中小公司會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項目會議、專題會議、跨部門協調會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞明確的主題和目標展開，精簡議程，提高效率，注重實際效果。2.充分準備原則：會前應做好充分準備，明確會議目的、議程、參會人員等，確保會議順利進行。3.民主集中原則：會議決策應充分發揚民主，廣泛聽取意見，在民主討論的基礎上實行集中決策。4.責任落實原則：會議明確的任務和決策應落實到具體部門和個人，并明確時間節點和要求，確保執行到位。二、會議分類及組織（一）部門例會1.會議周期：各部門每周[X]召開一次部門例會。2.會議組織：由部門負責人主持，部門全體成員參加。3.會議內容：總結上周工作進展，分析存在的問題及原因。部署本周工作計劃和重點任務，明確責任人及時間節點。傳達公司相關政策、制度和工作要求。成員之間進行工作溝通與協調，解決工作中遇到的問題。4.會議要求：部門負責人應提前準備會議內容，確保議程緊湊、重點突出。參會人員應按時參加會議，如有特殊情況需提前請假。會議應做好記錄，會后及時整理形成會議紀要，發送給部門全體成員。（二）項目會議1.會議周期：根據項目進度和需要不定期召開。2.會議組織：由項目經理主持，項目團隊成員及相關部門人員參加。3.會議內容：匯報項目進展情況，包括已完成的工作、遇到的問題及解決方案。討論項目下一階段的工作計劃和目標，明確任務分工和時間安排。協調項目推進過程中涉及的資源、進度、質量等問題。對項目風險進行評估和分析，制定應對措施。4.會議要求：項目經理應提前收集項目進展情況，整理會議資料，確保會議能夠高效討論項目關鍵問題。參會人員應熟悉項目情況，積極參與討論，提出建設性意見和建議。會議應形成詳細的會議紀要，明確項目下一步工作安排和責任人，發送給項目相關人員，并跟蹤落實情況。（三）專題會議1.會議周期：根據專題事項的需要不定期召開。2.會議組織：由相關部門負責人或指定人員主持，涉及的相關人員參加。3.會議內容：針對特定專題進行深入討論和分析，如市場調研結果匯報、技術難題研討、業務流程優化等。提出解決方案和建議，形成決策意見。明確專題工作的責任部門、時間節點和工作要求。4.會議要求：主持部門應提前確定專題會議的主題、議程和參會人員，并通知相關人員做好準備。參會人員應針對專題進行充分準備，提供相關資料和數據，積極參與討論。會議應形成專題會議紀要，經相關領導審批后執行，并跟蹤專題工作的推進情況。（四）跨部門協調會議1.會議周期：根據工作需要不定期召開。2.會議組織：由公司指定的協調人主持，涉及的相關部門負責人及人員參加。3.會議內容：協調解決跨部門工作中存在的問題和矛盾，促進部門間的溝通與協作。對涉及多個部門的重要工作進行統籌安排，明確各部門的職責和工作接口。分享跨部門工作的經驗和信息，共同探討提高工作效率和協同效果的方法。4.會議要求：協調人應提前收集跨部門工作中的問題和需求，梳理會議議程，確保會議能夠有效解決實際問題。參會部門應積極配合，如實反映問題，提出合理的解決方案和建議，不得推諉責任。會議應形成跨部門協調會議紀要，明確工作事項、責任部門、時間要求等，發送給相關部門，并跟蹤落實情況。三、會議準備（一）確定會議主題和議程1.會議召集人應根據工作需要和目標，明確會議主題，確保主題清晰、針對性強。2.圍繞會議主題，制定詳細的會議議程，合理安排會議時間和各項議題順序，確保會議緊湊、有序進行。（二）確定參會人員1.根據會議主題和議程，確定參會人員范圍，確保相關人員能夠全面參與會議討論和決策。2.提前通知參會人員會議的時間、地點、主題和議程，以便參會人員做好準備。（三）準備會議資料1.會議召集人應提前準備好會議所需的資料，如匯報材料、數據報表、相關文件等，確保資料準確、完整、清晰。2.將會議資料提前發送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，提高會議效率。（四）布置會議場地1.根據會議規模和類型，選擇合適的會議場地，確保場地環境舒適、設施齊全。2.提前布置會議場地，擺放好桌椅、投影儀、音響設備等，調試好會議設備，確保會議能夠順利進行。四、會議通知（一）通知方式1.會議通知應采用書面通知（郵件、OA系統等）或口頭通知相結合的方式，確保通知準確傳達給參會人員。2.