喜家德行政管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范喜家德公司行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于喜家德公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政工作流程、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的一致性和準(zhǔn)確性。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)性原則：行政管理部門要樹立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)喜家德行政部門設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，分別負(fù)責(zé)不同模塊的行政管理工作，如辦公事務(wù)管理、后勤保障管理、車輛管理等。（二）行政部門職責(zé)1.行政經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定行政工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。審核行政費(fèi)用預(yù)算，控制行政成本支出。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。負(fù)責(zé)行政部門員工的培訓(xùn)、考核與激勵(lì)。2.行政專員職責(zé)辦公事務(wù)管理專員負(fù)責(zé)公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作。安排公司會(huì)議、活動(dòng)的籌備與組織，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。管理公司辦公用品，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和采購(gòu)補(bǔ)充。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作。后勤保障管理專員負(fù)責(zé)公司員工宿舍、食堂等后勤設(shè)施的管理與維護(hù)。制定員工福利計(jì)劃并組織實(shí)施，如節(jié)日福利、生日福利等。辦理員工的入職、離職手續(xù)，負(fù)責(zé)員工檔案的建立與管理。協(xié)助處理員工的生活福利問(wèn)題，如就醫(yī)、子女入學(xué)等。車輛管理專員負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理。制定車輛使用計(jì)劃，確保車輛合理調(diào)配。辦理車輛保險(xiǎn)、年檢等相關(guān)手續(xù)，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。負(fù)責(zé)駕駛員的管理與考核，確保行車安全。三、辦公事務(wù)管理（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別。行政文件又可細(xì)分為通知、報(bào)告、制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.文件收發(fā)外來(lái)文件由行政部門專人負(fù)責(zé)簽收、登記，注明文件來(lái)源、日期、主題等信息，并及時(shí)呈交行政經(jīng)理批閱。公司內(nèi)部文件由各部門起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交行政部門統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。3.文件傳閱重要文件需按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱時(shí)間。行政部門要及時(shí)跟蹤文件傳閱情況，確保文件不延誤、不丟失。4.文件歸檔文件辦理完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查詢和保管。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議類型公司會(huì)議分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。定期會(huì)議包括周例會(huì)、月總結(jié)會(huì)、季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)等；不定期會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開。2.會(huì)議組織行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，準(zhǔn)備會(huì)議資料、設(shè)備等。3.會(huì)議記錄會(huì)議期間安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。（三）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)行政部門定期統(tǒng)計(jì)辦公用品庫(kù)存情況，根據(jù)需求制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)過(guò)程中要遵循貨比三家、性價(jià)比高的原則，選擇合格的供應(yīng)商。2.辦公用品發(fā)放員工根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好登記。3.辦公用品盤點(diǎn)每月末行政部門對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫(kù)存與賬面記錄是否一致。對(duì)于盤盈、盤虧情況要及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。四、后勤保障管理（一）員工宿舍管理1.宿舍分配根據(jù)員工崗位、工作地點(diǎn)等因素，合理分配員工宿舍。員工入住宿舍前需簽訂宿舍使用協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.宿舍設(shè)施管理行政部門負(fù)責(zé)宿舍設(shè)施的配備和維護(hù)，定期檢查設(shè)施完好情況。員工應(yīng)愛(ài)護(hù)宿舍設(shè)施，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告，按規(guī)定進(jìn)行賠償。3.宿舍衛(wèi)生與安全管理制定宿舍衛(wèi)生管理制度，要求員工保持宿舍整潔衛(wèi)生。加強(qiáng)宿舍安全管理，禁止在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等，確保員工人身和財(cái)產(chǎn)安全。（二）員工食堂管理1.食堂運(yùn)營(yíng)選擇有資質(zhì)的餐飲公司承包員工食堂，確保食品安全和飯菜質(zhì)量。行政部門與餐飲公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方責(zé)任和義務(wù)。2.食堂監(jiān)督行政部門定期對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。收集員工對(duì)食堂的意見和建議，及時(shí)反饋給餐飲公司進(jìn)行改進(jìn)。3.用餐管理員工憑餐卡或其他規(guī)定方式在食堂用餐。遵守食堂用餐秩序，不得浪費(fèi)食物。（三）員工福利管理1.福利計(jì)劃制定行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求，制定年度員工福利計(jì)劃，包括節(jié)日福利、生日福利、健康體檢、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等。福利計(jì)劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.福利發(fā)放與實(shí)施按照福利計(jì)劃及時(shí)發(fā)放各類福利，確保員工能夠享受到應(yīng)有的待遇。組織實(shí)施員工健康體檢、培訓(xùn)等福利項(xiàng)目，做好相關(guān)安排和服務(wù)工作。五、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.根據(jù)工作需要，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)度公司車輛。2.各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部門安排車輛。3.行政部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)配車輛，確保車輛使用效率最大化。（二）車輛使用1.駕駛員接到出車任務(wù)后，應(yīng)提前做好車輛檢查和準(zhǔn)備工作，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。2.駕駛員在行車過(guò)程中要嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛返回公司指定地點(diǎn)，并做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。2.車輛維修需選擇正規(guī)的維修廠，維修前填寫車輛維修申請(qǐng)表，經(jīng)行政經(jīng)理審批后進(jìn)行維修。3.維修費(fèi)用報(bào)銷需提供正規(guī)發(fā)票、維修清單等資料，經(jīng)審核后按規(guī)定報(bào)銷。（四）駕駛員管理1.駕駛員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛證和從業(yè)資格證，遵守公司駕駛員管理制度。2.行政部門定期對(duì)駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)和考核，提高駕駛員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.駕駛員如有違反交通規(guī)則、工作紀(jì)律等行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、安全保衛(wèi)管理（一）安全制度制定1.行政部門制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的目標(biāo)、職責(zé)和措施。2.安全保衛(wèi)制度包括門禁管理、巡邏制度、消防安全制度、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等。（二）門禁管理1.公司辦公區(qū)域設(shè)置門禁系統(tǒng)，員工憑工作證或其他有效證件進(jìn)出。2.外來(lái)人員進(jìn)入公司需經(jīng)被訪部門或人員同意，并在門衛(wèi)處登記后方可進(jìn)入。（三）巡邏制度1.安排專人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的巡邏工作，制定巡邏路線和時(shí)間。2.巡邏人員要認(rèn)真檢查門窗、水電設(shè)施等情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告并處理。（四）消防安全管理1.配備必要的消防器材和設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好有效。2.組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。3.嚴(yán)禁在公司內(nèi)吸煙和使用明火，確因工作需要?jiǎng)踊鸬模柁k理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。（五）突發(fā)事件應(yīng)急處理1.制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、盜竊等事件的應(yīng)急處置流程。2.定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。3.突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案迅速采取措施，保障公司和員工的生命財(cái)產(chǎn)安全。七、費(fèi)用管理（一）行政費(fèi)用預(yù)算1.行政部門每年根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和工作需要，編制行政費(fèi)用預(yù)算，包括辦公費(fèi)用、差旅費(fèi)、車輛費(fèi)用、后勤保障費(fèi)用等。2.行政費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工發(fā)生的行政費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定填寫報(bào)銷申請(qǐng)表，附上相關(guān)發(fā)票、清單等憑證。2.報(bào)銷申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政經(jīng)理審批后，交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確