it設備租賃管理制度總則1.目的為規范公司IT設備租賃管理，提高設備使用效率，降低使用成本，保障公司業務的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要租賃IT設備的相關活動。3.原則按需租賃原則：根據工作實際需求，合理確定租賃設備的種類、數量和租賃期限。成本效益原則：在滿足工作要求的前提下，盡量降低租賃成本，提高設備使用效益。規范管理原則：對IT設備租賃的各個環節進行規范管理，確保租賃活動合法、合規、有序。租賃申請與審批1.申請流程各部門如需租賃IT設備，應提前填寫《IT設備租賃申請表》，詳細注明設備名稱、規格型號、租賃期限、用途等信息。將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際需求對申請內容進行審核，并簽署意見。2.審批權限租賃金額在[X]元以下的，由部門負責人審批。租賃金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批。租賃金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。3.審批要求審批人應認真審核申請內容，確保租賃需求真實、合理，租賃期限符合工作實際需要。對于不符合要求的申請，審批人應明確指出問題，并要求申請部門進行修改或補充。供應商選擇與管理1.供應商篩選公司應建立IT設備租賃供應商庫，定期對供應商進行評估和篩選。篩選供應商時，應考慮供應商的信譽、資質、服務質量、價格水平等因素。對新申請加入供應商庫的供應商，應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、設備清單、租賃價格表、售后服務承諾等相關資料。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括設備質量、維修保養服務、租金支付方式、價格合理性等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、用戶反饋等多種形式。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。3.合同簽訂確定租賃供應商后，應與供應商簽訂租賃合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括設備名稱、規格型號、數量、租賃期限、租金及支付方式、設備交付與驗收、維修保養責任、違約責任等條款。合同簽訂前，應提交公司法務部門進行審核，確保合同合法合規。設備交付與驗收1.交付要求供應商應按照合同約定的時間和地點將租賃設備交付給公司。交付設備時，應提供設備清單、使用說明書、保修卡等相關資料。設備交付前，供應商應對設備進行調試，確保設備正常運行。2.驗收流程設備交付后，由申請部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀質量、運行狀況等方面。驗收合格后，驗收人員應在《IT設備租賃驗收單》上簽字確認。3.驗收問題處理如驗收過程中發現設備存在質量問題或數量不符等情況，驗收人員應及時通知供應商進行處理。供應商應在規定時間內對問題設備進行更換或維修，直至驗收合格。設備使用與維護1.使用規定各部門應指定專人負責租賃設備的使用和管理，確保設備的安全、正常運行。使用人員應嚴格按照設備使用說明書的要求進行操作，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。租賃設備僅限在公司內部使用，未經批準不得轉借他人或帶出公司。2.維護責任供應商應按照合同約定承擔設備的維修保養責任，定期對設備進行巡檢和維護。公司使用部門發現設備出現故障時，應及時通知供應商進行維修。對于因使用不當或人為原因造成設備損壞的，公司應承擔相應的維修費用，并按照合同約定進行賠償。3.維修記錄供應商應對每次設備維修情況進行記錄，包括維修時間、維修內容、維修人員等信息。公司使用部門應建立租賃設備維修檔案，記錄設備維修情況，以便查詢和統計分析。租金支付與結算1.支付方式租金支付方式應在租賃合同中明確約定，可采用按月支付、按季支付、按年支付等方式。公司應按照合同約定的時間和方式支付租金，確保租金支付及時、準確。2.結算流程每月末或租賃期限結束后，供應商應向公司提供租金結算清單，詳細注明租賃設備的名稱、規格型號、租賃期限、租金金額等信息。公司財務部門應根據合同約定和租金結算清單對租金進行審核，審核無誤后辦理支付手續。3.支付憑證公司支付租金時，應要求供應商提供合法有效的發票，作為支付憑證。財務部門應妥善保管租金支付憑證，以備審計和查詢。設備歸還與處置1.歸還要求租賃期限屆滿或提前終止租賃合同時，使用部門應及時將租賃設備歸還供應商。歸還設備時，應確保設備完好無損，附件齊全。如設備存在損壞或丟失等情況，使用部門應按照合同約定進行賠償。2.歸還流程使用部門填寫《IT設備租賃歸還申請表》，注明設備名稱、規格型號、租賃期限等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交至供應商，供應商安排人員上門接收設備。設備歸還后，供應商應在《IT設備租賃歸還驗收單》上簽字確認。3.處置方式對于不再使用的租賃設備，公司應根據實際情況進行處置，可采用出售、報廢等方式。處置租賃設備時，應按照公司固定資產管理相關規定進行審批和處理。監督與檢查1.監督機制公司應建立IT設備租賃監督機制，定期對租賃設備的使用、維護、租金支付等情況進行檢查。審計部門負責對IT設備租賃活動進行審計監督，確保租賃活動合法合規。2.檢查內容檢查租賃設備的使用情況，是否存在擅自轉借、帶出公司等違規行為。檢查設備的維護保養情況，是否按照合同約定進行維修和保養。檢查租金支付情況，是否按時、足額支付租金。3.問題處理對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。對違反本制度的行為，應按照公司相關規定