代理機構服務管理制度一、總則（一）目的為了規范公司代理機構服務的管理，確保代理機構能夠提供高質量、高效率、合規的服務，滿足公司業務發展的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司合作的所有代理機構，包括但不限于財務代理、法務代理、市場推廣代理等各類服務機構。（三）基本原則1.合法合規原則：代理機構的服務必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.質量優先原則：確保代理機構提供的服務質量達到或超過行業標準，滿足公司業務要求。3.合作共贏原則：與代理機構建立長期穩定、互利共贏的合作關系。4.監督管理原則：對代理機構的服務過程和結果進行有效監督和管理，及時發現問題并解決。二、代理機構的選擇與準入（一）需求評估1.根據公司業務發展規劃和實際需求，各部門定期梳理需要委托代理機構提供服務的項目，并提交詳細的需求說明至人事總監辦公室。2.人事總監辦公室組織相關部門對需求進行評估，確定服務內容、質量標準、預算范圍等關鍵要素。（二）供應商篩選1.通過多種渠道收集代理機構信息，包括但不限于行業推薦、網絡搜索、供應商自薦等。2.制定代理機構篩選標準，涵蓋機構資質、專業能力、業績口碑、服務價格、團隊穩定性等方面。3.對收集到的代理機構進行初步篩選，形成潛在供應商名單。（三）盡職調查1.對于進入潛在供應商名單的代理機構，開展盡職調查工作。2.調查內容包括但不限于：機構注冊信息、經營狀況、人員資質、過往服務案例、客戶評價等。3.可以通過實地考察、問卷調查、電話訪談等方式進行盡職調查，并形成調查報告。（四）合作洽談1.根據盡職調查結果，選擇若干家表現優秀的代理機構進行合作洽談。2.洽談內容包括服務內容、服務期限、服務費用、付款方式、雙方權利義務、保密條款、違約責任等。3.與代理機構簽訂合作意向書，明確合作的基本框架和主要條款。（五）合同簽訂1.法務部門對合作意向書進行審核，確保合同條款合法合規、公平合理。2.根據審核意見，與代理機構簽訂正式服務合同。合同應明確雙方的權利義務、服務標準、費用結算、保密條款、違約責任等詳細內容。3.合同簽訂后，由專人負責將合同副本分發給相關部門存檔，并確保各部門了解合同主要內容。（六）準入備案1.代理機構簽訂合同后，人事總監辦公室負責將其相關信息錄入公司供應商管理系統，進行準入備案。2.備案信息包括代理機構名稱、法定代表人、聯系方式、服務內容、服務期限、合同編號等。三、服務過程管理（一）任務分配與溝通1.各部門根據合同約定，將具體服務任務分配給代理機構，并明確任務要求、完成時間節點等。2.建立定期溝通機制，由公司指定的對接人與代理機構保持密切聯系，及時了解服務進展情況，協調解決服務過程中出現的問題。3.溝通方式可以包括電話、郵件、會議等，重要事項應形成書面記錄。（二）服務質量監控1.制定服務質量監控指標體系，對代理機構的服務質量進行量化評估。2.定期對代理機構的服務成果進行檢查和驗收，確保其符合合同約定的質量標準。3.收集公司內部相關部門和人員對代理機構服務的反饋意見，作為服務質量評估的重要依據。（三）進度跟蹤與調整1.建立服務進度跟蹤機制，對代理機構的服務進度進行實時監控。2.如發現服務進度滯后，及時與代理機構溝通，分析原因，共同制定調整措施，確保服務按時完成。3.根據實際情況，對服務計劃和任務分配進行合理調整，以適應業務變化和公司需求。（四）文檔管理1.代理機構應按照公司要求，及時提交服務過程中產生的各類文檔，包括但不限于工作報告、財務報表、法律文件等。2.公司對接人負責對代理機構提交的文檔進行審核、整理和歸檔，確保文檔的完整性和準確性。3.文檔管理應遵循公司檔案管理制度的相關規定，便于查詢和使用。（五）風險管理1.識別代理機構服務過程中可能存在的風險，如法律風險、財務風險、信息安全風險等。2.制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和處理流程。