中央正式文件管理制度一、總則（一）目的為加強中央正式文件的管理，確保文件的安全、完整與有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對中央正式文件的收文、傳閱、保管、歸檔等相關管理活動。（三）管理原則1.嚴格保密原則：確保中央正式文件在流轉過程中的保密性，防止文件內容泄露。2.規范操作原則：按照規定的流程和要求處理文件，保證文件管理工作的標準化、規范化。3.高效利用原則：充分發揮文件的作用，及時為公司各項工作提供依據和參考。二、文件的收文管理（一）收文渠道1.公司指定專人負責接收來自上級部門、相關政府機關等渠道的中央正式文件。2.關注官方網站、政務平臺等信息發布渠道，及時獲取中央正式文件。（二）收文登記1.收到中央正式文件后，收文人員應立即在《中央正式文件收文登記簿》上進行詳細登記，登記內容包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期、密級等。2.對文件的份數、附件等情況進行核對，并在登記簿上注明。（三）文件初審1.收文人員對收到的文件進行初步審核，重點檢查文件的完整性、有效性，以及與公司業務的相關性。2.對于不符合要求的文件，及時與發文單位溝通，要求補充或更正。三、文件的傳閱管理（一）傳閱范圍確定1.根據文件內容和工作需要，由收文人員提出傳閱范圍建議，報公司領導審批。2.傳閱范圍應明確具體，避免不必要的擴大。（二）傳閱流程1.收文人員按照審批后的傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關人員，并在《中央正式文件傳閱單》上記錄傳閱情況。2.傳閱人員應在規定時間內完成文件傳閱，并簽署姓名和日期。如遇特殊情況不能及時傳閱，應向收文人員說明原因。3.收文人員對傳閱回來的文件進行檢查，確保文件無缺頁、損壞等情況。（三）跟蹤催辦1.收文人員負責對文件傳閱情況進行跟蹤，及時提醒傳閱人員加快傳閱速度，確保文件能夠及時傳達到位。2.對于超過規定傳閱時間仍未完成傳閱的人員，進行催辦，并記錄催辦情況。四、文件的保管管理（一）保管方式1.設立專門的中央正式文件保管專柜，對文件進行分類存放，確保文件存放有序、便于查找。2.對于涉密文件，按照國家保密規定進行單獨保管，采取加密存儲、專人負責等措施。（二）保管期限1.根據文件性質和公司實際情況，確定中央正式文件的保管期限。一般分為長期、中期和短期。2.長期保管的文件為具有重要歷史價值、長期參考作用的文件；中期保管的文件為在一定時期內有查考價值的文件；短期保管的文件為時效性較強、使用后可及時銷毀的文件。（三）定期盤點1.定期對中央正式文件進行盤點，檢查文件的數量、完整性等情況。2.盤點結果應記錄在案，如發現文件缺失、損壞等問題，及時查明原因并采取相應措施。五、文件的歸檔管理（一）歸檔范圍1.符合保管期限要求的中央正式文件，應及時進行歸檔。2.歸檔文件應包括文件原件、附件、傳閱單等相關材料。（二）歸檔流程1.收文人員在文件傳閱完畢、完成相關工作后，按照檔案管理要求對文件進行整理、編目。2.將整理好的文件移交公司檔案管理部門，辦理交接手續。3.檔案管理部門對歸檔文件進行審核，確保歸檔文件的質量符合要求。（三）檔案利用1.公司各部門及員工因工作需要查閱中央正式文件檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照規定提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復制、摘抄、涂改文件內容。六、文件的保密管理（一）保密措施1.對涉及國家機密、公司商業秘密的中央正式文件，嚴格按照保密規定進行管理。2.在文件流轉過程中，采取加密傳輸、專人傳遞等方式，防止文件泄露。3.傳閱涉密文件時，應在符合保密要求的場所進行，傳閱人員不得擅自將文件帶出規定場所。（二）人員保密要求1.接觸中央正式文件的工作人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致文件泄密。（三）泄密處理1.如發現中央正式文件有泄密情況，應立即采取措施進行補救，并及時報告公司領導。2.對泄密責任人進行嚴肅處理，依法追究其法律責任。七、文件的銷毀管理（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無繼續保存價值的中央正式文件。2.因各種原因需要銷毀的涉密文件。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出文件銷毀清單，報公司領導審批。2.審批通過后，安排專人負責文件銷毀工作。銷毀過程應進行現場監督，確保文件徹底銷毀。3.銷毀完成后，在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、信息化管理（一）電子文件管理1.對于中央正式文件的電子版本，應進行規范存儲和管理。建立電子文件數據庫，對文件進行分類、編號、索引。2.采取加密、備份等措施，確保電子文件的安全。定期對電子文件進行檢查，防止數據丟失或損壞。（二）信息化系統應用1.利用公司內部的信息化系統，實現中央正式文件的在線收文、傳閱、審批等功能，提高文件流轉效率。2.在信息化系統中設置文件權限管理模塊，根據人員職責和工作需要，嚴格控制文件的訪問權限。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司辦公室定期對中央正式文件管理情況進行檢查，重點檢查文件的收文、傳閱、保管、歸檔等環節是否符合規定。2.對檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監督1.接受上級部門、相關政府機關等對公司中央正式文件管理工作的監督檢查。2.對外部監督檢查提出的意見和建議，認真研究并積極