多媒體資產管理制度一、總則（一）目的為了加強公司多媒體資產的管理，規(guī)范多媒體資產的采購、使用、存儲、維護和處置等行為，確保多媒體資產的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及多媒體資產的部門和員工，包括但不限于辦公設備中的多媒體設備（如電腦、投影儀、音響等）、數(shù)字內容資產（如圖片、視頻、音頻、文檔等）以及相關的軟件和應用程序。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司多媒體資產實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負責統(tǒng)籌規(guī)劃、調配和監(jiān)督，確保資產的合理配置和有效利用。2.規(guī)范使用原則所有員工應按照規(guī)定的流程和方法使用多媒體資產，不得擅自更改、刪除或損壞資產，確保資產的正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.安全保密原則高度重視多媒體資產的安全保密工作，采取必要的安全措施，防止資產丟失、泄露、被篡改或遭受其他安全威脅，保護公司的商業(yè)機密和敏感信息。4.成本效益原則在多媒體資產的采購、使用和管理過程中，充分考慮成本效益因素，合理控制資產采購數(shù)量和使用成本，提高資產的使用效率和回報率。二、管理職責（一）資產管理部門1.制定和完善制度負責制定和修訂公司多媒體資產管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.資產登記與清查建立多媒體資產臺賬，詳細記錄資產的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、使用人等信息，并定期組織資產清查，確保賬實相符。3.采購與調配根據(jù)公司業(yè)務需求，負責多媒體資產的采購計劃制定、采購流程執(zhí)行以及資產在各部門之間的調配工作，確保資產的合理配置。4.維護與保養(yǎng)組織或委托專業(yè)機構對多媒體資產進行定期維護和保養(yǎng)，確保資產的正常運行，延長資產使用壽命。5.報廢處置按照規(guī)定的程序對報廢的多媒體資產進行鑒定、審批和處置，確保資產處置的合規(guī)性和合理性。（二）使用部門1.資產領用與歸還負責本部門多媒體資產的領用、使用和歸還工作，指定專人負責資產的日常管理，并確保資產的安全和完整。2.使用培訓與監(jiān)督組織本部門員工參加多媒體資產使用培訓，提高員工的操作技能和安全意識，并對員工的使用情況進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。3.需求反饋根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展需要，及時向資產管理部門反饋多媒體資產的需求信息，協(xié)助資產管理部門做好資產的采購和調配工作。（三）使用人員1.規(guī)范操作嚴格按照操作規(guī)程使用多媒體資產，不得擅自拆卸、改裝或更換資產部件，確保資產的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.安全保護妥善保管多媒體資產，做好資產的防盜、防潮、防火、防蟲等工作，防止資產損壞或丟失。在使用過程中發(fā)現(xiàn)資產故障或異常情況，應及時報告本部門負責人和資產管理部門。3.信息保密對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的多媒體資產，嚴格遵守公司的保密制度，不得私自傳播、復制或泄露相關信息。三、多媒體資產采購管理（一）采購申請1.需求提出各部門根據(jù)業(yè)務工作需要，填寫《多媒體資產采購申請表》，詳細說明采購資產的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計采購時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門審核部門負責人對采購申請進行審核，重點審查采購需求的合理性、必要性以及預算的可行性。審核通過后，簽字確認并提交資產管理部門。（二）采購審批1.預算審核資產管理部門收到采購申請后，首先對采購項目進行預算審核。如采購預算超出部門或公司預算范圍，需按照公司預算管理相關規(guī)定進行調整或重新申報。2.流程審批經預算審核通過后，資產管理部門將采購申請?zhí)峤还鞠嚓P領導進行審批。審批流程根據(jù)采購資產的金額大小和重要性按照公司既定的審批權限執(zhí)行。（三）采購實施1.供應商選擇資產管理部門根據(jù)審批通過的采購申請，通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，確保采購到性價比高的多媒體資產。2.合同簽訂與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括資產的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，應及時將合同副本提交財務部門備案。3.到貨驗收資產到貨前，資產管理部門應通知使用部門做好驗收準備工作。資產到貨時，由資產管理部門、使用部門和供應商共同進行驗收。驗收內容包括資產的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質量等是否與合同一致，隨機附件、資料是否齊全等。驗收合格后，填寫《多媒體資產驗收單》，各方簽字確認。如發(fā)現(xiàn)資產存在質量問題或與合同不符，應及時與供應商協(xié)商解決。四、多媒體資產使用管理（一）領用登記1.領用流程使用部門憑經審批的《多媒體資產采購申請表》到資產管理部門辦理資產領用手續(xù)。資產管理部門根據(jù)申請表發(fā)放資產，并填寫《多媒體資產領用登記表》，詳細記錄資產的領用時間、使用部門、使用人、資產名稱、型號、規(guī)格等信息，由領用人和發(fā)放人簽字確認。2.責任人指定使用部門應指定專人作為本部門多媒體資產的責任人，負責資產的日常管理和維護工作。責任人如有變動，應及時到資產管理部門辦理變更手續(xù)。（二）使用規(guī)范1.操作培訓使用部門在資產領用時，應對使用人員進行必要的操作培訓，確保使用人員熟悉資產的性能、操作規(guī)程和注意事項。使用人員應嚴格按照操作規(guī)程使用多媒體資產，不得擅自更改設備設置或進行違規(guī)操作。2.使用記錄使用人員應做好多媒體資產的使用記錄，包括使用時間、使用內容、運行情況等。使用記錄應定期整理并提交給部門負責人，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決資產使用過程中出現(xiàn)的問題。3.信息安全使用人員在使用多媒體資產過程中，應嚴格遵守公司的信息安全制度，保護公司的商業(yè)機密和敏感信息。不得在未經授權的情況下將公司的多媒體資產用于個人目的或泄露給外部人員。（三）歸還管理1.歸還申請使用完畢后，使用部門應及時填寫《多媒體資產歸還申請表》，通知資產管理部門安排資產歸還事宜。