3.定期對風險進行評估和監控，及時發現新的風險點，并調整風險應對策略。四、服務費用管理（一）費用預算1.在與代理機構合作洽談階段，各部門應根據需求評估結果，編制服務費用預算，并提交至人事總監辦公室審核。2.人事總監辦公室會同財務部門對預算進行審核，確保預算合理、準確。3.經審核通過的預算作為服務費用支付的依據。（二）費用結算1.按照合同約定的付款方式和時間節點，由財務部門負責與代理機構進行費用結算。2.代理機構應在規定時間內提交費用結算申請，并提供相關發票和服務成果證明文件。3.財務部門對結算申請進行審核，核對發票信息、服務內容和金額等，確保結算準確無誤。審核通過后，按照公司財務流程進行付款。（三）費用調整1.在服務過程中，如因業務變更、服務范圍調整等原因需要對服務費用進行調整，由相關部門提出申請，并提交詳細的費用調整說明。2.人事總監辦公室組織相關部門對申請進行審核，審核通過后與代理機構協商簽訂費用調整補充協議。3.財務部門根據費用調整補充協議進行費用結算調整。五、考核與評價（一）考核指標設定1.根據服務質量監控指標體系和公司業務需求，設定代理機構考核指標，包括服務質量、服務效率、合規性、客戶滿意度等方面。2.考核指標應具有可量化、可操作性，便于對代理機構進行客觀評價。（二）考核周期1.對代理機構的考核周期為每[考核周期時長]一次，考核時間為每個考核周期結束后的[具體考核時間范圍]內。2.在考核周期內，公司對接人應及時收集代理機構的相關數據和信息，作為考核依據。（三）考核方式1.采用定量考核與定性考核相結合的方式。定量考核根據設定的考核指標進行數據統計和分析，定性考核通過收集公司內部相關部門和人員的評價意見進行綜合評估。2.考核過程中，可組織相關部門和人員對代理機構進行實地考察、召開座談會等，全面了解代理機構的服務情況。（四）評價結果應用1.根據考核評價結果，對代理機構進行分類評級，分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于評價為優秀的代理機構，在后續合作中給予優先考慮、增加合作機會等獎勵措施；對于評價為不合格的代理機構，及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可終止合作。3.考核評價結果作為公司選擇代理機構、調整合作策略、費用支付等決策的重要依據。六、溝通與協調（一）內部溝通1.建立公司內部跨部門溝通協調機制，加強各部門之間在代理機構服務管理方面的信息共享和協同合作。2.定期召開溝通協調會議，由人事總監主持，各相關部門負責人參加，共同討論代理機構服務管理過程中存在的問題，制定解決方案，協調工作安排。3.各部門應及時向人事總監辦公室反饋代理機構服務過程中的重要信息和問題，確保人事總監辦公室能夠全面掌握服務情況，及時做出決策。（二）與代理機構溝通1.公司指定的對接人應保持與代理機構的密切溝通，定期召開工作會議，及時傳達公司的業務需求和要求，了解代理機構的工作進展和困難。2.對于代理機構提出的合理訴求和建議，應認真研究并及時給予回應，共同推動服務工作順利開展。3.在溝通中，應注重方式方法，保持良好的合作態度，建立互信互利的合作關系。七、保密管理（一）保密責任1.代理機構應與公司簽訂保密協議，明確雙方在服務過程中涉及的商業秘密、技術秘密、客戶信息等的保密責任和義務。2.代理機構及其工作人員應對在服務過程中知悉的公司秘密信息予以保密，不得泄露、使用或允許第三方使用。（二）保密措施1.代理機構應建立健全保密制度，采取有效的保密措施，如對涉及公司秘密信息的文件、資料、數據等進行加密存儲、限制訪問權限等。2.加強對工作人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和防范能力。3.在服務結束后，代理機構應及時歸還或銷毀所有涉及公司秘密信息的文件、資料、數據等，并確保不留任何痕跡。（三）監督檢查1.公司定期對代理機構的保密工作進行監督檢查，如發現代理機構存在違反保密協議