，審核供應商資質，評估供應商績效。3.編制采購預算和采購計劃，根據實際需求組織采購活動。4.組織采購項目的招標、談判、詢價等采購方式的實施。5.負責采購合同的簽訂、執行和管理，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中的問題。6.定期統計、分析采購數據，為公司決策提供參考依據。（二）需求部門1.根據工作實際需要，提出物品采購申請，明確采購物品的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。2.協助采購管理部門進行供應商選擇、采購談判等工作，提供必要的技術支持和商務建議。3.參與采購物品的驗收工作，確保采購物品符合需求部門的要求。（三）財務部門1.負責審核采購預算和采購計劃，確保采購資金的合理性和合規性。2.參與采購合同的審核，監督采購資金的支付情況，確保資金安全。3.定期對采購成本進行分析和核算，為公司成本控制提供財務數據支持。三、采購預算與計劃（一）采購預算編制1.各部門應根據年度工作計劃和實際工作需求，結合歷史采購數據，于每年[具體時間]前編制下一年度的采購預算草案，報采購管理部門匯總。2.采購管理部門對各部門的采購預算草案進行審核和調整，綜合考慮公司整體戰略目標、資金狀況等因素，編制公司年度采購預算方案，報公司領導審批。3.經批準的采購預算應嚴格執行，如因特殊情況需要調整預算，需按照預算編制和審批程序進行。（二）采購計劃制定1.采購管理部門根據年度采購預算和各部門的實際需求，按月或按季度制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算金額、預計采購時間等內容。2.采購計劃應提前與需求部門溝通確認，確保計劃的準確性和可行性。需求部門如有臨時性采購需求，應提前向采購管理部門提出申請，采購管理部門根據實際情況調整采購計劃。四、采購方式（一）招標采購1.對于金額較大、技術復雜、涉及公共利益或潛在供應商較多的采購項目，應采用招標采購方式。2.采購管理部門應按照國家有關法律法規和公司內部規定，編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。3.通過公開招標、邀請招標等方式發布招標信息，吸引合格供應商參與投標。對投標文件進行評審，按照評標標準確定中標供應商，并向中標供應商發出中標通知書。（二）競爭性談判采購1.符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判采購方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。2.采購管理部門確定談判小組成員，制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案等事項。3.與不少于三家符合相應資格條件的供應商進行談判，在談判過程中，談判小組可以要求供應商對談判文件作出澄清、承諾或者最后報價等。談判結束后，按照談判文件規定的評定成交標準確定成交供應商，并簽訂采購合同。（三）詢價采購1.采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.采購管理部門向不少于三家的供應商發出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。3.對供應商的報價進行比較，選擇符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的供應商為成交供應商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購管理部門應組織相關人員對單一來源采購的必要性進行論證，并經公司領導批準。3.與單一供應商進行協商，確定采購價格、交貨時間、質量標準等條款，并簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商準入1.采購管理部門建立供應商準入標準和評價體系，明確供應商應具備的資質、信譽、生產能力、產品質量等條件。2.供應商應向采購管理部門提交營業執照副本、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書、業績證明等相關資料，經審核合格后納入供應商信息庫。（二）供應商評估與考核1.采購管理部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行評估和考核，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。2.根據評估考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先合作等；對表現不合格的供應商進行警告、整改，直至取消供應商資格。（三）供應商淘汰與更新1.對于出現以下情況的供應商，采購管理部門應及時淘汰：提供的產品質量不符合合同要求，多次出現質量問題且拒不整改的；交貨期嚴重延誤，影響公司正常工作開展的；售后服務不到位，客戶投訴較多的；存在商業賄賂等違法違規行為的。2.采購管理部門應定期對供應商信息庫進行更新，及時引進新的優質供應商，保持供應商隊伍的活力和競爭力。六、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據工作需要，填寫《物品采購申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、用途、預計采購時間等內容，并經部門負責人簽字確認后提交給采購管理部門。2.《物品采購申請表》應附相關的技術資料、圖紙、樣品等，以便采購管理部門準確了解采購需求。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，包括采購物品的必要性、規格型號的合理性、數量的準確性、預算金額的合規性等。2.對于金額較小的采購申請，由采購管理部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，需報公司領導審批。（三）采購實施1.根據采購審批結果，采購管理部門按照確定的采購方式組織采購活動。2.采用招標采購方式的，應按照招標文件規定的程序進行開標、評標、定標等工作；采用競爭性談判采購方式的，應與供應商進行談判并確定成交供應商；采用詢價采購方式的，應向供應商發出詢價通知書并比較報價確定成交供應商；采用單一來源采購方式的，應與單一供應商進行協商并簽訂采購合同。3.在采購過程中，采購管理部門應與供應商保持密切溝通，及時掌握采購進度，協調解決采購過程中出現的問題。（四）采購合同簽訂與執行1.采購項目確定成交供應商后，采購管理部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，采購管理部門應將合同副本分送需求部門和財務部門，以便各部門按照合同要求進行跟蹤和執行。3.供應商應按照合同約定按時、按質、按量交付采購物品，采購管理部門應及時跟蹤合同執行情況，督促供應商履行合同義務。如供應商出現違約行為，采購管理部門應根據合同約定追究其違約責任。（五）驗收1.采購物品到貨前，采購管理部門應通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應組織相關人員按照合同要求和驗收標準對采購物品進行驗收。2.驗收內容包括采購物品的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。驗收合格后，驗收人員應在《物品驗收單》上簽字確認。3.如發現采購物品存在質量問題或數量短缺等情況，驗收人員應及時通知采購管理部門，采購管理部門應與供應商協商解決，如協商不成，可按照合同約定追究供應商的責任。（六）付款1.采購物品驗收合格后，需求部門應填寫《付款申請單》，附上《物品采購申請表》、《物品驗收單》、采購合同等相關資料，報財務部門審核。2.財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核無誤后，報公司領導審批。3.經公司領導審批后，財務部門按照規定的付款方式和時間向供應商支付貨款。七、采購風險管理（一）風險識別1.采購管理部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、財務風險等。2.針對不同類型的風險，分析其產生的原因、影響程度和可能導致的后果。（二）風險評估1.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的采購風險進行評估，確定風險等級。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。對于高風險等級的采購項目，應重點監控和管理。（三）風險應對1.市場風險應對：加強市場調研和分析，及時掌握市場動態和價格變化趨勢，合理安排采購時機，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。2.供應商風險應對：建立嚴格的供應商準入和評價機制，加強對供應商的管理和考核，增加供應商數量，避免過度依賴單一供應商，降低供應商違約風險。3.質量風險應對：加強采購物品的質量控制，嚴格審核供應商的質量保證體系，增加檢驗檢測環節，對不合格產品及時進行處理，降低質量風險。4.合同風險應對：加強采購合同的審核和管理，明確合同條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性，嚴格按照合同約定履行義務，防范合同糾紛風險。5.財務風險應對：加強采購預算管理，嚴格控制采購成本，確保采購資金的合理使用和安全，定期對采購成本進行分析和核算，發現問題及時采取措施加以解決。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購管理制度的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購管理部門應定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改，并將自查情況報