重要會議應采用書面通知，并要求參會人員回復確認是否參加會議。（二）通知內容1.會議通知應包含會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議要求等信息，確保參會人員清楚了解會議相關情況。2.對于需要提前準備資料的會議，應在通知中明確要求參會人員準備的資料內容和提交時間。五、會議主持（一）主持職責1.會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，確保會議按照預定計劃進行。2.引導參會人員圍繞會議主題展開討論，控制會議節奏和時間，避免出現跑題、冗長等情況。3.鼓勵參會人員積極發言，充分聽取各方意見和建議，營造良好的會議氛圍。4.對會議討論的問題進行總結和歸納，形成明確的結論和決策意見。（二）主持技巧1.主持人應具備良好的溝通能力和組織協調能力，能夠有效地引導會議進程。2.在會議討論過程中，主持人應保持中立態度，不偏袒任何一方，確保會議決策的公正性和客觀性。3.對于爭議較大的問題，主持人應及時進行協調和引導，避免會議陷入僵局。六、會議記錄（一）記錄人員1.會議應指定專人負責記錄，記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.記錄人員應提前熟悉會議議程和參會人員，確保能夠準確記錄會議內容。（二）記錄內容1.會議記錄應包括會議基本信息（會議主題、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議討論內容、會議決策意見、會議決議事項及責任人等。2.記錄人員應如實記錄參會人員的發言內容和觀點，對于重要觀點和決策意見應重點記錄。3.會議記錄應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行保存，確保記錄的完整性和可追溯性。（三）會議紀要1.會議結束后，記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。2.會議紀要應簡明扼要、重點突出，準確反映會議討論的主要內容和決策意見。3.會議紀要經主持人審核后，發送給參會人員及相關部門，并跟蹤會議決議事項的執行情況。七、會議決策與執行（一）決策形成1.會議應在充分討論的基礎上，按照民主集中原則形成決策意見。2.對于重大決策事項，應進行充分的論證和分析，廣泛征求意見，確保決策的科學性和合理性。（二）決策傳達1.會議決策形成后，應及時傳達給相關部門和人員，確保決策能夠得到有效執行。2.傳達方式可采用會議紀要、文件、通知等形式，明確決策內容、責任部門和時間要求。（三）執行跟蹤1.各部門和人員應按照會議決策要求，認真組織實施，確保決策得到有效執行。2.公司應建立決策執行跟蹤機制，定期對決策執行情況進行檢查和評估，及時發現問題并采取措施加以解決。3.對于決策執行不力的部門和人員，應進行督促和問責，確保決策執行到位。八、會議紀律（一）按時參會1.參會人員應提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議召集人請假，并安排合適的人員代會。2.遲到、早退者應向會議主持人說明原因，無故遲到、早退或缺席會議者，按照公司相關規定進行處理。（二）認真傾聽1.參會人員應認真傾聽他人發言，不得隨意打斷或交頭接耳，保持良好的會議秩序。2.尊重他人的意見和建議，不得進行人身攻擊或惡意批評。（三）積極發言1.參會人員應積極參與會議討論，發表自己的觀點和建議，為會議決策提供參考。2.發言應圍繞會議主題，簡明扼要，突出重點，避免冗長和無關內容。（四）保守機密1.參會人員應嚴格遵守公司保密制度，對會議討論的機密事項和敏感信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.會議資料未經允許不得擅自復制、傳播或帶出會議場地。九、會議評估與改進（一）評估方式1.公司定期對會議管理情況進行評估，評估方式可采用問卷調查、面談、會議記錄分析等。2.收集參會人員對會議組織、議程安排、會議效果等方面的意見和建議，作為會議評估的依據。（二）評估內容1.會議主題是否明確，議程是否合理，時間安排是否緊湊。2.參會人員是否充分參與會議討論，會議決策是否科學合理。3.會議資料是否準備充分，會議記錄是否準確完整。4.會議決議事項的執行情況是否良好，是否