申請表應注明資產的名稱、型號、規(guī)格、歸還原因、預計歸還時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.歸還驗收資產管理部門收到歸還申請后，組織相關人員對歸還的多媒體資產進行驗收。驗收內容包括資產的外觀、性能、運行狀況、附件及資料是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)資產有損壞或丟失情況，應按照規(guī)定追究使用部門和責任人的責任。驗收合格后，在《多媒體資產領用登記表》上注明歸還時間，并由歸還人和驗收人簽字確認。五、多媒體資產存儲管理（一）存儲方式1.集中存儲對于重要的多媒體資產，應采用集中存儲的方式，建立專門的存儲服務器或存儲系統(tǒng)，進行統(tǒng)一管理和備份。集中存儲可以提高數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性，便于數(shù)據(jù)的共享和維護。2.分類存儲根據(jù)多媒體資產的類型、用途、時間等因素進行分類存儲，建立清晰的目錄結構，便于查找和管理。例如，可以按照圖片、視頻、音頻、文檔等類別分別存儲，并在每個類別下按照項目、時間等進一步細分。（二）存儲安全1.訪問控制設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問多媒體資產存儲系統(tǒng)。根據(jù)員工的工作職責和業(yè)務需求，分配不同的訪問級別，確保敏感信息的安全性。2.數(shù)據(jù)備份定期對多媒體資產進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶庫或云端存儲等，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份頻率應根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況合理確定，一般重要數(shù)據(jù)應每天備份，關鍵數(shù)據(jù)應實時備份。3.安全防護采取必要的安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等，防止存儲系統(tǒng)受到網(wǎng)絡攻擊、病毒感染或其他安全威脅。定期對存儲系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)的問題。六、多媒體資產維護管理（一）日常維護1.使用人員自查使用人員在每次使用多媒體資產前，應進行簡單的自查，包括設備外觀是否完好、連接是否正常、運行是否順暢等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告部門負責人和資產管理部門。2.定期巡檢資產管理部門應定期組織對多媒體資產進行巡檢，檢查資產的運行狀況、性能指標、軟件更新等情況。巡檢周期根據(jù)資產的類型和使用頻率確定，一般每月或每季度進行一次全面巡檢。（二）故障維修1.故障報告使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)多媒體資產出現(xiàn)故障，應立即停止使用，并及時報告本部門負責人和資產管理部門。報告內容應包括故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、可能原因等信息。2.維修安排資產管理部門接到故障報告后，應及時評估故障情況，確定維修方式。對于一般性故障，可安排內部技術人員進行維修；對于復雜故障或需要專業(yè)技術支持的，應聯(lián)系設備供應商或專業(yè)維修機構進行維修。3.維修記錄維修過程中應做好詳細的維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內容、更換部件等信息。維修記錄應作為資產維護檔案的重要組成部分，以便日后查詢和參考。（三）軟件更新1.更新計劃資產管理部門應根據(jù)多媒體資產所使用軟件的發(fā)布情況和安全漏洞信息，制定軟件更新計劃。更新計劃應明確更新的軟件名稱、版本號、更新時間、更新內容等信息，并提前通知相關使用部門和人員。2.更新實施在軟件更新前，應做好數(shù)據(jù)備份工作，防止更新過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞。更新過程中應嚴格按照軟件供應商提供的更新指南進行操作，確保更新的順利進行。更新完成后，應對更新后的軟件進行測試，確保其功能正常。七、多媒體資產處置管理（一）報廢鑒定1.定期評估資產管理部門定期對多媒體資產進行清查和評估，根據(jù)資產的使用年限、技術狀況、性能指標等因素，確定資產是否達到報廢標準。對于已達到報廢標準或無法正常使用且維修成本過高的資產，應提出報廢申請。2.技術鑒定對于擬報廢的多媒體資產，由資產管理部門組織相關技術人員進行技術鑒定，確認資產確實無法修復或繼續(xù)使用。技術鑒定報告應詳細說明資產的報廢原因、技術狀況等信息。（二）報廢審批1.申請?zhí)峤毁Y產管理部門根據(jù)報廢鑒定結果，填寫《多媒體資產報廢申請表》，詳細說明資產的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、報廢原因、已使用年限等信息，并附上技術鑒定報告，提交公司相關領導進行審批。2.審批流程報廢申請的審批流程根據(jù)資產的金額大小和重要性按照公司既定的審批權限執(zhí)行。經審批通過后，方可進行報廢處置。（三）報廢處置1.處置方式選擇報廢的多媒體資產可以采用出售、捐贈、拆解、銷毀等方式進行處置。處置方式的選擇應根據(jù)資產的實際情況和公司的相關規(guī)定進行，確保資產處置的合規(guī)性和合理性。2.處置實施對于出售或捐贈的報廢資產，應按照公司的相關規(guī)定辦理相應的手續(xù)，確保資產處置過程的公開、透明。對于拆解或銷毀的報廢資產，應指定專人負責監(jiān)督實施，確保資產處置徹底，防止資產流入非法渠道。3.處置記錄做好報廢資產處置記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格（如有）、接收單位（如有）等信息。處置記錄應作為資產檔案的重要組成部分，長期保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對多媒體資產管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查資產管理部門、使用部門和使用人員是否按照制度規(guī)定履行職責，資產的采購、使用、存儲、維護和處置等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查資產管理部門應加強對多媒體資產的日常檢查工作，不定期對各部門的資產使用情況進行抽查，檢查資產的使用記錄、維護情況、安全狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時要求相關部門和人員進行整改，